Zdobycze technologiczne pozwolą zmniejszyć koszty organizacji spotkań

Targi branży MICE (meetings, incentives, conferences, events) w Seulu składały się m.in. z serii wykładów i dyskusji, na których gościli czołowi specjaliści z branży MICE z Azji, Ameryki i Europy. Uczestnicy dyskusji szczególną uwagę poświęcili powracającemu wciąż pytaniu o to w jaki sposób nowe technologie wpływają dziś i jak będą wpływać na branżę MICE w przyszłości.

Wiele firm zainwestowało ostatnimi czasy w sale konferencyjne wyposażone w sprzęt wyposażony w najnowsze technologie i dobrej jakości szerokopasmowe łącza internetowe - zauważył Martin Sirk, dyrektor generalny ICCA (International Congress and Convention Association) Międzynarodowego Stowarzyszenia Kongresów i Zjazdów. Jednocześnie wyraził przekonanie, że to jest tendencja, która będzie się nasilać. Jego zdaniem już w ciągu bieżącej dekady lat tego rodzaju podejście zacznie dominować w branży - konferencje odbywające się w obiektach wyposażonych w nowoczesne technologie zastąpią rutynowe spotkania w hotelach. Jednak dziś, przy udziale 40 - 50 uczestników spotkania korzystanie z obiektu bogato wyposażonego w technologie wciąż oceniane jest jako rozwiązanie nieopłacalne. Nadal bardzo ważną wartością jest budowanie długoterminowej relacji, a o wiele bardziej służą temu spotkania twarzą w twarz. Dlatego na razie udział w konferencjach i zebraniach na zasadzie teletransmisji traktowany jest jako mniej wartościowa alternatywa. Jednak to może ulec zmianie.

Zdaniem Didiera Scailleta, dyrektora naczelnego MPI (Meeting Professionals International) międzynarodowej grupy profesjonalistów branży konferencyjnej technologia nigdy całkowicie nie zastąpi spotkań na żywo. Najważniejsza będzie kwestia planowania konferencji, a więc podjęcia działań komunikacyjnych i zebrania jej uczestników. Względy finansowe, a więc dążenie do maksymalnej efektywności przedsięwzięcia przy możliwie niskim koszcie sprawi, że na znaczeniu będzie zyskiwać wykorzystanie łączy szerokopasmowych i możliwości kryjących się w mediach społecznościowych. Pod tym względem targi w Seulu mogą służyć za model. Seul posiada bowiem jedną z najlepszych infrastruktur telekomunikacyjnych na świecie, jeśli chodzi o technologie 3G i 4G.

- Seul trafnie przewidział tendencje w branży i rozwinął technologie uzyskując przewagę nad konkurencyjnymi organizatorami konferencji w Ameryce i Europie. Seul postawił na technologię, planowanie i innowacje, jednocześnie odrzucił przestarzałe pomysły. Na dodatek posiada niezwykle cenne wsparcie przy organizowaniu eventów, tj. gotowość do współpracy ze strony społeczności miejskiej - ocenił John Hutchinson, dyrektor generalny Business Events Sydney.

Jacek Zioło

@RY1@i02/2010/253/i02.2010.253.195.0003.001.jpg@RY2@

Halina Błażyńska, dyrektor zarządzający Guest-Control Polska

Technologie do elektronicznej rejestracji uczestników odgrywają coraz większą rolę w polskiej branży konferencyjnej. Przy czym nie chodzi tu już tylko o nowoczesne zarządzanie uczestnikami na platformie internetowej oraz porządek na recepcji, ale również o mierzenie efektów danego przedsięwzięcia, precyzyjne statystyki i analizy prowadzące do bardziej efektywnego planowania przyszłych konferencji. W dziedzinie tej następują ewidentne zmiany. Obserwuję je od trzech lat. Jeszcze w 2007 r. "odhaczanie" uczestników w listach obecności było na porządku dziennym. Dziś odchodzi się od tego bezpowrotnie. Organizatorom chodzi też o dokładne monitorowanie obecności na poszczególnych sesjach/wykładach/prelekcjach jak również o kontrolę dostępu do różnych punktów/miejsc. Dzięki zastosowaniu technologii uzyskują statystyki dotyczące wszystkich tych elementów. Trend do intensywniejszego używania technologii nasili się w 2011 r. z całą pewnością, bo jest to po prostu wymóg czasu. Nowe firmy w branży konferencyjnej starają się od początku wprowadzać w użycie technologie i w ten sposób wzmacniać swój wizerunek, a także osiągać niewspółmierne korzyści analityczne.