Kiedy inwestycję w oprogramowanie można uznać za udaną?

Firmy produkcyjne, handlowe czy usługowe nie wyobrażają sobie dzisiaj rejestracji i przetwarzania danych na temat operacji gospodarczych bez wsparcia odpowiednich narzędzi informatycznych, a przede wszystkim bez oprogramowania do zarządzania firmą. Dzisiaj firmy często posługują się wyrażeniem "inwestycja w oprogramowanie", a że jest to inwestycja, to kadra zarządzająca chce, żeby była ona udana i zwróciła się w założonym czasie poprzez korzyści, jakie zostały ustalone podczas planowania jej realizacji.

Inwestycja w oprogramowanie do zarządzania firmą, a dokładnie w zintegrowane systemy ERP, może się udać, jeśli zostanie spełnionych kilka ważnych czynników. Pierwszym z nich jest na pewno prawidłowe dobranie systemu, który będzie wspomagał naszą codzienną pracę. Oferta rynku IT jest bogata, a przedsiębiorca, który decyduje się na zakup i wdrożenie systemu, powinien zdefiniować cele, jakie chce osiągnąć, obszary, w jakich będzie funkcjonował system, korzyści, wymagania i problemy, jakie rozwiąże wdrożenie systemu. Informacje te będą punktem wyjścia do przeanalizowania oferty rynkowej i wyselekcjonowania z niej tych narzędzi, które najbardziej spełniają założenia przedsiębiorcy.

Następny czynnik to pomysł na informatyzację. Jeżeli kadra zarządzająca firmą nie bardzo wie, od czego rozpocząć proces informatyzacji, zawsze można wpierać się konsultacjami czy doradztwem w tym zakresie - świadczonym przez producentów i dostawców oprogramowania ERP, a także i inne firmy. Zarówno producenci oprogramowania, jak i firmy świadczące doradztwo w tym zakresie mają dobre praktyki i modele działania, które można zastosować w danej firmie, aby zrealizować proces informatyzacji.

Kolejnym ważnym czynnikiem, który pozytywnie wpływa na przebieg procesu informatyzacji, jest zaangażowanie kadry zarządzającej. Od osób zarządzających firmą zależy, czy pracownicy będą chcieli korzystać z nowego oprogramowania, czy nie. Jeśli kadra jest przekonana o słuszności wyboru, widzi korzyści z nim związane i jest zdeterminowana, żeby wprowadzić usprawnienia, to jest to pozytywny przekaz dla wszystkich osób, które będą pracować na systemie, ponieważ zrozumieją, jak ważne są te działania dla poprawienia obiegu informacji w firmie, ustandaryzowania procesów zarządzania i rozwiązania kwestii problemowych.

Innym ważnym czynnikiem, który decyduje o sukcesie realizacji inwestycji w informatyzację, jest wyznaczenie zespołu (wraz z osobą decyzyjną), który po stronie firmy wdrażającej oprogramowanie będzie kontrolował ten proces i pozostawał w kontakcie z producentem lub dostawcą implementowanego systemu. To od sprawności działania tego zespołu i możliwości podejmowania decyzji przez osobę kierującą projektem będzie zależał sprawny przebieg wdrożenia. Brak decyzyjności po stronie firmy wdrażającej oprogramowanie wpływa na opóźnienie wielu działań z tym związanych, a producent czy dostawca oprogramowania nierzadko musi czekać na to, co dalej z realizacją projektu.

Na powodzenie całego projektu wpływają także ludzie, którzy będą używać oprogramowania, a dokładnie ich chęć lub niechęć. Pracownicy często boją się zmian, ponieważ oprócz tego, że muszą wykonywać codzienne obowiązki, będą musieli nauczyć się nowego narzędzia, co do którego nie będą mieć na początku pewności, czy dobrze wprowadzają dane. Dlatego ważny jest proces szkolenia i szybkiego przygotowania pracowników do korzystania z nowego systemu, a wcześniej - przed dokonaniem wyboru systemu - dobrze jest zaprezentować przyszłym użytkownikom system, jego interfejs i możliwości, jakie daje korzystanie z niego.

@RY1@i02/2012/227/i02.2012.227.20000050i.802.jpg@RY2@

Jola Uździcka, dyrektor rozwoju produktu

Jola Uździcka

dyrektor rozwoju produktu