Informatyzacja w różnych firmach musi wyglądać inaczej

Przedsiębiorstwa produkcyjne szukają oprogramowania, które umożliwia rozliczenie procesów produkcyjnych, planowanie zasobów do realizacji zleceń produkcyjnych, uchwycenie kosztów wytworzenia wyrobów, efektywne wykorzystanie zasobów, zminimalizowanie stanów magazynowych i nadprodukcji, redukcję zbędnych kosztów i czynności. Specyfika branży handlowo-usługowej kształtuje się pod wpływem bezpośrednich kontaktów handlowców z klientem. Firmy, które działają w tej konkurencyjnej branży, poszukują rozwiązań informatycznych, które znacząco skrócą proces obsługi klienta, dostarczą pełnych informacji o relacjach z klientami (CRM), warunkach współpracy handlowej, zapewnią dostęp do informacji z dowolnego miejsca dzięki rozwiązaniom mobilnym itp.

Oprócz różnych potrzeb informatycznych w każdej firmie jest inny zakres wdrożenia nowego oprogramowania oraz czas realizacji projektu. Czas implementacji zależy od kilku czynników takich jak np.: wielkość firmy, zakres wdrażanych funkcjonalności, dobra organizacja pracy po stronie dostawcy oprogramowania i po stronie klienta, zaangażowania kadry zarządzającej firmą w proces wdrożenia, konieczności stworzenia rozwiązań dedykowanych ("szytych na miarę"), które pozwolą uchwycić specyficzne sposoby realizacji procesów w danej firmie. Różne są zakresy i czas wdrażania nowego systemu, różne są także budżety na inwestycję w oprogramowanie do zarządzania firmą. Różnice te wynikają z zakresu wdrożenia, a ten jest wynikiem potrzeb informatycznych firmy.

Firmy poszukują też różnych sposobów na sfinansowanie inwestycji w oprogramowanie. Kiedy można z własnych środków zrealizować taką inwestycję, to czas jej realizacji jest zdecydowanie krótszy. Skupiamy się na określeniu, jakie obszary chcemy zinformatyzować, jaki mamy na to budżet, w jakim czasie chcemy to zrobić - i pozostaje nam wybór odpowiedniego producenta lub dostawcy, który zrealizuje nasze założenia. W przypadku gdy inwestycja będzie finansowana z zewnętrznych środków, to czas ten wydłuża się o poszukiwanie możliwości finansowania i wybór odpowiedniej, przygotowanie wniosków i niezbędnej dokumentacji oraz o czas oczekiwania na decyzję czy spełniamy kryteria ubiegania się o środki finansowe. Poszukując nowego oprogramowania, przedsiębiorcy zastanawiają się coraz częściej nad modelem użytkowania.

Oprogramowanie można użytkować w modelu tradycyjnym, w ramach którego przedsiębiorca inwestuje w sprzęt oraz licencje i samodzielnie zarządza tymi zasobami w swojej firmie lub w modelu usługowym, gdzie te zasoby są w posiadaniu zewnętrznego dostawcy, a przedsiębiorca korzysta z nich na zasadach "wynajmu" za opłatę abonamentową. Dla przedsiębiorców użytkujących oprogramowanie w modelu tradycyjnym - wyrażenie "utrzymanie oprogramowania" jest związane z zapewnieniem sprawnego działania infrastruktury i systemu oraz ponoszeniem kosztów usług posprzedażnych. Na koszty "utrzymania" składają się m.in. wartość aktualizacji, których przeprowadzanie jest niezbędne, aby prawidłowo rozliczać operacje gospodarcze w świetle zmieniających się przepisów prawa, koszty działu IT oraz inwestycje w zasoby sprzętowe - konieczne do działania systemu. W modelu usługowym użytkownik nie interesuje się kosztami utrzymania oprogramowania - te przejmuje na siebie zewnętrzny dostawca usługi. Jednak nadal więcej programów dostosowanych jest do użytkowania w modelu tradycyjnym niż usługowym - chociaż ta relacja w najbliższych latach będzie się zmieniać. Koszty "eksploatacji" systemu informatycznego do zarządzania to przede wszystkim koszty aktualizacji. Można ich nie ponosić, ale wtedy użytkownik nie korzysta z nowych funkcjonalności i nie ma gwarancji, że dobrze rozlicza operacje gospodarcze w sytuacji, kiedy zmieniają się przepisy. To właśnie na aktualizację oprogramowania i na częstotliwość tego działania, należy zwrócić szczególną uwagę podczas poszukiwania odpowiedniego rozwiązania dla swojej firmy. Aktualizacje rozwijają produkt o nowe możliwości i ciągle go udoskonalają. Większość przedsiębiorców - użytkowników podczas wyboru oprogramowania skupia się głównie na ustaleniu, jakie problemy można rozwiązać dzięki informatyzacji i jak usprawnić zarządzanie - i jest to jak najbardziej zrozumiałe w początkowej fazie współpracy. Jednak już wtedy należy mieć na uwadze również aktualizacje produktu, tak aby mieć pewność, że to co kupujemy, będzie się rozwijać wraz z rozwojem naszego biznesu.

@RY1@i02/2012/212/i02.2012.212.20000050k.803.jpg@RY2@

Jola Uździcka, dyrektor rozwoju produktu

Jola Uździcka

dyrektor rozwoju produktu