Dobry system to pełny obraz kosztów i zasobów firmy

W jakim celu przedsiębiorstwa decydują się na inwestycje w nowe oprogramowanie wspomagające zarządzanie? Przede wszystkim po to, aby mieć dostęp do spójnych informacji, które pozwolą m.in. ustalić, jaka jest aktualna kondycja firmy, jakie są jej mocne i słabe strony, co się opłaca, a co nie, jakie są szanse rozwoju, a jakie zagrożenia.

Codziennie w różnych obszarach firmy rejestruje się wiele danych, które odpowiednio przetworzone stają się źródłem informacji wykorzystywanych przez kadrę zarządzającą na różnych szczeblach: strategicznym, taktycznym, operacyjnym. Jakość pozyskanych informacji wpływa na zmniejszenie lub zwiększenie niepewności i ryzyka w procesie decyzyjnym.

Podstawowym narzędziem do gromadzenia i przetwarzania informacji w przedsiębiorstwie są systemy ERP - zintegrowane, wielomodułowe, na centralnej bazie danych, z gotowym zestawem funkcjonalności lub szkieletowe. Ich możliwości parametryzacji i konfiguracji już istniejących funkcjonalności oraz rozbudowy o rozwiązania dedykowane ("szycie na miarę") pozwalają kadrze zarządzającej zarejestrować i przeanalizować wszystkie zasoby, jakimi dysponuje firma, oraz uchwycić koszty - te uzasadnione i te zbędne, których nie trzeba będzie ponosić, jeśli znajdzie się przyczyny ich powstawania. Systematyczne i konsekwentne wprowadzanie danych do systemu ERP zapewnia dostęp do informacji np. o wykorzystaniu zasobów produkcyjnych - obciążeniu maszyn i ludzi, ich wydajności, o tym, które zasoby są wąskim gardłem i wymagają innego podejścia do planowania ich dostępności, o kosztach poniesionych na produkcję wyrobów lub realizację usług, o przyjęciach i wydaniach towarów, wielkości zapasów, wielkości rotacji (wszystko w celu dostarczenia informacji o przepustowości magazynu).

System ERP dostarcza też informacji o zagospodarowaniu strefy składowania, jakości dostaw i współpracy z dostawcami, umożliwia rozliczenie wszystkich operacji gospodarczych, określenie wielkości odpadów, braków, większego zużycia - wraz z podaniem jego przyczyny i jednostki, która to spowodowała. Został również wyposażony w moduł do zarządzania projektami, zapewnia nie tylko harmonogramowanie zadań w projekcie, ale rozliczenie wszystkich zasobów przeznaczonych do jego realizacji, zarejestrowanie wszystkich kosztów związanych z realizacją danego zadania, analizę przekroczeń budżetu, analizę wartości wypracowanej - jako sposób kontroli kosztów i określenia ich zasadności.

Możliwości współczesnych systemów ERP w kontekście zaspokajania potrzeb informatycznych każdego przedsiębiorstwa są bardzo duże. Ważne jest ustalenie przez kadrę zarządzającą przedsiębiorstwem, jakie obszary chce informatyzować, jakie dane chce rejestrować z poszczególnych obszarów firmy i kto będzie to regularnie wykonywał, ponieważ tylko systematyczność działania i konsekwencja we wprowadzaniu danych do systemu zapewnią odpowiedni materiał do analizy, której efektem będą informacje o tym, co się dzieje w firmie i co można zmienić, żeby zwiększyć konkurencyjność.

@RY1@i02/2012/208/i02.2012.208.20000030h.802.jpg@RY2@

Jola Uździcka, dyrektor rozwoju produktu

Jola Uździcka

dyrektor rozwoju produktu