eZJ - kompleksowe zarządzanie

Zagadnienia zarządzania jakością i sama ich implementacja są w praktyce prawie zawsze wymuszane przez warunki realizacji działalności głównej. Dotyczy to w zasadzie każdej organizacji, przedsiębiorstwa czy instytucji. Przyczyny są różne, ale powód pozostaje podobny. Może to być zagadnienie związane z kooperacją z podmiotami wymagającymi posiadania certyfikacji, chęć poprawienia wizerunku firmy czy nawet pogląd, iż wprowadzenie systemu zarządzania jakością poprawi efektywność i skuteczność działalności.

W przypadku RTA było podobnie. Powodem był ustawowy wymóg formalny. Prowadząc działalność w zakresie wykorzystania promieniowania jonizującego, byliśmy od początku zmuszeni do wprowadzenia elementów bardzo restrykcyjnego nadzoru i proceduralizacji postępowania. Niedługo potem wprowadzono ustawowy wymóg posiadania, w zakresie prowadzonej przez RTA działalności, pełnego systemu zarządzania jakością.

Zarządzanie firmą napotykało problemy, które są zwykle rozwiązywane przy użyciu dużych systemów ERP. Ten typ rozwiązania RTA z zasady odrzuciła, ze względu na długi czas wdrażania i wysokie koszty. Z drugiej strony, małe systemy mimo, że są relatywnie tanie i nie wymagają długiego okresu wdrożenia, zazwyczaj nie obejmują wszystkich obszarów zarządzania jakością i wymagają funkcjonowania kilku rodzajów programów informatycznych luźno powiązanych ze sobą. System eZJ jest efektywnym cenowo rozwiązaniem, z krótkim czasem wdrożenia, dającym jednocześnie możliwość centralnego gromadzenia wszystkich danych. W istocie koszt wytworzenia systemu był porównywalny z zakupem średniej klasy systemu na rynku. Innym zagadnieniem pozostaje oczywiście czas realizacji. Nie każda firma jest w stanie podjąć się wysiłku zorganizowania zespołu projektowego, cierpliwie znosić modyfikacje założeń nie w pełni trafionych, czy choćby po prostu zaczekać na sensowny wynik prac programistycznych. Żeby być naprawdę precyzyjnym, należy powiedzieć, że czas wdrażania systemu eZJ zależy w bardzo dużym stopniu od czasu analizy zagadnień. Jednak eZJ wyróżnia się w tym przypadku na tle innych systemów w sposób bardzo wyraźny - system zakłada, że:

● implementacja systemu jakości jest rozciągnięta w czasie,

● odbywa się etapowo,

● odbywa się równolegle w kolejnych obszarach działalności.

Efekt końcowy jest za to budujący. System eZJ posiada możliwość dowolnej integracji obszarów rozwijającej się organizacji oraz łatwość i szybkość definiowania bazy danych. Eliminuje również zagadnienie dość często występujące w innych systemach, tzn. powielanie danych.

Docelowo dążymy do tego, aby, oprócz wykorzystania przez RTA, eZJ trafił do podmiotów, mających problemy z kompleksowym zarządzaniem procesem i danymi. To prawdopodobnie jedyny obecnie system, łączący takie elementy, jak: stosunkowo niski koszt, szybkość wdrożenia, centralne gromadzenie danych, pełne zarządzanie procesowe i elastyczność w zakresie wprowadzanych zmian w organizacji przy jednoczesnym nacisku na strukturę odzwierciedlającą wprost zagadnienia zarządzania jakością wg normy.

Generalną zasadą przyjętą w ramach całej funkcjonalności systemu eZJ są ułatwienia kontekstowe. Zasada ta oznacza, że system uwzględnia fakt, iż żadne działanie w organizacji nie jest oderwane od innych zadań, realizowanych przez członków zespołu, a każde działanie posiada znaczenie w kontekście pozostałych elementów realizowanego zagadnienia. Podział pracy to podstawa, ale diabeł tkwi w szczegółach. Jak przejść od precyzyjnych definicji typu ERP do łatwości pracy w systemie typu CRM? Stosując nomenklaturę światową należy uznać, że eZJ jest systemem zbliżonym do grupy dynamicznych BPM.

Istotnym elementem eZJ jest spostrzeżenie, że w każdej organizacji istnieją stany: początkowy i pożądany. Aby skutecznie wdrażać system zarządzania jakością należy znaleźć takie rozwiązanie, które pozwoli na łagodne przejście w czasie i integrację poszczególnych rezultatów w miarę ich wypracowywania, z jednoczesnym praktycznym rozwiązywaniem zagadnień cząstkowych. Oznacza to jednoznaczną odpowiedź na pytanie: jaka jest różnica pomiędzy interfejsem a integracją? System eZJ rozwiązuje to zagadnienie poprzez pełną integrację z popularnymi narzędziami, jak Microsoft Office, Sharepoint, itd. Oczywiście w efekcie osiągane jest płynne przechodzenie ze stanu A do B. Fakt rozłożenia w czasie wdrażania systemu jest tu zagadnieniem naturalnym.

Dodatkowym zagadnieniem jest ciągłość wdrażania systemu jakości. Żaden system zarządzania jakością nie posiada formuły zamkniętej, gdyż funkcjonuje w interakcji ze zmieniającą się rzeczywistością. System eZJ rozwiązuje to zagadnienie, umożliwiając jednoczesną pracę w różnych obszarach, w trybie prototypowania i w trybie nadzorowanym. Tryb prototypowania pozwala na wprowadzanie pożądanych modyfikacji do systemu bezpośrednio przez zespół specjalistów organizacji użytkującej system, bez potrzeby konsultowania z autorem wdrożenia, programistami czy analitykami. System eZJ dostarcza pełny zestaw rozwiązań narzędziowych, które mogą być potrzebne w okresie, zarówno wprowadzania początkowego, jak i wieloletniej, bieżącej pracy z systemem.

W efekcie zastosowanej logiki postępowania jest zupełnie oczywistym  konieczność łatwego dokumentowania prac. Każdy element systemu jest definiowany w sposób przejrzysty i wygodny. Pozwala to na dokumentowanie księgi jakości w trakcie, gdy system powstaje. Na każdym etapie wdrażania odpowiednik księgi jakości jest dostępny jako definicje zagadnień rozwiązywanych przez system eZJ.

Przejdźmy do samego wykorzystania systemu. Istotą skutecznej pracy jest przejrzystość działań. Możliwość rozpatrywania własnych działań w obrębie grupy realizacyjnej (np. grupa projektowa, jednostka organizacyjna, grupa doraźna, komitet zadaniowy) z jednoczesnym dostępem do zintegrowanych ekranów funkcjonalnych. Należy dodać, że zdefiniowanie struktur danych i procesów w eZJ umożliwia bezzwłoczną pracę z nimi. Nie ma potrzeb adaptacji systemu przez producenta czy analityka. Definicje są użyteczne już w momencie ich powstania. Stanowią one podstawę tzw. trybu prototypowania, gdy system może już być wykorzystywany w opracowywanym fragmencie w tym trybie. Po zakończeniu tego etapu istnieje możliwość wprowadzenia systemu w tryb pracy nadzorowanej. Realizowana jest ona poprzez zdefiniowanie wysokopoziomowego algorytmu postępowania - workflow.

W praktyce systemów zarządzania jakością nie wolno zapominać o integralności rozwiązań.  Każda organizacja tworzy w czasie swego istnienia wartość, którą reprezentują wykorzystywane systemy odcinkowe, jak np. szablony Excela, formy zestawień okresowych, obieg dokumentów, itd. Przykłady można mnożyć. System eZJ został tak pomyślany, aby w sposób naturalny korzystać z wiedzy organizacji, poprzez wdrażanie tych samych rozwiązań w ramach obejmowanych przez siebie sukcesywnie odcinków pracy organizacji. Na podkreślenie zasługuje fakt, iż właśnie nie "takich samych" lecz "tych samych". Możliwe jest np. doprowadzenie do zaimplementowania w ramach systemu eZJ szablonu Excel, który do tej pory był wykorzystywany do przygotowania faktur. Tego samego szablonu, ale zasilanego automatycznie danymi z eZJ. A najbardziej interesującym jest fakt, że może to zrealizować średnio zaawansowany użytkownik, bez pomocy producenta systemu.

Unikanie wielokrotnego wprowadzania danych i możliwość śledzenia (traceability) wszystkich danych w systemie jest niezbędne dla skutecznej implementacji systemu zarządzania jakością. Zasadę tę system eZJ realizuje poprzez możliwość definiowania przejść pomiędzy strukturami danych w ramach postępu procesów w organizacji. Implikuje to gromadzenie danych historycznych, co umożliwia prowadzenie na bieżąco nadzoru nad systemem, poprzez zdefiniowane wskaźniki jakości, bazujące na danych, które system gromadzi w sposób całkowicie nieuciążliwy dla uczestników. Zagadnienie to dotyczy również historii zmian w definicjach struktur danych i procesów.

Pozostaje kompletność rozwiązania. Bez zgromadzenia w systemie wszystkich danych, nie można mówić o jego kompletności. Dlatego eZJ integruje zarówno kalendarze, wątki mailowe, jak również wprowadza możliwość definiowania stałych schematów importu danych zewnętrznych.

Są to kluczowe zasady przyjęte do realizacji systemu eZJ. Nie omawiamy spraw oczywistych, takich jak: podsystem kontrahentów, umożliwiający kompleksową obsługę kontaktów, podsystem kompetencji pozwalający na zarządzanie zasobami typu HR, czy funkcjonalność ochrony dostępu, która może być definiowana przez użytkownika systemu, począwszy od poziomu dostępu do zasobów struktury organizacyjnej, aż do definiowania obszarów wydzielonych, jak zasoby kierownictwa czy kancelaria niejawna. To są sprawy oczywiste i każdy kompletny system musi je posiadać.

● Najpierw struktury danych, a potem procesy.

● Nie wspomagaj. Rozwiązuj zagadnienie i dokumentuj jednocześnie.

● Wskaźniki jakości nie są kłopotem, są narzędziem poprawy działania.

● Norma jakości jest całkiem niezłym projektem systemu komputerowego.

● Narzędzia znane są dobre. Bo znane. O ile uda się je zintegrować.

W naszym wypadku praca nad systemem zarządzania jakością miała wymiar bardzo indywidualny i bardzo praktyczny. Na przestrzeni wielu lat naszej działalności doszliśmy do kilku wniosków. Przekonaliśmy się, że niezależnie od nastawienia początkowego, jednak potrzebujemy dobrego systemu zarządzania jakością. Powodów jest oczywiście wiele i wszystkie są opisane w podręcznikach. Nie były to zatem wnioski przełomowe, lecz nasze własne przemyślenia praktyczne. Doprowadziły do następujących konstatacji:

● wspomaganie zarządzania jakością przy pomocy dowolnych narzędzi komputerowych jest najczęściej nieporozumieniem. Rezultat jest taki, że narzędzia sobie, a system jakości sobie. Najlepiej posłużyć się komputerową księgą jakości!

● procedura nadzoru nad dokumentami jest często szczytnym zamiarem, gdyż w praktyce trudno jest znaleźć czas na rzeczywiste dokumentowanie zmian i nowych zagadnień w trakcie codziennej pracy, która i tak zawsze jest opóźniona,

● retrospektywne wyliczanie wskaźników jakości niesie duże prawdopodobieństwo nieścisłości lub ich zbytnią ogólność, o ile dane do tych wskaźników nie są zbierane bezpośrednio w trakcie realizowanych procesów,

● definiowanie zagadnień należy prowadzić od razu na poziomie operacyjnym. Jeśli dopuścimy wielomiesięczne analizy, to z powodu rozciągnięcia w czasie prowadzi to do opisu zjawisk przeszłych zamiast aktualnych,

● w sposób naturalny integrować się z innymi narzędziami pracy organizacji.

W wyniku takiego podejścia postanowiliśmy całkowicie zmodernizować wdrożony system zarządzania jakością. W efekcie powstał system, który posiada kilka kluczowych wyróżników.

Każdy system komputerowy ma swój okres początkowy, w którym autorzy zbierają uwagi pierwszych użytkowników. Weryfikowana jest wygoda użycia, ogólna przyjazność systemu, łatwość implementacji i wprowadzania zmian, dostosowanie funkcjonalności do potrzeb, itd. Aktualnie system eZJ znajduje się w tej fazie. Jej zakończenie planowane jak na koniec III kwartału 2012. Ze względu na unikalny charakter podejścia do zagadnienia, planowany jest przegląd teoretyczny proponowanej technologii i jej ocena pod względem przydatności do implementacji systemów zarządzania w organizacjach o różnym charakterze. Ambitne plany zakładają zakończenie tej fazy do końca 2012.

@RY1@i02/2012/168/i02.2012.168.129.0002.101.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/168/i02.2012.168.129.0002.102.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/168/i02.2012.168.129.0002.103.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/168/i02.2012.168.129.0002.104.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/168/i02.2012.168.129.0002.105.jpg@RY2@

Lubomir Jurczak

(Warszawa) jest czołowym polskim dostawcą innowacyjnych rozwiązań i technologii dla onkologii, zwłaszcza radioterapii i radiochirurgii, jak również systemów kontroli jakości procesów leczniczych. Zakres działalności firmy obejmuje pełne wsparcie techniczne i serwis urządzeń, gwarantując ośrodkom medycznym bezpieczeństwo i odpowiednią wydajność sprzętu.

Firma oferuje także oprogramowanie do planowania leczenia, zarządzania i weryfikacji, integrując cały szereg systemów, wspomagających realizację leczenia radioterapeutycznego, np. system informacji onkologicznej Mosaiq®, służący do kompleksowego zarządzania terapią pacjenta.

Urządzenia stanowiące ofertę firmy RTA pracują w większości ośrodków onkologicznych w kraju. Rozwiązania te są identyczne z najbardziej zaawansowanymi wdrożeniami realizowanymi na świecie. RTA wyposażył Klinikę Neuroradiochirurgii w Warszawie w urządzenie do bezinwazyjnego leczenia guzów nowotworowych i nienowotworowych w mózgu (Leksell Gamma Knife® Perfexion). To jedyne tego typu urządzenie w Polsce, dające przełomową technikę skutecznego i nieinwazyjnego (bez konieczności ingerencji chirurgicznej w tkanki pacjenta) usuwania guzów w mózgu.

- Prace nad komercyjnym wdrożeniem systemu eZJ nie oznaczają zmiany głównego kierunku naszej działalności - podkreśla dr inż. Lubomir Jurczak, Prezes Zarządu firmy. -  Nadal pozostajemy dostawcą kompleksowych rozwiązań dla nowoczesnej radioterapii, w tym aplikacji informatycznych.  Zatem system eZJ zdecydowanie wzbogaca naszą ofertę. Ponadto nie jest on dedykowany wyłącznie dla branży medycznej, nie posiada właściwości odnoszących się do konkretnej branży i może być stosowany przez dowolne przedsiębiorstwo.