Aplikacje mobilne usprawniają komunikację w firmie

Czytelnik: Większość moich pracowników pracuje poza firmą. Chciałbym mieć większą kontrolę nad ich pracą. Czy mogę do tego wykorzystać aplikacje mobilne? W jakich obszarach mogę je zastosować?

@RY1@i02/2013/214/i02.2013.214.13000040i.802.jpg@RY2@

Piotr Budzinowski, product manager Comarch ERP Altum & Mobile

Wzrost sprzedaży smartfonów i tabletów przekłada się wprost na potrzeby klientów związane z dostarczeniem oprogramowania na mobilne urządzenia.

Aplikacje mobilne możemy podzielić na te, które działają w modelu online - dane są pobierane, a efekty pracy wprost zapisywane do bazy centralnej w czasie rzeczywistym, oraz te, które działają w modelu offline - do aplikacji mobilnej pobierane są odpowiednie informacje z bazy centralnej i zapisywane w bazie urządzenia mobilnego.

W zależności od miejsca pracy należy wybrać odpowiedni model. Przykładowo praca magazynierów najczęściej wykonywana jest w modelu online, natomiast praca przedstawicieli handlowych zazwyczaj odbywa się w modelu offline - niektórzy odbiorcy towarów mają swoje siedziby w miejscach, które mają problem z zasięgiem internetu bezprzewodowego.

Zadania, które już teraz wykonują aplikacje mobilne, dotyczą praktycznie wszelkiego rodzaju obszarów. Od zgłoszenia urlopu, delegacji zaczynając, a na analizowaniu kondycji firmy kończąc. Spróbujmy teraz przybliżyć nieco funkcjonalności, jakie najczęściej mogą być wykorzystywane w pracy firm od strony ich użytkowników.

Praktycznie każdy pracownik firmy potrzebuje zgłosić urlop, krótką nieobecność, czy też sprawdzić realizację swojego czasu pracy. Dzięki aplikacji mobilnej uruchamianej np. przez przeglądarkę można w szybki sposób takie czynności wykonać na smartfonie.

Dla magazyniera najważniejsza jest lista zadań, jakie ma wykonać. Ważne jest to, aby wiedział, skąd ma pobrać towar, który powinien wysłać do klienta, gdzie odłożyć towar, który przyjechał od dostawcy, jak również które miejsca magazynowe mają zostać zinwentaryzowane. Aplikacje mobilne dla magazynierów najczęściej uruchamia się na kolektorach danych - urządzeniach, które są bardziej odporne na czynniki zewnętrzne, m.in. upadki z dużych wysokości, czy też przypadkowe uderzenia.

Praca przedstawiciela handlowego ma charakter bardziej zaawansowany, ponieważ jego potrzeby są dużo większe. Mamy dwa główne sposoby pracy tego typu pracowników: vanselling i preselling. Ten pierwszy to sprzedaż bezpośrednia w siedzibie klienta - przedstawiciel jadąc do odbiorcy, zabiera ze sobą wszystkie towary, które chce mu sprzedać. Na miejscu wystawia fakturę lub paragon i drukuje go na drukarce fiskalnej. Preselling to z kolei zbieranie zamówień. Przedstawiciel jedzie do klienta i rozmawia o jego potrzebach, przygotowując zamówienie dość często na towary, które dopiero zostaną zakupione lub wyprodukowane. W przypadku presellingu często pojawia się sytuacja, w której ważną rolę odgrywa obsługa dystrybutorów, czyli firm trzecich, dla których zbierane są zamówienia. Czynnikiem, który łączy powyższe modele jest planowanie wizyt handlowych, czyli określanie, którego klienta i kiedy należy odwiedzić oraz jakie czynności w trakcie wizyty powinny być wykonane. Przedstawiciel poza wystawieniem faktury czy zamówienia ma jeszcze przywieźć jak najwięcej danych o kontrahencie, którego odwiedził - sprawdzić stany towarów, sprawdzić, jakie towary sprzedaje konkurencja, sprawdzić ułożenie towarów na półkach, sprawdzić stan należności, wykonać wskazaną ankietę itd. Wszystko po to, aby później można było jeszcze lepiej dopasować ofertę dla wskazanego klienta.

Ważnym aspektem w mobilności pracowników firm jest sprawdzenie, czy rzeczywiście spożytkowali paliwo na dojazd do klienta. Ważne jest, aby aplikacja mobilna umożliwiała zapisywanie położenia GPS pracownika, a później analizę zebranych punktów.

Dla menedżera, kierownika czy właściciela firmy ważną możliwością jest dostęp z urządzeń mobilnych do wszelkiego rodzaju raportów obrazujących wykonaną pracę, czy też kondycję zarządzanej firmy. Dzięki tego typu aplikacjom będąc w trasie, można mieć dostęp do danych bez otwierania laptopa.

Archiwizowanie danych to kolejny temat, który jest realizowany przez aplikacje mobilne. Można sobie wyobrazić, że wieczorem ktoś przygotowuje prezentację, następnie kopiuje ją na serwer w firmie i przesyła link do osób zainteresowanych, które mogą daną prezentację pobrać czy nanieść na niej poprawki.

Miejsc, w których można wykorzystywać aplikacje mobilne, można by wymieniać jeszcze wiele. Ważne jest jednak to, że aplikacje te przynoszą realny zysk - wiele czynności można wykonać w najbardziej właściwym dla nich miejscu, co przekłada się na zmniejszenie kosztów działalności oraz podniesienie konkurencyjności.

Piotr Budzinowski

product manager Comarch ERP Altum & Mobile