WorkFlow skraca czas obiegu dokumentów o 40 proc.

W jaki sposób system obiegu dokumentów pomaga firmie prowadzić jej finanse?

Wdrożenie systemu prowadzi do szybszego obiegu dokumentów z zachowaniem towarzyszących mu procedur, mniejszego zużycia papieru, braku konieczności utrzymywania archiwów z setkami segregatorów. Ponadto ułatwia dotarcie do kopii poszczególnych dokumentów na każdym etapie ich przetwarzania w firmie, redukuje ryzyko zniszczenia papierowej wersji dokumentów i zapewnia pełną kontrolę dostępu do nich. Przynosi też korzyści finansowe. Nasze doświadczenia dowodzą, że systemy WorkFlow pozwalają skrócić czas obiegu dokumentów finansowych średnio o 30 do 50 proc. w stosunku do obiegu papierowego. O tyle samo można zmniejszyć liczbę zadań administracyjnych (opisywanie faktur, sprawdzanie zgodności z umowami, akceptowanie, realizacja płatności, archiwizacja itp.).

Jakie racje stoją u podstaw tego rodzaju rozwiązań?

Proces wyboru jest podobny do zakupu systemów finansowo-księgowych czy narzędzi kontrolingowych. Beneficjentami wdrożenia i głównymi właścicielami systemu są reprezentanci działów finansowych: dyrektorzy finansowi, kontrolerzy finansowi i główni księgowi. Oczywiście, w procesie wyboru i wdrożenia rozwiązania uczestniczą też specjaliści od IT. Ich zadaniem jest zapewnienie zgodności między posiadanym w firmie środowiskiem IT i nowym systemem, utrzymanie go w ruchu, zarządzanie uprawnieniami i bezpieczeństwem danych.

Wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z wielooddziałową strukturą firmy, a dział finansowy, uprawniony do realizacji zobowiązań finansowych, znajduje się tylko w centrali, wdrożenie systemu skutkuje niebagatelną redukcją kosztów dystrybucji i kopiowania papierowych dokumentów finansowych. To są rzeczy łatwe do policzenia, więc stosunkowo prosto można określić zwrot z inwestycji w system WorkFlow.

Jakie zmiany zachodzą w procesie obiegu faktury kosztowej po wdrożeniu systemu?

W firmach, które otrzymują dziesiątki, setki, a nawet tysiące takich dokumentów proces ich obsługi jest złożony: ktoś musi je opisać, sprawdzić zgodność z zamówieniami czy umowami, następnie przekazać do akceptacji i późniejszej realizacji. Papierowa forma i klasyczny obieg to z reguły duża czasochłonność i spore ryzyko błędów i opóźnień, które stwarzają ryzyko dodatkowych kosztów, np. w postaci odsetek za zwłokę w realizacji zobowiązań finansowych. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów można wyeliminować tego typu zagrożenia. Dlaczego? Bo każda faktura może być szybko zweryfikowana pod względem zgodności z zamówieniem, bo te również podlegają digitalizacji i są dostępne w systemie. Oznacza to, że można natychmiast przesłać ją do akceptacji i realizacji, zgodnie z procesem przyjętym w firmie i odwzorowanym w systemie. Również autoryzacje płatności mogą odbywać się automatycznie. W zasadzie, w dowolnej chwili mogą być generowane zestawienia faktur znajdujących się w obiegu (np. według terminów płatności), a kierownicy łatwo mogą sprawdzić stan obiegu tych dokumentów. Informacje zweryfikowane i zatwierdzone na fakturze mogą być automatycznie zapisywane do systemu księgowego. Dzięki temu możliwa staje się szybka i dokładna analiza miejsc powstawania kosztów, co ma znaczenie dla poprawiania efektywności działania pracowników, działów, a nawet całej firmy.

Na ile jest to propozycja także dla małych i średnich firm?

Podstawową przesłanką w wyborze systemów do elektronicznego obiegu dokumentów nie jest wielkość firmy, ale liczba przychodzących i wychodzących dokumentów. Im ich jest więcej, tym większy sens ma stosowanie tego typu rozwiązań. Ważne są też złożoność procesów biznesowych, np. zaawansowane procedury projektowania, produkcji, czy stosowanie systemów zarządzania jakością. Małe i średnie organizacje, jeśli współpracują z wieloma kontrahentami, również potrzebują tego typu narzędzi. Istotna jest też struktura organizacyjna firmy. Przedsiębiorstwa wielodziałowe (np. operatorzy logistyczni, hurtowe i detaliczne sieci handlowe itd.) to główni odbiorcy systemów klasy WorkFlow.

Wdrożenie WorkFlow wymaga

● uzgodnienia z kontrahentami protokołu komunikacyjnego i formatów wymienianych dokumentów;

● opracowania sposobu potwierdzania odbioru dokumentów i powiadamiania o ewentualnych błędach;

● przestrzegania przyjętych w danej branży standardów dotyczących obiegu dokumentów między kontrahentami;

● uprzedniej instalacji systemu do wysyłania/odbierania dokumentów oraz systemu do obsługi pełnego cyklu życia każdego typu dokumentu, który jest elektronicznie wymieniany;

● zapewnienia, by: 1/dokumenty wychodzące były generowane przez systemy komputerowe, a nie tworzone przez pracowników, 2/dokumenty przychodzące przekazywane były wprost do systemów docelowych, bez ingerencji pracowników;

● uruchomienia mechanizmów obsługi wysyłki dokumentów w sytuacjach, w których system odbierający u kontrahenta uległ awarii bądź z innych przyczyn, np. brak łączności internetowej, nie działa przez pewien czas;

● zintegrowanie systemów odbioru/ wysyłania i obiegu dokumentów z aplikacjami wspierającymi procesy biznesowe, np. z ERP i CRM.

System WorkFlow w finansach

● terminowe rozliczanie płatności, np. przestrzeganie terminów związanych z rozliczeniami podatków,

● pełna informacja o zakwestionowanych fakturach i przyczynach takich sytuacji,

● eliminacja przypadków zagubienia dokumentów,

● rejestracja wszelkich zdarzeń związanych z obsługą faktur (kto, co, kiedy wpisał, jaką podjął decyzję, itp.),

● rejestracja wartości netto faktury na poszczególne miejsca powstawania kosztów (MPK),

● przydzielenie tej samej faktury do zatwierdzania przez różnych pracowników,

● eliminacja konieczności przekazywania dokumentów papierowych.

@RY1@i02/2013/200/i02.2013.200.13000080k.802.jpg@RY2@

Radosław Mączyński, wiceprezes zarządu spółki DomData

Rozmawiał Krzysztof Polak