Cztery kroki do wyboru idealnego systemu finansowo-księgowego

Przed podjęciem decyzji, jaki program finansowo-księgowy wybrać, warto zapytać o szczegóły, które można podzielić na cztery kategorie:

Użytkownik programu musi mieć pewność, że system, na którym pracuje, będzie zawsze zgodny z przepisami. - Taką gwarancję może dać duży i doświadczony producent, który ma za sobą sztab specjalistów reagujących natychmiast na zmiany wprowadzane przez ustawodawcę - mówi Emilia Grzybek, kierownik klientów kluczowych Comarch ERP, iFaktury24. - Należy pamiętać, że zmiany te dotyczą zarówno kwestii merytoryczny, takich jak chociażby interpretacja przepisów, jak również kwestii programistycznych, czyli przełożenia zmian w prawidłowe działanie programu - dodaje. Gwarancja niezawodności systemu, nie tylko pod kątem technicznym, ale co równie ważne, merytorycznym, pozwoli użytkownikowi na ograniczenie niespodziewanych i niechcianych kosztów.

Dobry program finansowo-księgowy powinien umożliwiać generowanie raportów, zestawień, analiz, np. na potrzeby analizy finansowej, w każdej konfiguracji. Takie możliwości dają przede wszystkim analizy Business Intelligence. Wówczas przedsiębiorcę może ograniczać w analizowaniu danych finansowych jego firmy jedynie własna wyobraźnia. Wiele zmiennych dostępnych bez angażowania informatyków oszczędza nie tylko czas, ale i pieniądze.

Przedsiębiorca, wybierając program finansowo-księgowy, powinien również sprawdzić, czy jest on dla niego przyjazny, czy automatyzuje jego pracę w firmie, czyli w pełni zastępuje papierowy obieg dokumentów, w końcu czy umożliwia wykonywanie powtarzających się czynności seryjnie, a nie pojedynczo. Zadowolenie końcowego użytkownika z codziennej pracy jest równie ważne co dwa pierwsze punkty. Nie bez powodu jeden system wybrało ponad 80 tysięcy klientów, a inny kilka tysięcy. Popularność programu jest między innymi pochodną jego intuicyjnej, łatwej obsługi.

Bardzo ważną sprawą dla nabywcy powinno być również wsparcie posprzedażowe producenta systemu informatycznego. Często przedsiębiorcy zadają sobie pytanie, czy po zakupie programu nadal będą w kręgu zainteresowania usługodawcy. Dobry producent programu finansowo-księgowego zawsze daje wsparcie merytoryczne i techniczne. Mało, robi to za darmo, nie wymuszając na użytkowniku ponoszenia dodatkowych kosztów. Robią to jednak wyłącznie firmy, które są świadome wysokiej jakości oferowanego systemu finansowo-księgowego.

Jednak najczęściej zadawanym przez przedsiębiorców pytaniem jest, czy dobry program finansowo-księgowy musi być drogi? - Naszym zdaniem niekoniecznie. W ostatnich latach na polskim rynku obserwujemy bardzo dynamiczny rozwój chmury obliczeniowej. Cloud Computing umożliwia dostęp do nowoczesnych rozwiązań informatycznych, oszczędzając nie tylko środki ponoszone na inwestycje w infrastrukturę, ale także czas niezbędny na ich wdrożenie - wyjaśnia Emilia Grzybek. Podstawową wartością takiego modelu pracy jest aktualizacja o wszelkie zmiany prawne z zakresu przepisów finansowo-księgowych, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych na bieżąco, natychmiast gdy nowe regulacje wchodzą w życie. Obowiązek ten jest przeniesiony całkowicie na dostawcę oprogramowania. Pod tym względem przedsiębiorca-nabywca musi mieć pełne zaufanie, które zapewnić tylko stabilny i doświadczony producent systemów informatycznych.

@RY1@i02/2014/230/i02.2014.230.21400030f.802.jpg@RY2@

Opracowała Beata Tomaszkiewicz