BI dają przewagę technologiczną

Zarządzanie nawet najmniejszą firmą wymaga coraz większego profesjonalizmu. W wyniku znaczącego spadku cen zarówno sprzętu, jak i oprogramowania oraz upowszechniania się w przedsiębiorstwach nowoczesnych technologii rośnie zapotrzebowanie firm na systemy inteligentnego zarządzania klasy Business Intelligence (BI). Jak przewiduje zajmująca się badaniem rynku informatycznego firma Gartner, do 2017 r. większość menedżerów na świecie będzie miała dostęp i aktywnie używała takich narzędzi. Zgodnie z ostatnim raportem Research and Markets średnia roczna stopa wzrostu rynku BI w latach 2014-2019 w skali globalnej ma wynieść 8,25 proc. Obecnie co roku sprzedaje się w tej branży produkty i usługi za kilkanaście miliardów dolarów.

Chociaż jednoznacznej definicji informatycznych rozwiązań klasy BI, zwanych także analityką biznesową, nie ma, to najczęściej obejmują one przekształcanie konkretnych, ale jednostkowych danych w informacje bardziej ogólne, w rezultacie jednak znacznie poszerzające wiedzę. BI pozwalają na ujednolicenie poszczególnych wskaźników zgromadzonych w różnego rodzaju bazach danych z systemem informatycznym, wyciągnięcie wniosków, wyznaczenie tendencji i rysujących się trendów. Wyniki w formie wykresów i czytelnych wizualizacji prezentowane są na tzw. kokpicie menedżerskim.

Systemy tej klasy najczęściej wykorzystywane są przez specjalistów zajmujących się analizą i strategią oraz właścicieli i osoby zarządzające przedsiębiorstwami. Ich regularne stosowanie najczęściej prowadzi do oszczędności, zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku oraz bardziej racjonalnego, bo opartego na bardzo konkretnych danych, procesu wydawania decyzji. - Polska gospodarka jest na takim etapie rozwoju, w którym firmy dojrzały do korzystania z rozwiązań typu BI - przekonuje Robert Tomaszewski, prezes w dostarczającej takie rozwiązania spółce Motabi. - Zarówno wielkie korporacje, funkcjonujące w Polsce koncerny międzynarodowe, jak i małe i średnie firmy, najczęściej mające krajowy rodowód, zaczynają takich systemów coraz intensywniej poszukiwać. Stają się one dla nich po prostu konieczne.

Firmowe zegary

Za systemy klasy BI najczęściej uważane są różnego rodzaju hurtownie danych (Data Warehouse), dostosowane do obsługi zaawansowanych zapytań i zintegrowane z wysokiej klasy bazami (Data Quality), spływającymi z obsługujących na co dzień przedsiębiorstwo systemów źródłowych (np. aplikacji obsługujących CRM, czyli do zarządzania odbiorcami). Z hurtowni pobierane są do informatycznych silników, gdzie specjalne oprogramowanie przekształca je w wielowymiarowe zapytania analityczne. Na docelowym stanowisku pracy (stacji roboczej, czyli najczęściej komputerze odbiorcy) są oczyszczane i integrowane w jeden spójny, przejrzysty, atrakcyjny graficznie model (tzw. wersja prawdy). Ostatecznym zadaniem oprogramowania jest dostarczenie danych ogólnych, ale też szczegółowych. Pozwalają one na całościowy przegląd aktualnej pozycji i sytuacji przedsiębiorstwa na różnych poziomach (obejmujących na przykład zestawienia miesięczne, kwartalne, roczne, zmiany kadrowe, wykresy wahania cen produktów końcowych albo półproduktów, poszczególne wskaźniki ekonomiczne czy księgowe). Niektóre, bardziej zaawansowane systemy, pozwalają nawet na uwzględnienie zdarzeń losowych, zachowań konkurencji czy aktualnych lub przyszłych wskaźników gospodarczych.

Jeśli zaś chodzi o wersję graficzną, dane najczęściej przesyłane są w formie oddzielnych pulpitów, przypominających samochodową lub raczej samolotową (bardziej rozbudowaną dzięki różnej wielkości zegarom i licznikom) deskę rozdzielczą. W rezultacie analiza firmy w czasie rzeczywistym powinna być nie tylko możliwa, ale także łatwa i intuicyjna.

Jeszcze niedawno dominujące rozwiązania BI były przeznaczone niemal wyłącznie dla analityków. Ich stopień skomplikowania sprawiał, że wymagały specjalistycznej wiedzy lub wielogodzinnych szkoleń. W małych i średnich firmach stosowane więc były rzadko. - Obecnie menedżerowie nawet mniejszych podmiotów potrzebują prostych, intuicyjnych produktów, które po jednym czy dwóch kliknięciach myszką dostarczą im koniecznych informacji - tłumaczy Robert Tomaszewski. - Przez ostatnie półtora roku rozmawialiśmy z ponad 250 tego rodzaju klientami i wszyscy byli otwarci na współpracę. Okazało się, że zaczynają poszukiwać takich rozwiązań albo właśnie planują tego rodzaju inwestycję.

Wymagająca inwestycja

Wdrożenie systemu bywa jednak trudne i może trwać nawet kilka tygodni. Jak wynika z doświadczeń firm sprzedających takie rozwiązania, systemy BI najczęściej wdrażane są w trakcie kryzysu, gdy okazuje się na przykład, że za pomocą obecnych narzędzi IT przedsiębiorstwo nie może dalej działać efektywnie. Tymczasem, jak zauważają specjaliści, wymiana zarówno hard, jak i software’u powinna być przeprowadzana wtedy, gdy firma znajduje się w dobrej kondycji, nie ma problemów z zamówieniami, kadrą, czy sprzedażą. Wtedy bowiem dysponuje największą ilością zarówno środków finansowych, jak i zasobów pozwalających wprowadzać zmiany. Dysponuje też koniecznym czasem do ich implementacji, czyli momentu, w którym systemy zaczną generować konkretne wartości dodane, czyli zarabiać na siebie.

Jak podkreślają specjaliści, nie należy powierzać instalacji takich systemów wyłącznie działom informatycznym. Ich pracownicy skupiają się bowiem przede wszystkim na aspektach technologicznych modernizacji, z reguły zaniedbując lub bagatelizując znacznie bardziej istotne, z punktu widzenia przedsiębiorstwa, aspekty biznesowe. W wyniku tego do firmy trafia znaczna ilość niekoniecznie potrzebnego sprzętu i oprogramowania. - Warto wybrać nawet tańszą technologię, ale więcej czasu poświęcić na przygotowanie analizy i definicji wymagań i ewentualnych zagrożeń, które powinny zostać wyeliminowane lub przynajmniej ograniczone - radzi Krzysztof Adamczyk, dyrektor systemów zintegrowanych w firmie NetLine Group. - Sama wymiana powinna być także na bieżąco monitorowana pod kątem przydatności poszczególnych składników nowej infrastruktury.

Ceny aplikacji ustalane są zazwyczaj indywidualnie podczas negocjacji. Zazwyczaj zależą od liczby licencji i zakresu prac związanych z wdrożeniem. - Oprogramowanie składa się z modułów nadzorujących pracę poszczególnych działów firmy - zauważa Adamczyk. - Dokładne określenie spodziewanych funkcjonalności pozwala więc zaoszczędzić sporo pieniędzy.

Kadry, sprzedaż, logistyka

Chociaż zapewne nie we wszystkich branżach oprogramowanie klasy BI znajdzie zastosowanie, w większości jednak jest ono przydatne. W działach handlowych oraz przedsiębiorstwach zajmujących się sprzedażą najbardziej pożyteczne będą moduły wspierające obrót, pomagające w przygotowaniu i kalkulacji oferty, nadzorujące przyjmowanie i rejestrację zamówień, jak również pomagające w zarządzaniu relacjami z klientami. W firmach produkcyjnych mogą wspomagać proces wytwarzania, od planowania i przygotowania produkcji, poprzez produkcję, po kontrolę jakości, monitoring oraz wysyłkę gotowych wyrobów. W spółkach transportowych szczególnie pożyteczne są moduły wspierające zarządzanie logistyką, pozwalające na zachowanie optymalnych stanów magazynowych, wspierające obrót poprzez wystawianie listów wysyłkowych, dokumentów magazynowych, obsługujące proces reklamacji oraz inwentaryzację.

W niemal każdej firmie przydatne powinny być aplikacje do zarządzania zasobami ludzkimi, pozwalające m.in. naliczać wynagrodzenia w oparciu o konkretne uwarunkowania.

Niektóre aplikacje pozwalają przy tym na integrację z klasycznymi pakietami biurowymi (MS Office), a także elektronicznym obiegiem dokumentów. Poprzez platformy BI można uruchomić internetowy kanał sprzedaży oraz wspierać i obsługiwać sieci terenowych przedstawicieli handlowych. Średnio zaawansowany program może także przeanalizować wypracowane w poszczególnych działach lub całym przedsiębiorstwie informacje, co pozwala na ocenę realizacji celów poszczególnych działów czy nawet osób.

Cyfrowy doradca

W małych i średnich firmach tego typu rozwiązania, prócz właściciela, członków zarządu i innych osób na najwyższych stanowiskach, używane są zazwyczaj w działach obsługi klienta, controlingu oraz sprzedaży.

- Ostatecznym celem BI jest zwiększenie przychodów przez przedsiębiorstwo - przekonuje Robert Tomaszewski. - Dzięki nim praca w firmie jest lepiej organizowana pod względem operacyjnym, łatwiej więc zarządzającym przychodzi podejmowanie decyzji strategicznych. Do tego, oczywiście, dochodzą oszczędności. Mając bieżące informacje o strukturze realizowanych kosztów, można skuteczniej decydować o ich ograniczaniu. W rezultacie firma działa efektywniej.

Tego rodzaju cyfrowy doradca nie zagwarantuje klientów, nie zwolni też właściciela z obowiązku podejmowania decyzji, związanego z tym ryzyka oraz związanej z tym odpowiedzialności. Może jednak ten proces znacznie ułatwić.

Saas obniża cenę

Pełne, stacjonarne systemy nie są tanie, co sprawia, że trafiają przede wszystkim do korporacji. Małe i średnie firmy nie mogą sobie z reguły pozwolić na jednorazowy wydatek rzędu 100-120 tys. zł.

Jednak coraz więcej dostawców oferuje oprogramowanie w formie usługi Software as a Service (w skrócie Saas). Płacąc miesięczny abonament w wysokości od 2,5 do 7 tys. zł, poszczególne zdefiniowane osoby (lub wybrane stanowiska) mogą mieć ograniczony jedynie czasem dostęp do wszystkich lub wybranych funkcji systemu.

Budowa stacjonarnego systemu BI wiąże się zazwyczaj z tworzeniem od podstaw lub przebudową całej infrastruktury IT. W formie usługi tego rodzaju aplikacje są przy tym z reguły dużo bardziej przyjazne użytkownikowi, który nie posiada wiedzy informatycznej: intuicyjne, łatwiejsze oraz działają w standardowym środowisku informatycznym (na najbardziej popularnych systemach operacyjnych).

@RY1@i02/2016/143/i02.2016.143.13000020d.801(c).jpg@RY2@

Jakich programów i do czego się używa

Aleksandra Puch

mf_dgp@infor.pl