Każda firma powinna mieć cyfrową strategię

Mimo niezwykle dynamicznego rozwoju IT cyfryzacja nie jest mocną stroną polskich firm. Jak wynika z rezultatów badania przeprowadzonego przez IDC na zlecenie Oracle Polska, obecnie tylko 29 proc. z nich używa technologii mobilnych, 18 proc. - chmury obliczeniowej, a jedynie osiem proc. korzysta z big data, dużych zbiorów informacji oraz ich analizy. Sytuacja jednak w tym zakresie powinna się zmieniać. 39 proc. planuje bowiem lub rozważa możliwość wdrożenia chmury, a 14 proc. skłania się ku technologiom mobilnym, niemal tyle samo, co big data.

Do końca 2017 roku cyfrowa transformacja znajdzie się w centrum strategii biznesowej ponad dwóch trzecich przedsiębiorstw świata - wynika z analizy IDC. Ale w Polsce uwzględnia ją tylko 26 proc. podmiotów gospodarczych. Przeszło połowa nie ma w ogóle planów związanych z przeprowadzaniem takiego procesu, a 40 proc. w ogóle nie wie, czym ona jest. - Wynika to z konserwatywnego podejścia polskich działów IT, które lubią sprawdzone rozwiązania - tłumaczy Piotr Witczyński z firmy Oracle Polska.

Papier do kosza

Krokiem w tym kierunku małej i średniej firmy może być wdrożenie elektronicznych faktur, ewentualnie zastąpienie całego, papierowego obiegu dokumentów (także wewnętrznych) elektronicznym. Jak wynika z badania przeprowadzonego na zlecenie Konfederacji Lewiatan, propagującej ten sposób rozliczeń, w ciągu ostatnich dwóch lat odsetek konsumentów otrzymujących e-faktury wzrósł z 37 do 64 proc. Jedynie 2 proc. świadomie i konsekwentnie z nich rezygnuje. Korzystanie z takich dokumentów jest powszechne wśród osób w wieku do 60. roku życia. 93 proc. Polaków korzystających e-faktur jest z niego zadowolonych. Wśród malkontentów przeważają seniorzy, mieszkańcy wsi oraz mniejszych miejscowości. - Nie każda grupa akceptuje taki sposób prowadzenia komunikacji księgowej, dlatego cyfryzację w tym zakresie dobrze jest przeprowadzać stopniowo, nie rezygnując w jednym momencie z papieru - radzi Artur Gajda, specjalista ds. IT. - Zakres procesu powinien być także dostosowany do preferencji odbiorców, z którymi prowadzone są rozliczenia.

Zasady przesyłania i przechowywania e-faktur określa rozporządzenie ministra finansów z 1 stycznia 2011 r. Taka procedura wzajemnej komunikacji jest stosunkowo prosta. Aby przesłać fakturę mejlem, potrzebna jest jedynie wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej zgoda kontrahenta (tak samo powinno być przekazana informacja o jej cofnięciu). Rozporządzenie nie nakłada na firmy kosztownego i kłopotliwego obowiązku posługiwania się podpisem elektronicznym, a jedynie wysyłkę w formacie uniemożliwiającym edycję (np. plikach PDF) oraz zapewniającym integralność dokumentu (zarówno u nadawcy, jak i odbiorcy faktura musi wyglądać tak samo).

Kupując i instalując w firmie odpowiednią aplikację do wysyłki faktur elektronicznych (którą w abonamencie można mieć nawet za kilkanaście złotych miesięcznie), zwykle nie trzeba już ponosić dodatkowych kosztów ani nakładów pracy związanych ze zmianą bądź przystosowaniem otoczenia księgowego. Wystarczy eksportować dane o bieżących rozliczeniach, wczytać je do aplikacji i za pomocą kreatora, aby rozesłać dokumenty do kontrahentów. Cała operacja zajmuje maksymalnie kilka minut. Równie szybko i bez dodatkowych opłat można również sprawdzić status doręczenia każdej wysłanej faktury, zyskując pewność, że klient otrzymał fakturę w odpowiednim terminie.

Właściciele firm, które zdecydowały się wdrożyć takie rozwiązania, cenią sobie oszczędność czasu i pieniędzy, wielu podkreśla również aspekt wizerunkowy. Firma, ich zdaniem, zyskuje opinię nowoczesnej. Jak wynika z badania, wśród drobnych przedsiębiorców e-rozliczenia wybrało około 70 proc. ankietowanych. W przypadku wielkich korporacji odsetek ten wynosi nieco ponad 20 proc.

Elektroniczne zarządzanie

Cyfryzacja może obejmować znacznie bardziej skomplikowane funkcje niż jedynie sprowadzać się do zastąpienia elektronicznymi aplikacjami papieru. Nawet tak skomplikowane procesy jak zarządzanie pracownikami. Dzięki odpowiednim aplikacjom zatrudnieni nie muszą podpisywać list obecności po przyjściu do pracy, sami mogą sobie wydrukować (na podstawie informacji z firmowego serwera) zaświadczenie o zatrudnieniu czy zarobkach konieczne podczas starania się o bankowy kredyt czy też wymagane przez inne instytucje, w tym również oświadczenia podatkowe.

Dobre rezultaty daje wdrożenie, jako platformy komunikacji między zatrudnionymi (szczególnie gdy firma ma oddziały rozsiane w kilku miejscach), portalu społecznościowego lub komunikatora, dzięki któremu pracownicy mogą łączyć się podczas rozmów i telekonferencji. Pozwala na transmitowanie spotkań i zwiększanie liczby uczestników.

W przedsiębiorstwie może także funkcjonować wewnętrzny portal społecznościowy, na którym zatrudnieni dzielić się będą zainteresowaniami, uwagami, osobistymi przemyśleniami niekoniecznie związanymi z przedmiotem prowadzonej przez firmę aktywności. - Taki sposób komunikacji integruje zespół i, wbrew pozorom, pozytywnie wpływa na zaangażowanie w pracę - uważa Agnieszka Wilczyńska, doradca ds. HR. - To także dobry sposób na budowanie zespołów zadaniowych.

Software’owa mina

Cyfryzacja niesie pewne zagrożenia. Jak pokazują ostatnie badania Business Software Alliance (BSA), międzynarodowej organizacji zrzeszającej producentów komercyjnego oprogramowania, w 48 proc. krajowych przedsiębiorstw, przede wszystkim małych i średnich, używany jest piracki software. Mimo pozytywnej, spadającej dynamiki Polska wciąż znajduje się pod tym względem w europejskiej czołówce. Na terenie Unii Europejskiej 29 proc. software’u nie ma wymaganej licencji.

Najczęściej używane są pirackie programy graficzne. Oryginały są drogie, kosztują nawet po kilkanaście tysięcy złotych. Nielegalne kopie można natomiast kupić za kilkaset złotych. Dużą popularnością cieszą się także klony aplikacji biurowych Microsoftu: rozmaite wersje programów wchodzących w skład pakietu Office. - W małych firmach problemem mogą być także aplikacje ściągnięte z sieci lub przyniesione przez pracownika z domu - wskazuje Piotr Kubiak z krakowskiej firmy AplusC Systems, wytwarzającej programy wykrywające niepożądany soft. - Jeżeli nielegalny program zostanie wykryty podczas kontroli przez policję, a naloty zdarzają się coraz częściej, może narazić to pracodawcę jako właściciela sprzętu, który posłużył działalności przestępczej, na dotkliwe konsekwencje.

Grozi za to grzywna, zainfekowany sprzęt może zostać skonfiskowany, a jego właściciel trafić do więzienia (wymiar kary zależy od skali przestępstwa). Producent legalnego softu może natomiast zażądać rekompensaty. Jak informuje polskie biuro BSA, najwyższa stawka odszkodowania z tego tytułu wyniosła dotychczas kilkaset tysięcy złotych. - Ale kary finansowe to tylko część konsekwencji, bo w wyniku przeszukania może być zarekwirowany cały sprzęt elektroniczny - twierdzi Kubiak. - W rezultacie przestępstwa wstrzymywana jest praca, upadają terminy, firma traci reputację, co w skrajnych przypadkach może skończyć się wypadnięciem z rynku.

Trudno kontrolować zawartość wszystkich komputerów i monitorować zachowania każdego pracownika. Dobrze jest więc, jak radzą specjaliści, wyposażyć działający w firmie sprzęt w specjalne programy wykrywające niepożądane oprogramowanie. Cena zależy od liczby stanowisk, na których ma być zainstalowany tego rodzaju soft.

Innym sposobem jest audyt oprogramowania. Wyspecjalizowane firmy wyszukują na stacjach roboczych trefne programy, kasują je, a po przeprowadzeniu operacji dają gwarancję, że w dniu zakończenia prac żadne tego typu aplikacje w systemie nie funkcjonowały. Koszt takiej operacji, w zależności od skali, wynosi od kilkuset do kilku tysięcy złotych.

Jeżeli natomiast właściciel firmy ma podejrzenia, że jego pracownicy ściągają z sieci lub przynoszą do firmy nielegalne oprogramowanie może podpisać z nimi umowy zwalniające go z odpowiedzialności w razie zainstalowania na dyskach twardych nielegalnego softu.

@RY1@i02/2017/016/i02.2017.016.13000020b.801.jpg@RY2@

Komputery w małych i średnich firmach

Co to jest cyfrowa transformacja

Według firmy analitycznej International Data Corporation (IDC) cyfrowa transformacja oznacza nowe podejście do biznesu, tworzenie modeli biznesowych, procesów, produktów czy usług, jak również wykorzystanie przez przedsiębiorstwo nowoczesnych rozwiązań informatycznych takich jak technologie mobilne, chmura obliczeniowa, sieci społecznościowe, czy analizy dużych zbiorów informacji (tzw. Big Data).

Aleksandra Puch

mf_dgp@infor.pl