Z geolokalizacją jest oszczędniej

Lista towarów pod specjalnym nadzorem stale się wydłuża, nowe obowiązki dotyczą więc sporej grupy przewoźników, od których dane płyną do systemu SENT, specjalnego rejestru prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Dzięki temu będzie można ustalić dokładne mapy przewozów (trasy, przejścia graniczne, magazyny), a co za tym idzie – pozwoli na jeszcze bardziej skuteczną walkę z nieuczciwym obrotem.

Dla kierowców wiozących towar wrażliwy nowe przepisy oznaczają dodatkowe obowiązki. Muszą wziąć od pracodawcy numer referencyjny wygenerowany przez system SENT, który trzeba okazać w razie kontroli służbom celno-skarbowym, policji, funkcjonariuszom straży granicznej lub inspektorom transportu drogowego. Muszą też pamiętać o włączeniu lokalizatora z chwilą rozpoczęcia przewozu i wyłączeniu go zaraz po jego zakończeniu.

W przypadku dostaw do kilku klientów, lokalizator można wyłączyć po dostarczeniu towarów do ostatniego.

Od stycznia będą kary

Niezastosowanie się do nowych wymogów grozi karą, zarówno firmie transportowej, jak i kierującemu pojazdem. Nieprzesłanie danych lokalizacyjnych będzie kosztować przewoźnika 10 tys. zł, natomiast kierowca może zostać ukarany mandatem w wysokości 5–7,5 tys. zł za nieprawidłowe użytkowanie lokalizatora. – W przypadku stwierdzenia trwającej dłużej niż godzinę niesprawności lokalizatora, kierujący będzie zobowiązany do niezwłocznego zatrzymania się na najbliższym parkingu samochodowym lub w najbliższej zatoce postojowej. Jazda bez usunięcia usterki będzie karana przez funkcjonariuszy – podkreśla Mateusz Włoch, ekspert firmy GBOX, producenta systemu lokalizacji i monitoringu – GBOX Assist.

Kary wchodzą jednak w życie dopiero od 1 stycznia 2019 r. Jest więc jeszcze czas na to, by przygotować siebie i swoich pracowników do funkcjonowania w nowych warunkach.

Nowe obowiązki można spełnić na dwa sposoby. Można wykorzystać urządzenia przenośne będące już na wyposażeniu firmy: telefony i tablety, które można zamienić w lokalizatory. W tym celu konieczne jest zainstalowanie na każdym z nich specjalnej aplikacji udostępnianej przez Krajową Administrację Skarbową. Jest ona darmowa.

To rozwiązanie, jak twierdzą eksperci, ma jednak wady. – Urządzenia mobilne do ustalenia pozycji geograficznej muszą wykonać ogromną ilość pracy, co przekłada się na duże zużycie prądu i krótszy czas pracy baterii. W związku z tym istnieje konieczność podłączenia go na stałe do źródła zasilania i kontrolowanie jego działania. Kolejną kwestią wartą uwzględniania jest stabilność aplikacji, które czasem bez powodu odmawiają posłuszeństwa i się wyłączają – zauważa Mateusz Gniewek, brand manager firmy GEOTIK. – Takie urządzenie musi mieć też stały dostęp do internetu. Inaczej przesyłanie danych na bieżąco, czego wymaga resort nie będzie możliwe – podkreśla Mateusz Włoch. Poza tym przy takim rozwiązaniu obowiązek włączania i wyłączania lokalizacji, a co za tym idzie łączenia się z KAS jest po stronie kierowcy.

Nadajnik na stałe

Alternatywą jest zastosowanie nadajników GPS, które montuje się w pojazdach na stałe. Wówczas lokalizator włacza się automatycznie, po tym jak pracownik w centrali firmy zgłosi przewóz towarów wrażliwych w elektronicznym SENT.

Ważne jest by firma, która zainstalowała urządzenia GPS i dostarczyła oprogramowanie do systemu lokalizacji, miała akredytację KAS, czyli mogła współpracować z agencją w zakresie przesyłania danych. Na razie takie uprawnienia ma kilka firm. Kolejne się o nie starają.

Takie rozwiązanie jest jednak kosztowniejsze. Urządzenia można nabyć na dwa sposoby, podobnie jak w przypadku np. telefonów komórkowych. Pierwszy polega na płaceniu co miesiąc abonamentu, za każdy dostarczony i zainstalowany lokalizator. W cenie jest zawarta rata płatności za samo urządzenie oraz za dostarczone oprogramowanie, instalację systemu i wcześniejsze przeszkolenie pracowników. – Większość systemów nie wymaga instalacji i działa przez stronę internetową, na której loguje się firma. Wtedy dostęp do danych jest z całego świata, bez konieczności instalacji oprogramowania – taki jest obecny standard w systemach telematycznych – mówi Mateusz Włoch.

Cena abonamentu zaczyna się od 60 zł i dochodzi do nawet ponad 300 zł miesięcznie. Im system bardziej skomplikowany, tym koszt jest wyższy. Najdroższej jest wtedy, gdy w pakiecie z lokalizatorem przewoźnik otrzymuje też komputer pokładowy, który jest instalowany w kabinie kierowcy. – Pozwala to na wygodną i bieżącą komunikację kierującego z centralą firmy, która może pomóc w każdej sytuacji, bo ma dostęp do zdalnych odczytów danych z lokalizatora, ale też karty kierowcy i tachografu. Urządzenie umożliwia np. skanowanie dokumentów, takich jak CMR, listy przewozowe, faktury, rachunki. Pełni funkcję nawigacji podczas przejazdu – wymienia Mateusz Włoch.

W przypadku opcji abonamentowej umowy są zwykle zawierane na trzy lata.

Krótsze są wówczas, gdy firma przewozowa płaci za dostarczony lokalizator, którego obsługa jest w abonamencie. W takiej sytuacji trzeba liczyć się z wydatkiem od 500 do nawet 1500 zł za jedno urządzenie wraz z jego montażem. Gdy do tego dochodzi komputer pokładowy to wówczas cena rośnie do 6–7 tys. zł. Koszt abonamentu w tej opcji to ok. 25–30 zł miesięcznie.

Można też samemu kupić lokalizatory zamontować i ściągnąć ogólnodostępną aplikację do ich obsługi z interentu. W tym przypadku jednak ryzyko hakowania danych jest bardzo duże.

Oprócz kosztów zakupu i montażu urządzeń dochodzi jeszcze koszt wyszkolenia lub zatrudnienia pracownika, który będzie nadzorował system, zbierał i obrabiał dane.

Oszczędność w pakiecie

Nadajniki GPS pozwalają wdrożyć w firmie system telematyczny do zarządzania flotą.

– A to pozwala ograniczyć koszty utrzymania pojazdów, zużycia paliwa, zmniejszyć wypadkowość, czy przyspieszyć dostawy lub przejazdy. Nadajniki GPS dostarczają bowiem danych na temat aktualnej pozycji samochodu oraz parametrów, takich jak prędkość, wysokość obrotów silnika. Te są przesyłane do serwera monitoringu, skąd można je zaciągnąć do aplikacji analitycznych, w których tworzone są raporty – wyjaśnia Mateusz Gniewek.

Eksperci zwracają uwagę, że takie rozwiązanie ma jeszcze jedną zaletę. Powstające w ten sposób raporty są gotową dokumentacją dla Urzędów Skarbowych. Ułatwiają np. odliczanie VAT od pojazdu firmowego. Poza tym niektórzy ubezpieczyciele też je już honorują, co ma znaczenie przy wykupywaniu polisy.

30 do 40 proc. wydatków w transporcie to paliwo. – Z analiz wynika, że system telematyczny w przypadku maszyn budowlanych daje oszczędności w wydatkach na paliwo na poziomie 30-40 proc., w przypadku samochodów ciężarowych ok. 20 proc., a osobowych od 10 do 15 proc. – wylicza Mateusz Gniewek.

Nie można też zapomnieć o takich korzyściach jak zarządzanie czasem kierowcy i bardziej efektywne planowanie trasy przejazdu. Dzięki systemowi można ocenić, czy trasy które pokonują kierowcy są wyznaczane przez nich w sposób optymalny, czy łączą sprawy biznesowe z prywatnymi. To przekłada się na wynagrodzenie dla kierowcy. Przewoźnik nie musi już opierać się przy jego naliczaniu na deklaracjach kierowcy. – Zyskuje narzędzie do odliczania nieuzasadnionych przestojów z czasu pracy, ale też do dokładniejszego wyliczania należności za delegacje – podkreśla Mateusz Włoch.

Dzięki efektywniejszemu wykorzystaniu czasu, kierowcy są w stanie zrobić więcej kursów, eliminuje się puste przebiegi ciężarówek. System telematyczny pomoże też przy ewentualnym rozstrzygnięciu zasadności mandatów, np. za parkowanie lub wjazd w niedozwolone miejsce.

Bezpieczniej i taniej

Eksperci zauważają, że za sprawą systemu telematycznego kierowcy jeżdżą bezpieczniej, co przekłada się na liczbę kolizji i odwiedzin w serwisie, których koszty można obniżyć nawet o 20 proc., podobnie jak koszty napraw. – Pozwala też wprowadzić program motywacyjny w firmie – zauważa Mateusz Gniewek. Kierowcy, którzy mogą się pochwalić bezszkodowym i oszczędnym stylem jazdy, otrzymują premie lub mogą liczyć na przywileje przy przydziale nowych, lepszych aut.

Jeśli wprowadzamy nagrody, to powinny być i kary. Na przykład za nienormatywne użytkowanie pojazdu, czy złamanie obowiązku dbania o jego stan. Kara może polegać na partycypowaniu w kosztach likwidacji powstałych szkód, czy na utraceniu prawa do używania samochodu po godzinach pracy.