Outsourcing logistyki może ograniczyć koszty e-sklepu

Czym kierować się przy wyborze kooperanta

RADA

@RY1@i02/2013/050/i02.2013.050.13000020b.802.jpg@RY2@

Magdalena Blouin, ekspert e-commerce, Wyższa Szkoła Handlu i Usług

CZYTELNIK: Czy powierzenie zewnętrznej firmie obsługi logistycznej sporej wielkości sklepu internetowego się opłaca? Co trzeba brać pod uwagę przy wyborze oferty? Na jakie parametry trzeba zwrócić uwagę, negocjując umowę.

Dobry outsourcing procesów logistycznych może obniżyć koszty prowadzenia e-sklepu, bo operator, z całym swoim zapleczem ludzkim, informatycznym, technologicznym i magazynowym, biorąc na siebie kwestie związane z dostawą towarów, pozwala zająć się podstawową działalnością, szukaniem dostawców, dbaniem o klientów i rozwojem biznesu. Zyskać można też na dostępie do nowoczesnych technologii logistycznych i całego know-how operatora, który z reguły działa zgodnie z globalnymi standardami, co pozwala mu świadczyć usługi taniej niż wynoszą koszty związane z utrzymaniem własnej struktury logistyczno-magazynowej. Nie każda jednak współpraca automatycznie redukuje koszty działalności. Na pewno właściciele niewielkich, mających kilka transakcji w miesiącu sklepów powinni zastanowić się, czy opłaca się podpisywać z reguły dwuletni kontrakt. W tym czasie bowiem dużo się może zmienić: liczba transakcji, warunki prowadzenia biznesu, dostawcy czy podwykonawcy.

Na pewno o wynajęciu operatora logistycznego warto pomyśleć, gdy liczba transakcji jest tak duża, że sklep staje przed koniecznością prowadzenia magazynu. Wynajem, czy budowa to poważne koszty. Firma logistyczna natomiast zapewnia zwykle własną powierzchnię.

Przed nawiązaniem współpracy należy jednak ustalić szczegółowy zakres usług. Poważna firma logistyczna, prócz własnych magazynów, może dostarczać towary, ale także pakować je, przygotowywać dokumentację nadawczą, taryfikować i adresować. Często się zdarza, że właściciele sklepów sami nie wiedzą, jakich danych wyjściowych mogą oczekiwać w przetargu na obsługę logistyczną. Gdy zakres usług nie jest uzgodniony właściwie, po wybraniu operatora może dojść do nieporozumień.

W przypadku większych firm istotne są także kwestie związane z kompatybilnością systemów informatycznych. Są one obecnie bardzo istotnym elementem współpracy. Zanim towar dotrze do odbiorcy, informacja o nim musi znaleźć się w odpowiednim miejscu i we właściwym czasie. W przypadku średniej wielkości, mającego kilka tysięcy transakcji w miesiącu sklepu, tych miejsc, terminów i pozycji dotyczących poszczególnych przesyłek bywa sporo. Systemy muszą być przy tym niezawodne i współpracować bez awarii, bo inaczej towar nie dotrze na czas do klienta.

Dla właściciela sklepu najkorzystniejsze jest zawieranie jak najkrótszych kontraktów. Jednak niewiele firm logistycznych dopuszcza umowy krótsze niż dwuletnie. To pole do kolejnych negocjacji. W dokumencie warto także zawrzeć uregulowania dotyczące podniesienia ceny w trakcie obowiązywania kontraktu, z przyczyn, co oczywiste, niezależnych od operatora. Zrozumiałe jest, że firma logistyczna będzie dążyła do podwyżki, gdy na przykład w drastyczny sposób wzrosną ceny paliwa. Zleceniodawca jednak w takich negocjacjach nie jest bez szans. Można wprowadzić do umowy mechanizm indeksacji na podstawie uzgodnionych wcześniej parametrów, dokonywanej w wybranym momencie, na przykład raz w roku.

Trzeba także pamiętać o bezpieczeństwie danych. Operator logistyczny zazwyczaj ma dostęp do przynajmniej części strategicznych dla firmy informacji. Duże, mające swoje miejsce na rynku, dbające o renomę przedsiębiorstwa dają gwarancję, że wrażliwe dane dotyczące klientów, dostawców i procesów logistycznych nie wyciekną do konkurencji. Z firmami garażowymi natomiast różnie to bywa. Niektóre przedsiębiorstwa działają schematycznie, specjalizują się w obsłudze jednej branży, niechętnie dopuszczają rozwiązania niestandardowe, bo oznaczają dodatkowe koszty, oferują skomplikowane umowy, które trudno zrozumieć bez specjalistycznej wiedzy logistycznej. Przed wyborem operatora warto więc poprosić go o referencje.