Jak zaoszczędzić czas i pieniądze na porządkowaniu należności

Zarządzanie spływem należności jest jednym z głównych wyzwań współczesnych przedsiębiorstw, szczególnie w przypadku klientów współpracujących z masowymi odbiorcami, którymi są firmy i osoby prywatne.

Ewentualne opóźnienia w spływie bądź identyfikacji wpłat powodują szereg negatywnych konsekwencji jak np. problemy płynnościowe (brak możliwości pokrycia bieżących zobowiązań z bieżących wpływów), problemy identyfikacyjne (niemożliwość poprawnego przyporządkowania zapłaty za np. rachunek do płatnika), te z kolei implikują kolejne kwestie - niemożliwość podjęcia odpowiednio szybko działań windykacyjnych, odłączenia usługi, czy skorzystania z programu lojalnościowego dla regularnych płatników.

Jest kilka powodów, dla których warto skorzystać z usług wyspecjalizowanych banków. Jednym z nich jest BRE Bank, który obsługuje obecnie 10 milionów transakcji miesięcznie. Wystawcy faktur zainteresowani bieżącym monitoringiem spływu należności oraz automatyczną identyfikacją płatności krajowych i zagranicznych, mogą skorzystać z rozwiązania BRE Collection, które pozwalają usprawnić procesy księgowe w przedsiębiorstwie.

- Najczęstszymi błędami wynikającymi z różnych form dokonywania płatności przez Klientów jest brak podania numeru faktury lub tytułu wpłaty. Zdarza się, że wykonując przelew klient wpisuje zaokrągloną kwotę np.: 160 zł zamiast 158,40 zł co powoduje, że firma nie może prawidłowo zakwalifikować płatnika do określonej faktury. Następstwem wymienionych działań jest brak możliwości automatycznego rozliczenia faktur przez firmę. Wiąże się to z dodatkowymi i bardzo często dużymi kosztami - mówi Dariusz Nalepa, dyrektor Departamentu Bankowości Transakcyjnej BRE Banku.

Dlatego coraz więcej firm zarówno dużych jak i z sektora małych i średnich, decyduje się na wdrożenie usług collectowych, czyli identyfikujących płatności.

Usługa automatycznej identyfikacji płatności była pierwotnie projektowana dla masowych wierzycieli otrzymujących tysiące wpłat lub poleceń przelewów miesięcznie. Obecnie jest ona również wykorzystywana przez szeroką rzeszę klientów o dużo mniejszej liczbie należności.

W ramach dostępnych rozwiązań, BRE Bank oferuje kilka rozwiązań identyfikujących należności.

Pierwszy z produktów pod nazwą BRE Collect polega na identyfikacji płatności handlowych, adresowany jest przede wszystkim do firm wystawiających do 10 tys. dokumentów miesięcznie. Zasada działania tego produktu polega na umieszczeniu przez Klienta identyfikatora płatnika/płatności w ostatnich 12 znakach numeru NRB i tym samym stworzenie wirtualnego numeru rachunku dla klienta.

Usługa automatycznej identyfikacji płatności wykorzystuje ujednolicone zasady numeracji rachunków bankowych. Umożliwia ona zakodowanie w tych numerach istotnych informacji identyfikujących płatnika/płatności zarówno krajowych, jak i walutowych, oraz zagranicznych. Ponadto informacje i dane towarzyszące otrzymanemu przelewowi (zawarte w innych polach niż numer rachunku beneficjenta) mogą zostać wykorzystane przez klienta do dodatkowej, zautomatyzowanej identyfikacji rozliczanej należności (numer polisy, faktury itp.).

Należności wpływające od kontrahentów są natychmiastowo księgowane na wskazanych przez klienta rachunkach, a identyfikatory płatników są automatycznie umieszczane w opisach transakcji. Szczegółową informację o wpływach klienci otrzymują poprzez system bankowości elektronicznej BRESOK lub platformę bankowości internetowej iBRE, w formie plików gotowych do pobrania oraz na wyciągach elektronicznych lub papierowych.

Usługa pozwala także na identyfikację wpłat gotówkowych (otwartych i zamkniętych) oraz różnorodnych transakcji zagranicznych - w postaci zintegrowanej lub wyodrębnionej w stosunku do pozostałych operacji uznających rachunek beneficjenta. Koszt takiego rozwiązania jest ustalany z każdym klientem indywidualnie, w drodze negocjacji. Ale jak informuje Dariusz Nalepa nie jest on wysoki w porównaniu z oszczędnościami jakie przynosi firmie. W BRE Banku zapewniają, że "cena" obsługi jednej transakcji nie jest dla już obsługiwanych Klientów najważniejszym czynnikiem wyboru usługi, ale jego wygoda, skuteczność, dostępność oraz możliwość automatyzacji procesów rozliczeniowych.

Kolejnym rozwiązaniem oferowanym prze BRE Bank jest usługa BRE Mass Collect - identyfikacja płatności masowych. Usługa BRE Mass Collect zapewnia w pełni zautomatyzowaną identyfikację wszystkich powtarzalnych płatności dokonanych na rzecz firmy w kraju lub za granicą. Działające w ramach usługi systemy identyfikacji, pozwalają identyfikować setki tysięcy faktur miesięcznie. Duża elastyczność rozwiązania pozwala na dopasowanie usługi do potrzeb poszczególnych klientów, również pod względem formatu raportów z informacją wynikową i czasu udostępnienia plików z danymi o zaksięgowanych płatnościach.

-Dużą zaletą omawianej usługi jest możliwość przetworzenia nieograniczonej liczby płatności przychodzących z kraju i z zagranicy oraz duża elastyczność w dostosowaniu procesów do indywidualnych potrzeb Klientów. Należności są księgowane na rachunku firmy w postaci jednej zbiorczej kwoty lub kliku zbiorczych do 4 razy dziennie. Dane analityczne transakcji przekazywane są w postaci plików gotowych do wczytania w systemie finansowo-księgowym firmy. Dodatkową korzyścią jest automatyzacja procesu przesyłania i odbierania informacji bankowej - dodaje Dariusz Nalepa.

Koszt usługi BRE Mass Collect jest określany w zależności od zaawansowania i złożoności dostarczonych klientowi informacji na temat realizacji faktur.

Ostatnim produktem z grupy usług identyfikujących należności jest system identyfikacji płatności BRE Mass Collect Plus. Stanowi on rozszerzenie zakresu usług BRE Collection. Przedmiotem tej usługi jest zlecenie bankowi analizy wpływających płatności i przyporządkowywania ich do wystawionych przez klienta faktur. Równolegle z wysyłaniem faktur do swoich kontrahentów, klient przekazuje do BRE Banku w formie pliku listę wystawionych faktur. Po stronie banku następuje przyporządkowywanie poszczególnych płatności do listy należności, a plik wynikowy w uzgodnionym formacie jest odsyłany w celu zamknięcia otwartych pozycji w systemie finansowo-księgowym firmy. Dzięki wysokiemu stopniowi automatyzacji procesów, zastosowanie tego produktu przekłada się na obniżenie kosztów firmy związanych z identyfikacją i obsługą należności.

Już niebawem, jak informuje nas dyrektor Dariusz Nalepa, BRE Bank udostępni kolejny produkt z zakresu identyfikacji należności w jeszcze szerszym stopniu wspierający obsługę faktur klientów.

By uzyskać informacje lub podpisać umowę związaną z usługami BRE Collections, BRE Bank proponuje skorzystanie z jednej z trzech ścieżek. Pierwsza najprostsza to wykonanie telefonu do Contact Center, czyli do telefonicznego serwisu obsługi Klientów BRE Banku. Druga to skorzystanie z formularzy zgłoszeniowych na korporacyjnej stronie internetowej banku. I wreszcie trzeci sposób to wizyta w jednym z 24 oddziałów lub 21 biur banku, w którym pomocą służy specjalnie przeszkolony doradca, zajmujący się usługami collect. Oczywiście, aby skorzystać z omawianej usługi nie trzeba być klientem BRE Banku.

Jak informuje nas dyrektor Dariusz Nalepa, czas uruchomienia usługi od momentu podpisania z bankiem odpowiedniej umowy, jest uzależniony od rodzaju wdrażanego produktu. Procedura uruchomienia usługi nie jest długa. W przypadku BRE Collect jest to jeden dzień. Kiedy umowa dotyczy BRE Mass Collect będzie to do trzech tygodni, a przy BRE Mass Collect Plus do 20 dni roboczych. W każdym przypadku wymagane jest spotkanie z doradcą, ustalenie warunków umowy i jej podpisanie.

Dariusz Nalepa podkreśla, że usługi związane z identyfikacją należności, rozwiązują problemy jakie niesie brak jednolitego standardu w zakresie opisywania płatności oraz stosowania różnych metod ich realizacji. Takie rozwiązania, mogą radykalnie zmniejszyć koszty zarządzania należnościami w firmie, poprawić skuteczność spływu płatności i identyfikacji faktur, co w znaczący sposób wpływa na wynik finansowy firmy.

W listopadzie 2010 BRE Bank odebrał nagrody aż w pięciu kategoriach konkursu "World''s Best Internet Banks" organizowanego przez międzynarodowy magazyn Global Finance. Zwycięstwo w kategorii "Najlepszy Korporacyjny Bank Internetowy w Europie Środkowo - Wschodniej 2010 '' BRE Bank zawdzięcza m.in. platformie iBRE.

@RY1@i02/2010/245/i02.2010.245.050.002a.001.jpg@RY2@

Dariusz Styczek