Średniej wielkości imprezy stanowią 70 proc. wszystkich konferencji

Tylko w 2008 r. powstało 118 nowych obiektów hotelowych. Wzrost inwestycji w rozbudowę bazy konferencyjnej jest pochodną uznania turystyki biznesowej za jeden z najbardziej dochodowych elementów działalności hotelarskiej. Wg danych Instytutu Turystyki organizacja konferencji, spotkań motywacyjnych (incentives) i podróży służbowych stanowi już 30 proc. całego ruchu turystycznego. Całkowity koszt poniesiony na tego rodzaju wyjazdy to ponad 10 mld zł w skali roku. Jednak mimo dynamicznego rozwoju turystyki biznesowej infrastruktura hotelowa w Polsce wciąż jest daleka od przyzwoitego, europejskiego poziomu.

W większości krajów zachodniej Europy na 10 tys. mieszkańców przypada ponad 400 miejsc noclegowych w hotelach - w Polsce tylko 40. Oznacza to, że polskie hotele oferują 10 razy mniej miejsc noclegowych na jednego mieszkańca, niż kraje zachodniej Europy. Ponadto, większość hoteli o wysokim standardzie skupiona jest w największych aglomeracjach miejskich. Dużo trudniej znaleźć dobre miejsce i odpowiednie warunki do zorganizowania konferencji poza miastem.

Obok infrastruktury hotelowej niemały wpływ na kondycję branży wyjazdów biznesowych w Polsce mają trendy i potrzeby samych zainteresowanych, czyli pracowników i pracodawców. Już od niepamiętnych czasów zakłady pracy organizowały wyjazdy dla swoich pracowników. Takie praktyki ugruntowały w świadomości pracodawców potrzebę organizacji spotkań firmowych i wytworzyły popyt na nowe usługi hotelarstwa. Dlatego obecnie firmy odchodzą od organizowania "wyjazdów na grzyby". Za to coraz chętniej decydują się na wyjazdy motywacyjne lub integracyjne, budowanie zespołu (team building), pikniki firmowe itp. Z kolei ta tendencja skłania hotelarzy do udoskonalania swojej oferty i przystosowania jej także do potrzeb klientów instytucjonalnych.

Badania branży hotelarskiej w Polsce dowodzą, że wciąż trudno o obiekty przystosowane do organizacji konferencji, zwłaszcza poza dużymi aglomeracjami miejskimi. Wprawdzie w województwach mazowieckim, małopolskim, pomorskim i śląskim nie powinno być problemów ze znalezieniem takich obiektów. Jednak w pozostałych regionach Polski sytuacja jest gorsza. Ośrodki przeznaczone na cele konferencyjne są przygotowane do przyjęcia małych i średnich spotkań. Dobrze odpowiadają one rynkowemu popytowi, gdyż imprezy organizowane do stu osób stanowią 70 proc. wszystkich konferencji.

Konferencje to nie tylko hotel z odpowiednim zapleczem. Dla rozwoju branży potrzebne są też dogodne trasy dojazdowe, odpowiednie wyposażenie techniczne obiektów i dostęp do specjalistycznych usług (pomoc tłumacza, techników, specjalistów od nagłośnienia i oświetlenia itp.). Ośrodki konferencyjne powinny zapewnić swoim gościom wartości dodane, które nie można ograniczać do Internetu i TV. Nie bez znaczenia jest wygodny nocleg, smaczna kuchnia, profesjonalna obsługa, a także dostęp do basenu, boisk, kortów, czy innych obiektów sportowych, do SPA&Wellness itp. Ogromnym atutem jest połączenie w jednym miejscu infrastruktury biznesowej z rekreacją.

- Miejsca z dala od zgiełku miasta są dla osób pracujących na co dzień w zatłoczonych aglomeracjach wielką atrakcją. Często sam kontakt z naturą jest dla naszych gości najlepszym punktem programu wyjazdu firmowego - podkreśla Urszula Orpik, dyrektor mazurskiego SPA Siedlisko Morena.

Z badań wynika, że ponad 30 proc. uczestników konferencji chętnie bierze udział w aktywnych imprezach firmowych, np. spływie kajakowym. Nic dziwnego, że na rynku szybko rośnie liczba firm oferujących organizację niestandardowych imprez integracyjnych. Wybór jest szeroki, np. zmagania agentów tajnych wywiadów, poszukiwacze złota, zawody sportowe wzorowane na starożytnych olimpiadach, czy ekstremalne eskapady. Zarówno wyprawy do dziewiczych zakątków Polski, jak i zagraniczne podróże cieszą się dużym powodzeniem, np. wyjazdy w głąb jaskiń.

Paweł Szaruga