Organizacja eventu firmowego w hotelu

Z informacji podawanych przez Instytut Turystyki wynika, że konferencje, kongresy, podróże w interesach czy spotkania motywacyjne określane mianem incentive travel, stanowią już około jednej trzeciej wszystkich pobytów turystycznych. Polskie firmy wydają ponad 10 mld zł rocznie na podróże i pobyty o charakterze biznesowym.

Największe polskie miasta, takie jak Warszawa, Wrocław, Poznań czy Kraków, oferują klientom dużą różnorodność obiektów konferencyjnych. Jeżeli firma planuje konferencję lub szkolenie w kameralnym obiekcie położonym poza miastem, wybór nie jest już tak szeroki.

- Organizatorzy wyjazdów firmowych poszukują najczęściej hoteli przygotowanych na przyjęcie grup średniej wielkości. Dużym zainteresowaniem firm cieszą się obiekty historyczne o niepowtarzalnej atmosferze. Odrestaurowane pałace i zamki, z wnętrzami wyposażonymi w nowoczesny sprzęt konferencyjny są coraz chętniej odwiedzane przez klientów korporacyjnych - mówi Grażyna Szwarc-Kobryń, kierownik hotelu Młyn Klekotki resort & spa, zlokalizowanego na Warmii w zabytkowym młynie z XVII wieku.

Jej zdaniem wybór odpowiedniej lokalizacji jest niezwykle istotny. Hotel położony w ustronnym miejscu na strzeżonym, ogrodzonym terenie pozwoli uciec od zgiełku i tłumu, charakteryzujących największe miasta.

- Rozmieszczenie apartamentów oraz pokoi gościnnych w mniejszych budynkach, a także dyskretna obsługa sprawiają, że uczestnicy wyjazdu firmowego mogą na nim rzeczywiście odpocząć i czuć się swobodniej - uważa Grażyna Szwarc - Kobryń.

Zgodnie z ideą "work and life balance" klienci biznesowi powinni mieć możliwość odpoczynku i relaksu po pracy. Pod tym kątem oferta polskich hoteli wyższego standardu z szerokim wachlarzem usług Spa&Wellness nie odbiega znacząco od poziomu zagranicznych obiektów''.

- Organizatorzy wyjazdów firmowych oczekują od hoteli dużej elastyczności pod względem oferty cenowej oraz zapewnienia gościom dodatkowych atrakcji. Aby podczas wyjazdu firmowego udało się zbudować trwały i efektywny zespół, jego przebieg i scenariusz powinien być jak najlepiej dopasowany do potrzeb uczestników, dlatego propozycja dodatkowych zajęć oferowanych przez hotel musi być zróżnicowana. Dzięki nim imprezy team buildingowe zaowocują trwałym i skutecznym wzmocnieniem zespołu - twierdzi Grażyna Szwarc-Kobryń.

Wzrasta również popularność szkoleń outdoorowych, które łączą intensywne zajęcia w terenie z tradycyjnym szkoleniem merytorycznym w sali konferencyjnej. Ich organizatorzy poszukują hoteli zlokalizowanych w miejscu spełniającym określone wymagania.

-Rozległy teren wokół kompleksu hotelowego, las, jezioro czy rzeka oraz ciekawe obiekty turystyczne znajdujące się w okolicy umożliwiają organizację w trakcie spotkania firmowego dodatkowych atrakcji - zwraca uwagę Grażyna Szwarc-Kobryń. Hotel powinien oczywiście zapewnić również odpowiednie wyposażenie techniczne sal konferencyjnych, takie jak flipcharty, rzutniki, projektory multimedialne, czy nagłośnienie.

ROB