Bezpieczeństwo dokumentów i danych firmy - efekt współpracy z profesjonalnym Archiwum

Każda firma w trakcie swojego istnienia wytwarza dokumentację. Archiwizacja dokumentów zaczyna się od momentu, kiedy dokument otrzyma formę prawną. W tym momencie każda firma powinna zakwalifikować dokument do odpowiedniej klasy zgodnej z ustawą kancelaryjną lub wewnętrzną procedurą archiwizacji. Obowiązek ten nakładają na firmy przepisy prawne. W zależności od rodzajów dokumentów okres przechowywania jest różny np.: dokumenty kadrowe - wszystkie, które potrzebne będą ZUS-owi do ustalenia wysokości emerytury bądź renty pracownika muszą być archiwizowane przez okres 50-ciu lat od końca roku, w którym wygasł stosunek o pracę. Natomiast dokumentację finansową należy przechowywać 5 lub 10 lat, a inne dokumenty spółki przez nawet 25 lat. Wszystkie firmy handlowe, małe, średnie po supermarkety tworzą rolki kasowe, które muszą być również przechowywane. OSG Polska archiwizuje wszelkiego rodzaju dokumentację papierową, jak i elektroniczną. Od 11-stu lat zarządzamy dokumentacją w Polsce, a od ponad 40-stu na rynkach międzynarodowych. Klientami naszymi są firmy takie jak kancelarie prawne, przychodnie medyczne, gabinety dentystyczne, szpitale, jak również firmy, które rozproszone są na terenie całej Polski - koncerny paliwowe i energetyczne oraz sieci marketów. Miesięcznie odbieramy dokumenty z ok. 6 tys. placówek w całym kraju przewożąc je do skanowania lub przechowywania.

Oczywiście, że tańsze, bardziej bezpieczne oraz komfortowe. Średni wydatek na szafę na dokumenty pozwala przechowywać je w bezpiecznym archiwum OSG przez ponad 10 lat, czyli dwa razy dłużej niż ustawowy okres przechowywania. A przy tym bezpieczeństwo jest na poziomie wymaganym przez instytucje takie jak Komisja Nadzoru Finansowego, Główny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych, Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych czy Urząd Marszałkowski. Zgodnie z różnymi analizami prawie 25 proc. czasu tracimy na poszukiwanie informacji. Jak przeliczymy oszczędny zwrot to okaże się, że zarabiamy na outsourcingu.

Błyskawiczny dostęp do informacji, profesjonalne zabezpieczenia, elastyczna struktura cenowa. Błyskawiczny dostęp do informacji - 24 godziny na dobę klient może przeszukiwać informacje o dokumentach w i-Archiwum. Klient chcąc zobaczyć archiwizowany dokument lub przedstawić Urzędowi Skarbowemu zamawia go lub od razu ogląda w e-Archiwum jego zeskanowywany obraz. Jeżeli dokumenty nie zostały zeskanowane, klient OSG na żądanie może zeskanować dowolną ilość dokumentów znajdujących się w naszym archiwum. Śledzenie każdego dokumentu pozwala na kontrolę dostępu pracowników do dokumentacji.

Zabezpieczenia, system zarządzania, procedury bezpieczeństwa. Pamiętajmy, że dokumenty naszej firmy, to najbardziej wartościowy zasób, ponieważ dokumentują jej działanie. Wyobraźmy sobie, że firma traci wszystkie umowy ze swoimi klientami i wszystkie wystawione faktury. W tej sytuacji nie może w sądzie udowodnić, że klient nie zapłacił. Po utracie dokumentów i danych straty szacuje się na około 80 proc., co powoduje, że firma zamyka się ciągu jednego roku. Dlatego też powierzając swoje dokumenty profesjonalnemu archiwum mamy pewność, co do ich bezpieczeństwa, a przede wszystkim niezawodnego do nich dostępu i pełnej nad nimi kontroli. Przy wyborze odpowiedniego dostawcy powinniśmy kierować się nie tylko ceną, ale poziomem świadczonych usług. Musimy wiedzieć, jakie doświadczenie ma nasz przyszły outsourcer oraz czy przestrzega wszystkich przepisów dotyczących archiwizacji. Powinien zapewnić idealne warunki archiwizacji dokumentów, standaryzację usług i regularne raporty o stanie archiwizacji, a także być wyczulony na potrzeby klienta. Jeżeli firma dba o swoje standardy poziom świadczonych usług jest wyższy.

Archiwa OSG są nowoczesne, objęte ochroną przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Do tego celu służą kamery CCTV, zaawansowane systemy alarmowe oraz surowe procedury bezpieczeństwa. Serwery, na których przechowywane są kopie danych klientów, umieszczone zostały w specjalnie monitorowanych pomieszczeniach oraz druga kopia w profesjonalnym Centrum Danych. Do znakowania akt używamy anonimowych kodów kreskowych, co umożliwia automatyczne śledzenie dokumentu. Randomizacja rozmieszczenia dokumentów w archiwum OSG dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo powierzonych zasobów. Procesy dostarczania oraz obioru dokumentów od klienta określają specjalne procedury bezpieczeństwa. Usługa ta obejmuje również kopie zapasowe oraz dokumenty przeznaczone do poufnego niszczenia. Dokumenty brakowane są pod ścisłą kontrolą OSG, a klient otrzymuje certyfikat zniszczenia.

Zarządzamy dokumentacją papierową, elektroniczną i danymi z serwerów firm. Dlatego też podzieliliśmy nasze usługi na trzy archiwa: i-Archiwum - przechowywanie dokumentów papierowych z dostępem online za pomocą konsoli www, e-Archiwum - digitalizacja dokumentów papierowych, przechowywanie skanów z dostępem online do obrazów elektronicznych oraz IT-Archiwum - backup danych online czyli tworzenie i przechowywanie kopii zapasowych stacji roboczych i serwerów. Pakiet 3 archiwów gwarantuje zabezpieczenie dokumentów papierowych, elektronicznych i danych firmy. Kompleksowo zabezpieczone są aktywa firmy. Dodatkowo w przypadku firm, które przekazują nam dokumentację pracowniczą, przygotowujemy zaświadczenia oraz RP-7. Wystawiliśmy kilka milionów tych zaświadczeń, zostawiając wszystkich innych w tyle.

Tak, nie tylko może, ale i powinno. Takiego biura życzylibyśmy sobie wszyscy, z pustym biurkiem i laptopem na nim. Większość firm i instytucji może jak najbardziej tak działać. Bardzo usprawniłoby to ich pracę. Z badań wynika, że w biurach ponad 45 proc. czasu każdego dnia tracone jest na poszukiwanie potrzebnego dokumentu. Statystycznie aż 5 dni potrzebujemy na zebranie informacji i dokumentów potrzebnych do realizacji danego zadania. Rocznie w biurach przedsiębiorstw ginie 6 proc. dokumentów. A moglibyśmy wszystko robić nie wstając zza biurka... Niektórzy nasi klienci oddają do nas swoje dokumenty w ogóle ich nie widząc. Proszę sobie wyobrazić, że obsługujemy największe firmy telefonii komórkowej w Europie środkowej i wschodniej i wszystkie umowy zawarte przez operatora z klientem od razu po podpisaniu w punkcie sprzedaży trafiają do OSG i to w 12 strefach czasowych.

Już teraz w archiwum OSG jest ponad 250 milionów takich umów. Klient ogląda tylko obraz dokumentu, a biurko ma czyste.

Klient decydując się tylko na i-Archiwum, czyli na przechowywanie dokumentów w naszym archiwum, przede wszystkim otrzymuje "pakiet" w postaci bezpieczeństwa i pełnej kontroli nad swoimi dokumentami. Dostęp online 24 godziny na dobę z dowolnego miejsca umożliwia zamawianie oryginałów potrzebnych dokumentów lub odbiór dokumentów od klienta. Klient nie ponosi kosztów związanych z utrzymaniem personelu i wydatków na prowadzenie archiwum w biurze. Rozszerzając zakres usług o e-Archiwum klient otrzymuje jeszcze szybszą możliwość dostępu do dokumentów poprzez oglądanie ich obrazów elektronicznych. Daje mu to możliwość sięgania do skanów dokumentów zawsze i z dowolnego miejsca, a także sprawność zarządzania archiwum podczas zmian kadrowych lub pod nieobecność odpowiedzialnej za nie osoby. Zaletą jest szybkie i bezbłędne odnajdywanie danych z dowolnego okresu. Natomiast IT-Archiwum (backup danych online) to najbardziej nowoczesny element dla planu usuwania skutków awarii (DR). Jest łatwiejszy w obsłudze, szybszy, bardziej bezpieczny i ekonomiczny niż tradycyjne metody tworzenia backupów na taśmach lub płytach. Pozwala nam z góry ustawić harmonogram tworzenia backupów oraz okres ich przechowywania. System ten wykorzystuje zaawansowaną technologię kompresji i deduplikacji danych, dzięki czemu zyskujemy na wydajności.

Niestety nie. Problemy z interpretacją ustaw dotyczących dokumentacji administracji publicznej, gdzie może nie ma wprost zakazu, ale jednak administracja publiczna nie ma jasnych wskazówek, że możliwe jest korzystanie z archiwów zewnętrznych. Powoduje to, że nadal tworzone są archiwa w urzędach i instytucjach. Podczas gdy Art. 6 ustawy Prawo bankowe szczegółowo i jasno określa warunki archiwizowania dokumentów bankowych na zewnątrz.

@RY1@i02/2011/062/i02.2011.062.050.0009.001.jpg@RY2@

@RY1@i02/2011/062/i02.2011.062.050.0009.002.jpg@RY2@

@RY1@i02/2011/062/i02.2011.062.050.0009.003.jpg@RY2@

Krzysztof Bobrowski

Rozmawiał Cezary Warda