Upowszechnianie standardów zagwarantuje jakość usług

W obowiązującej w Polsce urzędowej klasyfikacji zawodów i specjalności funkcją najbardziej zbliżoną pod względem kompetencji do organizatora imprez turystyki biznesowej jest "organizator turystyki i dyscyplin pokrewnych". Wśród jego obowiązków jest planowanie trasy podróży i dokonywanie rezerwacji w hotelach dla klientów, organizowanie lub sprzedaż pełnych grupowych wyjazdów służbowych lub urlopowych. W zakresie ich zadań pozostaje również zbieranie informacji o dostępności, kosztach, różnych typach transportu i zakwaterowania, dostosowanych do określonych wymagań klientów oraz prowadzenie doradztwa w tym zakresie. Ponadto tego rodzaju profesjonalista musi znać taryfy i ceny biletów lotniczych, rozkłady jazdy, zasady rozliczania podróży i imprez, ceny usług hotelarskich i gastronomicznych. Powinien wykazywać się również zdolnościom negocjacyjnymi w kwestii przygotowania umów z kontrahentami, np. biurami podróży, liniami lotniczymi czy hotelami.

Polska klasyfikacja nie zna i nie wyszczególnia specjalności funkcjonującej na rozwiniętych rynkach. Chodzi o planistę i organizatora imprez turystyki biznesowej, który w krajach zachodnich określany jest jako planista spotkań i konferencji (meeting and convention planner), menedżer ds. obsługi konferencji lub menedżer ds. organizowania konferencji (convention services manager czy conference planning manager). Chodzi zarówno o samodzielny zawód, jak i o stanowisko spotykane w strukturach organizacyjnych korporacji i instytucji.

Do obowiązków tego typu specjalisty należy nadzorowanie i koordynacja działań niezbędnych do zorganizowania imprez konferencyjnych. Jego zadaniem jest też optymalizowanie budżetu - wydatków, jakie firma ponosi ona na realizację i obsługę podróży służbowych, spotkań, imprez i konferencji. Praca w tym zawodzie wymaga szczególnych predyspozycji - umiejętności słuchania, ale i jasnego wyrażania myśli, przemawiania, wyciągania wniosków, podejmowania decyzji, umiejętności współdziałania w zespole, zdolności organizatorskich i empatii. Kluczowe znaczenie dla efektywności jego pracy ma dostęp do aktualnych informacji o wydarzeniach branżowych; obiektach hotelowych, konferencyjnych, targowych, o usługodawcach potrzebnych do zorganizowania imprezy.

W minionym roku zaobserwowano spadek zapotrzebowania na usługi zewnętrznych, profesjonalnych organizatorów spotkań. Firmy i instytucje same podejmują się przygotowania imprez biznesowych. Zjawisko to ma wymiar globalny, co każe wiązać je ze światowym kryzysem finansowym. Z drugiej strony rynek spotkań i konferencji stale się poszerza, co jest efektem rozwoju narzędzi komunikacji elektronicznej oraz powstawania nowych grup zawodowych i specjalności zainteresowanych organizowaniem imprez we własnym gronie, np. lekarzy - specjalistów, czy pracowników naukowych.

W statutach podmiotów i stowarzyszeń branży MICE (meetings, incentive, conferences, events) widnieje postulat dążenia do profesjonalizacji zawodu organizatora spotkań biznesowych. Postuluje się też upowszechnianie standardów zawodowych tej specjalności, co ma zagwarantować wysoką jakość usług i zapobiegać nieuczciwej konkurencji. Temu ma służyć też opracowanie kodeksu etyki zawodowej.

W krajach zachodnich zawód organizatora spotkań jest silnie zinstytucjonalizowany. Świadczą o tym rozbudowane procedury certyfikacji profesji związanych z turystyką biznesową. W Polsce tego rodzaju zawody dopiero gruntują sobie pozycję na rynku. Jednocześnie pojawiają się inicjatywy wspierające ten proces. Międzynarodowe Stowarzyszenie Organizatorów Spotkań MPI Poland proponuje program edukacyjny dla specjalistów przemysłu spotkań. U jego kresu znajduje się certyfikat zawodowy, ale jego zdobycie zależy nie tylko od przejścia przewidzianej ścieżki edukacyjnej i zdobycie określonej wiedzy. Niezbędny jest tu także staż i odpowiednie doświadczenia pracy w branży turystyki biznesowej. Z kolei Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce (SKiKP) podkreśla potrzebę opracowania oraz wdrażania jednolitych, wysokich standardów świadczenia usług konferencyjnych i kongresowych.

Stowarzyszenie Branży Eventowej (SBE) kładzie natomiast nacisk na ugruntowanie i upowszechnienie w Polsce zawodu menedżera ds. organizacji eventów, stworzenie i wprowadzanie w życie kodeksu etyki zawodowej, wykształcenie wspólnych standardów działania dla zleceniodawców i organizatorów imprez oraz dla podwykonawców z branży turystyki biznesowej. Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel (SOIT) postuluje opracowanie i nadzór nad przestrzeganiem standardów jakościowych i etycznych organizacji zajmujących się organizowaniem podróży (incentive travel).

Jednym z przejawów instytucjonalizacji zawodu menedżera imprez biznesowych jest uruchomienie na studiach na kierunku turystyka biznesowa i pokrewnych. Rozwój tej branży powoduje wzrost zapotrzebowania na absolwentów kierunków związanych z turystyką biznesową. Wyższa Szkoła Ekonomiczno - Informatyczna w Warszawie jako jedna z pierwszych uczelni w Polsce uruchomiła studia na kierunku Turystyka Biznesowa. Studenci poznają tu zasady profesjonalnego zarządzania hotelami, biurami podróży, ośrodkami informacji turystycznej, a także uczą się koordynować prace związane z turystyką w administracji rządowej i samorządowej.

Realizacja edukacji na uczelniach ma specjalne wsparcie stowarzyszeń, np. SBE przyczyniło się do uruchomienia studiów podyplomowych "zarządzanie projektami eventowymi" w Wyższej Szkole Handlu i Prawa im. R. Łazarskiego w Warszawie; MPI Poland prowadzi program stypendialny, a SKiKP wspiera powstawanie nowych prac akademickich w zakresie turystyki biznesowej, ze względu na niedobór opracowań odnoszących się do tej tematyki.

Paweł Szaruga