Outsourcing alternatywą dla tradycyjnych zbiorów

Państwa firma oferuje archiwizację dokumentacji, m.in. zakładom opieki zdrowotnej. Co powinien zrobić podmiot, który jest zainteresowany taką usługą? Jaki jest jej koszt dla placówek medycznych?

Podmiot zainteresowany archiwizacją danych na zewnątrz powinien przede wszystkim wybrać doświadczonego i pewnego partnera. Należy się upewnić, czy posiada on archiwa w pełni przystosowane do przechowywania dokumentów papierowych. Dobrze jest, żeby podmiot poszukujący zewnętrznego archiwum wiedział, jak duży zasób chce przechowywać. Wychodząc naprzeciw potrzebom szpitali i placówek medycznych, które w swoich archiwach zgromadziły dużo dokumentów, nasza firma przygotowała specjalną ofertę, mającą na celu ograniczenie kosztów związanych z archiwizacją dokumentów w tych placówkach. Średni koszt usługi jest miesięcznie kilkanaście razy niższy niż prowadzenie i utrzymanie własnego archiwum. Jest to możliwe, ponieważ dysponujemy tanią, a jednocześnie specjalistyczną powierzchnią magazynową i posiadamy profesjonalistów do zarządzania dokumentacją. Jednocześnie wykorzystanie odpowiedniego systemu zarządzania dokumentacją pozwala skrócić czas na wyszukanie i udostępnienie jej pacjentom i minimalizuje koszty takiego procesu.

Jak wygląda dostęp podmiotu składającego dokumentację medyczną w zewnętrznym archiwum już po zawarciu umowy? Po jakim czasie można uzyskać dostęp do tych danych?

Dokumenty papierowe można zamawiać i wypożyczać od razu po przewiezieniu do archiwum, po zakończonym procesie katalogowania, często z dnia na dzień. Uprawnione osoby ze strony zleceniodawcy składają zamówienia, na podstawie których realizowane jest zlecenie np. udostępnienia oryginału dokumentu lub przesłania skanu dokumentu pocztą elektroniczną. Ponadto zawsze istnieje możliwość udostępnienia zasobu dokumentów na miejscu, w archiwum OSG. Warto dodać, że bardzo szybko i sprawnie udostępniamy wszelkie dokumenty na wypadek kontroli instytucji państwowych. Oznacza to, że podmiot, który powierzył nam swoje dane nie musi tracić czasu na kompletowanie dokumentów niezbędnych, np. dla urzędu skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy.

Czy dane te nie dostaną się w niepowołane ręce?

Nie ma takiej możliwości. Dokumenty przechowywane w bardzo dobrze zabezpieczonych archiwach System zarządzania jest oparty na najwyższych standardach bezpieczeństwa zarządzania dokumentacją. Śledzimy każdy ruch dokumentu. Rejestrowane są wszystkie zdarzenia związane z wypożyczeniem, zwrotem i odbiorem dokumentacji, w szczególności data wypożyczenia i zwrotu dokumentu, osoba wypożyczająca i zwracająca. Obiekty wyposażone są w system całodobowego monitoringu oraz ochrony. Dokumenty przechowujemy w jednakowych pudłach oznaczonych kodami kreskowymi, więc nie ma szansy, aby jakiejś przypadkowej osobie udało się odnaleźć konkretny materiał. Ponadto stosowany system randomizacji nie pozwala na odłożenie wyjętego pudła w to samo miejsce, co też utrudnia osobom niepowołanym dostęp do zasobów. To dodatkowe zabezpieczenia, bo praktycznie nie ma możliwości, aby ktokolwiek nieuprawniony pojawił się na terenie archiwum. Same pomieszczenia archiwum są wyposażone w regały wysokiego składowania oraz wszystkie urządzenia konieczne do funkcjonowania nowoczesnego archiwum, gwarantującego zarówno właściwą temperaturę, jak i wilgotność.

Jak dużym zainteresowaniem ZOZ-ów cieszy się taka usługa?

W związku z nowelizacją ustawy o prawach pacjenta i rzeczniku praw pacjenta, w której wszystkie placówki medyczne zobowiązano od 1 sierpnia 2014 r. do przejścia na elektroniczną dokumentację medyczną, zainteresowanie jest coraz większe. Już współpracujemy z kilkoma szpitalami oraz przychodniami na terenie Polski, które bardzo chwalą sobie takie rozwiązanie. Oczywiście prowadzone są też rozmowy z kolejnymi. Znamienne jest, że część szpitali przekształcających się w spółki prawa handlowego decyduje się na outsourcing archiwum właśnie ze względu na konieczność ograniczenia kosztów.

@RY1@i02/2012/241/i02.2012.241.08800070c.802.jpg@RY2@

Jolanta Augustyniak dyrektor generalny OSG na Europę Środkowo-Wschodnią

Rozmawiała Elżbieta Pawluk vel Kiryczuk