W organizacji konferencji coraz ważniejsze są innowacje

Wraz z rozwojem serwisów internetowych do zamawiania miejsc rośnie zainteresowanie dokonywaniem rezerwacji online. Turyści biznesowi mogą obecnie zorganizować wyjazd na konferencje nawet do odległego miejsca bez konieczności wychodzenia z biura. Mało tego - mogą sprawdzać i porównywać setki ofert na ekranie komputera i za pomocą kilku kliknięć. Mają o tyle ułatwione zadanie, że z pomocą przychodzą im nie tylko internetowi pośrednicy w rezerwowaniu miejsc, lecz także same ośrodki konferencyjne. Te ostatnie, chcąc wyjść naprzeciw potrzebom rynku, uruchamiają w internecie różnego rodzaju działania marketingowe, a zainteresowanych przekonują do siebie bogatą ofertą różnego typu narzędzi technologicznych udostępnianych podczas imprezy.

- Konferencja powinna być dla jej uczestników przyjemnością, a nie stresującym obowiązkiem. Dlatego takie hotele jak nasz stawiają na kompleksową obsługę gości, np. w ciągu maksymalnie 24 godzin sprawdzają dostępność terminu i przygotowują odpowiednią ofertę. Potrafią szybko dostosować sale do różnego typu spotkań, zapewniają dostęp do internetu, mają najważniejsze urządzenia multimedialne. Do każdego spotkania typują koordynatora, który zapewnia uczestnikom wsparcie od początku do samego końca konferencji - mówi Dariusz Mika, zastępca dyrektora generalnego hotelu Warszawianka w Serocku koło Warszawy.

Nowinki i tradycja

Stosowanie różnych rozwiązań technologicznych zmienia i udoskonala same konferencje. Organizatorzy sięgają po nie, bo na wyjazdach, szkoleniach i kongresach coraz częściej pojawiają się przedstawiciele pokolenia Y. Ich obecność nie pozostaje bez wpływu na całą branżę. Generacja Y to uczestnicy reprezentujący szczególne wymagania. W związku z tym, że od dzieciństwa obcowali z nowymi technologiami, oczekują, że będzie istniała możliwość korzystania z nich również podczas imprez z ich udziałem. Z drugiej strony właśnie oni bardziej niż inni potrafią w pełni docenić technologiczne dostępne wyposażenie.

- Techniki komunikacji się zmieniają. Jak dotąd bezpośrednie spotkania wzbogaciliśmy o telegraf, telefon, telefaks, a w ostatnich dziesięcioleciach o internet umożliwiający wideokonferencje, w tym przy użyciu przenośnych komputerów czy wręcz telefonów - mówi Sławomir Wróblewski, sekretarz generalny Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce. - Zmieniają się warunki i sposoby naszego komunikowania się, ale istota spotkań nie uległa zmianie. Nic nie zastąpi bezpośredniego spotkania i rozmowy między zainteresowanymi osobami. To jest niezmiennie najlepsza metoda komunikacji - bezpośrednie spotkanie twarzą w twarz i zachodzący wtedy kontakt, zarówno werbalny jak i niewerbalny - podkreśla.

Rola social mediów

Nowe technologie pojawiają się na każdym etapie organizowania konferencji. Inicjatorzy spotkań sięgają po nie, by zaoszczędzić czas, nakład pracy i zredukować wydatki oraz zwiększyć moc oddziaływania planowanej imprezy na zainteresowanych - potencjalnych uczestników. Na etapie przygotowania główną rolę odgrywają te narzędzia, które pomagają uczestnikom poznać się i zbudować podstawowe więzi oraz zrealizować działania marketingowe na rzecz imprezy.

- W użyciu są klasyczne e-maile i SMS-y. Coraz chętniej i z rosnącą skutecznością stosowane są narzędzia związane z mediami społecznościowymi - wskazuje Tobias Beresford, założyciel Leaderboarded. - Z pomocą e-maili rozsyła się informacje i zaproszenia, ale dziś to samo można przecież zrobić korzystając z mediów społecznościowych, np. Twitter jest coraz bardziej popularnym narzędziem do rozpowszechniania nowych informacji, ale także do utrzymywania kontaktów z potencjalnymi klientami i partnerami. Trudno nie przyznać racji stwierdzeniu, że najpopularniejsze media społecznościowe odgrywają coraz bardziej istotną rolę w przemyśle spotkań - podkreśla.

Z pośrednikiem taniej

Bardzo popularne wśród organizatorów konferencji są zdalne systemy rejestracji uczestników. Jednak, by móc rejestrować uczestników, trzeba ich najpierw znaleźć. W tym zakresie hotele i ośrodki konferencyjne chętnie współpracują z pośrednikami, którzy również posługują się narzędziami do zdalnego rezerwowania miejsc. Serwisy rezerwacji zarabiają na prowizjach, które pobierają od każdej imprezy zakontraktowanej z ich pomocą do realizacji w określonym miejscu. Jednak klienci grupowi, którzy regularnie korzystają z usług pośrednictwa rezerwowania miejsc w hotelach i centrach konferencyjnych, mogą nawet liczyć na zwolnienie z konieczności poniesienia takich kosztów. Im pośrednicy oferują całkowitą bezpłatność swoich usług, co oznacza, że rozliczają się oni bezpośrednio z wybranym hotelem i - jeśli jest taka potrzeba - podpisują z nim umowę.

Współpraca z wyspecjalizowanym pośrednikiem jest opłacalna. Dlaczego? Bo może on przedstawiać ofertę hotelu, dotąd nieznanego, który doskonale spełnia oczekiwania zamawiającego. Wystarczy wysłać do niego e-maila z prośbą o przedstawienie ofert w związku z planowaną konferencją, która odbędzie się w określonym terminie i dla danej liczby uczestników. W ciągu 1-2 dni roboczych pośrednik odeśle w odpowiedzi szczegółowe zestawienie ofert. Wybór tej najlepszej to jedyne, co musi wtedy zrobić zamawiający.

Krzysztof Polak