Decyzji nie należy podejmować pochopnie

Rosnąca konkurencja w każdej branży prowadzi do tego, że firmy muszą walczyć o swoje miejsce na rynku i przyciągnięcie klientów. A ci stawiają na marki, z którymi się identyfikują. Oznacza to, że w dużej mierze wizerunek firmy przekłada się na jej sukces finansowy i popularność. Dlatego jego kreowanie należy powierzyć profesjonalistom. Zanim jednak podpiszemy umowę o obsługę public relations, należy zadecydować m.in. o formie współpracy, o tym, czy przedsiębiorca będzie korzystał z usług PR na stałe, czy do konkretnego projektu, a także o potrzebach i ambicjach firmy.

- Decyzja o tym, kogo wybierzemy do budowy wizerunku firmy, jest istotna, nie powinno się jej podejmować pochopnie. Zmiennych, które należy wziąć pod uwagę i przeanalizować, jest wiele. Najistotniejszą kwestią jest doświadczenie posiadane przez agencję PR, zwłaszcza w sektorze, w którym ma świadczyć usługi na rzecz konkretnego przedsiębiorcy. By owe doświadczenie zweryfikować, niezbędna jest analiza portfolio agencji, przyjrzenie się jej dokonaniom, w miarę możliwości - wysondowanie informacji na temat firmy. Warto dowiedzieć się jak najwięcej o ludziach, którzy tworzą zespół agencji PR - podpowiada Szymon Sikorski, prezes Polskiego Stowarzyszenia Public Relations, dyrektor Agencji Publicon.

Zakres kontraktu

Public relations (PR) to kompleksowa usługa polegająca na świadomych, przemyślanych i odpowiednio skierowanych działaniach. Zadanie specjalistów od PR jest takie, aby marka była właściwe postrzegania. W tym celu zajmują się informowaniem otoczenia o branży, działalności i charakterze firmy, o jej współpracownikach, a także o sukcesach, jakie odnosi na rynku i w jakim kierunku chce się rozwijać.

Przedsiębiorca może więc oczekiwać, że profesjonalny agent PR wypromuje jego markę dzięki m.in:

wprzygotowaniu materiałów prasowych, promocyjnych i informacyjnych (katalogów, ulotek),

wwspółpracy z mediami (wywiady, informacje o działalności firmy w prasie, radiu, telewizji, a także organizowanie konferencji prasowych),

wopracowaniu programów komunikacyjnych,

wanalizie działalności konkurencji,

wbudowaniu tożsamości firmy, czyli utrwalaniu jej w pamięci klientów,

wmonitoringowi rynku,

worganizacji imprez.

To wszystko, jak i inne zadania, których firma potrzebuje, powinno być jasno określone w umowie o obsługę PR.

Forma współpracy

Kiedy już przedsiębiorca postanowi zainwestować w wizerunek swojego przedsiębiorstwa, musi podjąć decyzję, czy skorzystać z usług agencji PR, freelancera czy zatrudnić specjalistę w swojej firmie. Trzeba też przy tym rozstrzygnąć, czy stawia się na pojedyńcze działania - takie jak promocja produktu - czy długofalową kompleksową obsługę i ile przedsiębiorca może w to zainwestować.

- Wszystko zależy od strategii firmy, która decyduje się na rozpoczęcie prowadzenia działań PR. Wielkość firmy - jako taka - nie ma znaczenia. Plusem wynikającym z zatrudnienia PR-owca w firmie na pewno jest to, że taka osoba pracuje wyłącznie dla agendy, która ją zatrudnia. Dzięki temu ma dogłębną wiedzę na temat produktów czy usług, nad komunikacją których czuwa, ma także bardziej zacieśnione relacje z dziennikarzami zajmującymi się tematyką dotyczącą profilu działalności firmy - wyjaśnia Szymon Sikorski.

Zauważa jednak, że specjalista PR na etacie ma też minusy. Zasadniczym jest swego rodzaju hermetyczność takiego stanowiska. Osoba, która pracuje dla jednej jedynej marki, po pewnym czasie siłą rzeczy stanie się zamknięta na inne możliwości czy świeże pomysły.

- Zatrudnienie zaś agencji PR, gdzie nad strategią i wdrażaniem rozwiązań pracuje zespół osób, jest rozwiązaniem gwarantującym ciągłą kreatywność. Taka opcja jest też nie bez znaczenia dla elastyczności kosztowej firmy. Umowę o współpracę z agencją można skonstruować tak, by przedsiębiorstwo nie musiało rezygnować z obsługi na wysokim poziomie nawet w gorszych finansowo okresach. Natomiast rezygnacja z pracownika na etacie zawsze pociąga za sobą poważne konsekwencje.

Warto zaznaczyć, że umowa o współpracy z freelancerem bądź agencją PR może być wrzucona w koszty uzyskania przychodu.

Ile trzeba zainwestować

Kolejnym ważnym elementem negocjacji na drodze do podpisania umowy z firmą PR bądź zatrudnienia pracownika w tym zakresie jest kwestia kosztów. Przedsiębiorca musi więc zadecydować, jaką sumę może na to przeznaczyć - i umówić się z agencją na formę rozliczania.

- Stawki są bardzo zróżnicowane. Z punktu widzenia zwrotu kosztów na inwestycję w postaci działań PR, efekty można dostrzec nie wcześniej niż po kwartale. Stawki same w sobie to przykładowo 10-25 proc. od wartości zlecenia w przypadku organizacji eventu, czy 20-30 tys. zł miesięcznie za kompleksową obsługę. Ale są to kwestie indywidualne dla każdego kontraktu - tłumaczy Szymon Sikorski.

Strony mogą także w umowie zapisać klauzule, zgodnie z którymi wysokość wynagrodzenia dla firmy PR będzie zależeć od efektów jej pracy.

Jednak w obsłudze PR (tak samo zresztą jak np. w branży prawniczej) zasady etyczne nie pozwalają na całkowite uzależnienie dochodów agenta od rezultatu jego pracy. Wynika to stąd, że efekt takiej pracy nie zawsze jest w pełni zależny jedynie od działań kontrahenta, a więc nie może on zapewnić zaistnienia pewnych faktów.

Uwaga

Większe firmy chetnie inwestują również w wewnętrzny PR. Polega on na budowaniu dobrej komunikacji wewnątrz firmy za pomocą wortali pracowniczych, intranetu, imprez i wyjazdów integracyjnych. Tu nacisk kładziony jest na stosunki między pracownikami, a nawet ich rodzinami oraz osobami współpracującymi

Wzór

zawarta w dniu ______ roku w ______________,

pomiędzy:

(1) ___________ z siedzibą w ____________ przy ulicy _____________,

wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w _________, ____ Wydział Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem _______, NIP___________, kapitał zakładowy _____________ zł,

reprezentowaną przez ________________________,

zwanym dalej "Usługodawcą",

a

(2) ____________ z siedzibą w ____________ przy ulicy _____________,

wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy __________,

___ Wydział Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS _______, NIP ________, kapitał zakładowy _____________ zł

reprezentowaną przez _________________,

bądź

____________ zamieszkałym w ____________ przy ulicy _____________,

prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą __________, wpisanym do ewidencji działalności gospodarczej pod nr ______, legitymującym się dowodem osobistym ________, NIP ________ , REGON _______,

reprezentowanym przez _________________,

zwanym dalej "Usługobiorcą",

§ 1. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia usług public relations powierzonych przez Usługobiorcę na warunkach określonych w umowie. Strony przyjmują, że "usługi public relations" oznaczają nawiązywanie i utrzymywanie korzystnych relacji z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym Usługobiorcy, a także działalność prowadzącą do uzyskania korzystnego wizerunku firmy Usługobiorcy i usług przez niego świadczonych.

§ 2. Usługodawca zobowiązuje się wykonywać umowę z należyta starannością, mając na uwadze dobro Usługobiorcy z uwzględnieniem zawodowego i profesjonalnego charakteru prowadzonej przez niego działalności.

§ 3. Usługobiorca zobowiązuje się udzielać Usługodawcy informacji niezbędnych do wykonania umowy.

§ 4. Usługodawca zobowiązuje się świadczyć wymienione usługi:

1. Doradztwo w obszarze bieżących zagadnień komunikacyjnych.

2. Opracowywanie strategii komunikacji, opiniowanie zagadnień i opracowywanie wariantów działań związanych z działalnością public relations.

3. Redagowanie tekstów i stron internetowych, przygotowywanie publikacji, materiałów dla dziennikarzy, a także materiałów do komunikacji społecznej.

4. Szkolenie osób wskazanych przez Usługobiorcę w zakresie kontaktów z mediami.

§ 5. Umowa zostaje zawarta na okres ________.

§ 6. Strony mogą rozwiązać umowę w formie pisemnej z zachowaniem miesięcznego terminu wypowiedzenia.

§ 7. Jeżeli jedna ze stron w sposób zawiniony naruszy istotne postanowienia umowy i mimo pisemnego wezwania przez drugą stronę nie usunie skutków naruszenia w wyznaczonym terminie albo nie zaprzestanie dalszego naruszania postanowień umowy, druga strona będzie uprawniona do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym. Za naruszenie istotnych warunków umowy uważane będą w szczególności: działanie na szkodę drugiej strony, nieterminowa realizacja prac przez Usługodawcę, nieterminowe dokonywanie rozliczeń przez Usługobiorcę.

§ 8. Od dnia wypowiedzenia Usługodawca nie podejmuje działań obciążających Usługobiorcę.

§ 9. Usługobiorca może zlecać Usługodawcy dodatkowe usługi, których zakres oraz wynagrodzenie będą uzgadniane przez strony w aneksach.

§ 10. 1. Miesięczne zryczałtowane wynagrodzenie Usługodawcy wynosi _________ zł. Zostanie ono powiększone o należny podatek od towarów i usług.

2. Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie faktury VAT wystawianej przez Usługodawcę ________ dnia każdego miesiąca. Usługobiorca będzie dokonywał płatności w terminie ____ dni od daty otrzymania faktury VAT przelewem na rachunek Usługodawcy.

3. W przypadku opóźnienia płatności Usługodawcy przysługuje uprawnienie do naliczenia odsetek zgodnie z przepisami.

§ 11. 1. Usłogobiorca nabywa autorskie prawa majątkowe do utworów powstałych w okresie świadczenia usług public relations, które obejmują m.in. hasła, slogany, koncepcje, scenariusze, logotypy, wzory po zapłacie miesięcznego wynagrodzenia.

2. Przeniesienie praw autorskich obejmuje wszystkie pola eksploatacji znane w chwili podpisania umowy.

§ 12. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść oraz zgodność z prawem informacji będących częścią prowadzonych działań public relations, które zostały przekazane przez Usługobiorcę.

§ 13. Usługodawca odpowiada za zwłokę w wykonaniu umowy, w szczególności za niewykonanie usług, jeżeli zwłoka została spowodowana z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy lub osób, za pomocą których wykonuje umowę.

W takim przypadku Usługobiorcy przysługuje kara umowna w wysokości _______.

§ 14. Usługodawca zobowiązuje się do zachowania poufności i wykorzystania wyłącznie dla celów umowy wszystkich informacji i materiałów o charakterze poufnym i nie udostępniania ich osobom trzecim.

§ 15. 1. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

3. W sprawach nieuregulowanych umową stosuje się przepisy kodeksu cywilnego i ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Usługodawca                                                                           Usługobiorca