W trudnych czasach firmy coraz częściej korzystają z pomocy Grup Doradczych

Szczególnie aktualne jest to w czasach kryzysu, kiedy zarząd wymaga od funkcji zasobów ludzkich lepszej, efektywniejszej kosztowo i bardziej nowatorskiej polityki personalnej, która wyróżniałaby firmę na rynku i powodowała, że przyciąganie i utrzymanie talentów jest łatwiejsze i mniej obciążające budżet firmy.

Menedżerowie HR poszukują inspiracji wszędzie, w czasopismach, u innych kolegów po fachu oraz na konferencjach i seminariach. W wielu przypadkach są to dość powierzchowne działania i często, z braku czasu i natłoku bieżących działań, zadowalamy się przyjęciem trochę ulepszonego rozwiązania, które już znamy.

Grupa Doradcza

Jednym ze skutecznych i nowatorskich sposobów wypracowywania rozwiązań jest powołanie do tego celu Grupy Doradczej. To interdyscyplinarny zespół, który jest złożony z osób o zróżnicowanych kompetencjach, specjalizacjach i doświadczeniu, którego celem jest wspólne opracowanie rozwiązania lub koncepcji. Zespół taki może być zarówno powołany z osób z wewnątrz firmy (np. z przedstawicieli innych funkcji biznesowych, ekspertów z różnych oddziałów lub grupy kapitałowej), jak i z udziałem zewnętrznych ekspertów. Ważne jest jednak, aby zabezpieczyć różnorodność poglądów, perspektyw i kompetencji, tak aby wypracowane rozwiązanie było maksymalnie dobre. Taka platforma jest superwehikułem nie tylko wypracowującym „najlepszą praktykę” (best practice) ale i „następną praktykę” (next practice), czyli nowe, jeszcze lepsze, a tym samym unikalne rozwiązanie.

Dla zapewnienia sukcesu Grupy Doradczej nie wystarczy jednak tylko doskonały zespół. Niezwykle ważny jest jeszcze proces, przez który przechodzi Grupa oraz struktura i metodologia wspólnej pracy.

Etapy pracy

Pierwszym i fundamentalnym etapem pracy Grupy jest wspólna analiza sytuacji lub problemu. Ma ona na celu możliwie najszersze zdefiniowanie kontekstu, w którym rozwiązanie będzie wdrażane, ze szczególnym uwzględnieniem czynników wspierających i blokujących czy to rozwiązanie problemu, czy wdrożenie nowej koncepcji. Dobrze jest poświęcić czas na analizę celów poszczególnych interesariuszy, w danej sytuacji czy problemie. Wejście w ich buty i zrozumienie pewnych reakcji czy zachowań, co może być kluczowe dla budowania nowego rozwiązania.

Następnym etapem, jeszcze przed tworzeniem nowego rozwiązania, jest przegląd praktyk rynkowych. Często pomijamy ten etap i po analizie (jeśli w ogóle znajdujemy na nią czas) od razu przechodzimy do tworzenia rozwiązania. Etap szukania inspiracji, podglądania innych firmy czy branż ma za zadanie ubogacić nasz warsztat i rozszerzyć nasze pole widzenia, często ograniczone do już znanych i wypróbowanych rozwiązań. Ważne jest jednak, aby ta inspiracja nastąpiła po analizie. Wtedy faktycznie jesteśmy w stanie „wyłapać” te rozwiązania, które być może będą możliwe do zastosowania przy tworzeniu rozwiązania.

Trzecim etapem jest tworzenie rozwiązania/koncepcji. Mamy już analizę, mamy inspirację, czas, więc możemy zabrać się do pracy twórczej. Rozwiązanie najlepiej tworzyć od ogółu do szczegółu – czyli od celów, ogólnego mechanizmu, procesu lub założeń koncepcji, do wypełniania każdego z nich szczegółami. Można tutaj wykorzystać również techniki kreatywne, np. „Transportera”, który „przeniesie” członków Grupy Doradczej w okres już po wielkim sukcesie rozwiązania i poprzez pytanie: pamiętacie, jak to zrobiliśmy, będziemy wspólnie dochodzić do szczegółów.

Ostatni etap dotyczy pracy nad planem wdrożeniem. Tutaj bardzo ważna jest analiza zwana przez nas „Analizą Adwokata Diabła”. Jest to wspólna praca nad podważeniem koncepcji lub rozwiązania, by znaleźć wszystkie jej słabe strony i je wyeliminować oraz przygotować się na takie ataki. Dodatkowo tutaj pracujemy nad Planem Komunikacji rozwiązania lub koncepcji, nad którą pracowaliśmy.

Długość poszczególnych etapów wspólnej pracy jest różna – od 0,5 dnia do 2 dni – w zależności od stopnia złożoności problemu lub zakresu koncepcji.

Korzyści

W ramach naszej firmy przeprowadziliśmy już kilka Grup Doradczych, gdzie wspólnie z klientami oraz grupą naszych ekspertów (dyrektorów personalnych), pracowaliśmy np. nad Programem Zarządzania Talentami. Najważniejszymi korzyściami postrzeganymi przez sponsorów Grupy było:

● unikalne spojrzenie na firmę i problem z wielu perspektyw, i przez pryzmat pogłębionej analizy, która ubogacała uczestników, nie tylko w obszarze problemu, ale często poza nim,

● jedyną metodologią była struktura sesji i metoda moderacji dyskusji – nie było więc „jedynej, słusznej” metody Zarządzania Talentami (często proponowanej przez firmy konsultingowe), co dało autentyczne dopasowanie stworzonego programu do potrzeb firmy i poczucie „szycia na miarę”

● dzięki Analizie Adwokata Diabła wyłapanie większości potencjalnych zagrożeń, a dzięki temu doskonałe przygotowanie do rozmów zarówno z Zarządem, jak i głównymi klientami,

● dzięki Planowi Komunikacji oraz propozycjami w zakresie „opakowania”, doskonałe przygotowanie również w zakresie marketingu Programu.