Wnioski zawierają mniej błędów formalnych, ale ciągle pojawiają się merytoryczne

Ostatnie cztery lata to kilkanaście tysięcy ocenionych projektów, a wnioski z tej oceny mogą posłużyć przedsiębiorcom w najbliższych latach. W trakcie wdrażania programów operacyjnych w latach 2004-2006 kilkakrotnie upraszczano procedury ubiegania się o środki finansowe z funduszy strukturalnych.

Poważny problem, jakim były błędy formalne zaraz po uruchomieniu pierwszych naborów ze starej perspektywy 2004-2006, wraz z wprowadzaniem zmian ułatwiających aplikowanie, stał się kwestią marginalną. W pierwszych naborach z powodów formalnych, a więc np. niekompletnej dokumentacji, braku oryginałów lub kopii, odpadała prawie 1/3 wniosków tymczasem w ostatnich naborach ponad 90 proc. wniosków było poprawnych formalnie. W nowych programach 2007 - 2013 istnieje możliwość uzupełniania braków formalnych wniosku, co więcej, w momencie składania wniosku wymagane są tylko podstawowe dokumenty a więc wniosek oraz biznesplan, natomiast większość załączników przedsiębiorca dołącza dopiero na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. Niemniej jednak nadal zdarzają się błędy formalne, których nie można uzupełnić i mogą być przyczyną odrzucenia wniosku. Takim błędem jest np. złożenie wniosku do innej instytucji niż wskazana w ogłoszeniu o konkursie oraz złożenie wniosku po terminie.

Nadal częstymi błędami formalnymi jest podpisanie wniosku przez nieuprawnioną osobę lub podpisanie wniosku przez niepełną reprezentację, w przypadku gdy do reprezentacji firmy uprawnione według dokumentu rejestrowego firmy są dwie lub więcej osób (np. prezes i członek zarządu łącznie). Najczęstszymi błędami formalnymi w pierwszych konkursach nowej perspektywy finansowej były: brak załączników w wersji papierowej lub/i elektronicznej, błędnie określony rodzaj działalności wg klasyfikacji PKD lub EKD; brak wypełnienia wszystkich wymaganych pól we wniosku o dofinansowanie. Mimo że są to wszystko błędy podlegające uzupełnieniu, należy jednak pamiętać, że przedsiębiorca zostaje wezwany do uzupełnienia braków w określonym terminie i jeśli tego terminu nie dotrzyma, wniosek będzie odrzucony na etapie oceny formalnej.

W ramach programu Innowacyjna Gospodarka wśród ekonomicznych i merytorycznych błędów do najważniejszych należało zbyt ogólnikowe ujęcie kosztów, co uniemożliwiało rzetelną ocenę ich zasadności. Ponadto brak spójności między planowanymi wydatkami oraz brak uzasadnienia dla poniesienia poszczególnych wydatków powodowały, że nie można było jednoznacznie wywnioskować, dlaczego planowane wydatki są konieczne do zrealizowania celu projektu. Szczególnie istotne jest uzasadnienie dotyczące zakupu nieruchomości. To zwykle są najbardziej kosztochłonne inwestycje dla przedsiębiorcy, jednak nie można wykorzystać dotacji do refundowania kosztu nabycia nieruchomości, jeśli nie istnieje ścisły związek między jej zakupem a osiągnięciem celu projektu. Sam zakup nieruchomości nie może być celem projektu, może służyć wyłącznie do osiągnięcia celów projektu. Bardzo częstym błędem wspólnym dla wielu działań są błędy we wskaźnikach projektu lub zupełny brak wskaźników. Tutaj wnioskodawcy mieli problemy z określeniem wartości bazowych oraz docelowych wskaźnika produktu i rezultatu, problemy z doborem właściwych wskaźników na poziomie produktu i rezultatu, a także zdarzały się sytuacje, gdzie nie widać było różnicy między wskaźnikiem produktu i rezultatu, co mogła wynikać z braku zrozumienia, co oznaczają poszczególne wskaźniki. Często wskaźniki opisane przez wnioskodawcę były niewspółmiernie niskie w stosunku do nakładów finansowych i okresu trwania projektu, co skutkowało niską oceną projektu. Bardzo ważne jest, aby opis projektu był spójny z zastosowanymi wskaźnikami oraz wartościami bazowymi i docelowymi. Niejednokrotnie z opisu projektu nie wynikało jednoznacznie, że zostaną osiągnięte wskazane w innej części projektu dane wskaźniki.

Natomiast w przypadku programu Kapitał Ludzki wysoki odsetek projektów, które nie przeszły pozytywnie oceny merytorycznej, spowodowany był niespełnieniem przez te projekty wymagań określonych przez kryteria merytoryczne oraz horyzontalne. Częstym błędem było niewystarczające uzasadnienie potrzeby realizacji projektu, brak wskazania konkretnych kwestii problemowych, które zostaną rozwiązane dzięki realizacji projektu oraz konstruowanie celów projektu w sposób uniemożliwiający zmierzenie ich osiągnięcia na koniec realizacji projektu. Projektodawcy zbyt szeroko definiowali grupy docelowe oraz nie wskazywali metod rekrutacji, co stawiało pod znakiem zapytania możliwość pozyskania zakładanej liczby uczestników szkoleń. Kolejnym błędem było niepowiązanie działań zaplanowanych do realizacji z celami projektu, działania nie stanowiły również odpowiedzi na problemy wskazane w uzasadnieniu potrzeby realizacji projektu. Opis działań był też zbyt ogólnikowy, zwłaszcza w odniesieniu do szkoleń. Nie podawano w tym zakresie wszystkich wymaganych informacji, często brak było również opisu metod prowadzenia szkoleń. Projektodawcy nie uwzględniali rezultatów miękkich lub były one niemierzalne, często rezultaty nie gwarantowały osiągnięcia założonego celu projektu. Doświadczenie projektodawców nie zawsze korespondowało z wielkością i złożonością przedstawionego projektu, a rola i zadania partnerów zaangażowanych w jego realizację nie były opisane. Częstym powodem negatywnej oceny wniosku był nieracjonalny i nieefektywny budżet, zawierający zbyt wysokie i niezasadne koszty. Najczęściej zawyżaną pozycją kosztową były wydatki związane z zarządzaniem i obsługą projektu.