Zharmonizować harmonogram z rozliczeniem

Na potrzeby tego artykułu rozdzielimy e-biznesowy projekt z Działania 8.1 lub 8.2 na dwa aspekty: proces informatycznej realizacji (projekt IT) oraz określony unijnymi wymogami harmonogram realizacji dofinansowanego projektu (projekt UE).

- Ze względu na specyfikę i dla maksymalnej efektywności, projekty IT dzielone są na etapy, które następują po sobie w ściśle określonej kolejności - tłumaczy Sebastian Błaszkiewicz, dyrektor handlowy tworzącej aplikacje internetowe firmy Empathy.

Kończenie ważnych etapów projektu IT potwierdzane jest podpisaniem protokołów zdawczo-odbiorczych. Do najczęściej wydzielanych etapów należą:

● Przygotowanie dokumentacji, mogącej obejmować analizę przedwdrożeniową;

● Prace graficzne, projektowanie interface''u;

● Prace programistyczne, zajmujące zwykle najwięcej czasu;

● Testy, wdrożenie i oddanie projektu.

Przygotowując wniosek o dofinansowanie, warto wiedzieć, że standardową praktyką jest powiązanie harmonogramu realizacji projektu z harmonogramem płatności. Podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego wiąże się więc z wystawieniem przez wykonawcę faktury za dany etap.

- Podział na etapy ma pozytywny wpływ na zleceniodawcę. Zwiększa bowiem jego zaangażowanie w projekt oraz motywuje do bieżącego monitorowania postępów prac - mówi Sebastian Błaszkiewicz.

Przy określaniu liczby i czasu trwania etapów projektu z Działań 8.1 i 8.2 wiele zależy od beneficjenta i złożoności projektu.

- Liczba etapów nie jest odgórnie narzucona - wyjaśnia Małgorzata Gerwel, specjalistka Działu Usług Doradczych spółki INFOR Training.

- Pojedynczy etap może trwać od dwóch do sześciu miesięcy, a jego kończenie powinno wiązać się z zamknięciem istotnego etapu prac, jak np. opracowanie specyfikacji technicznej lub uruchamianie kolejnych funkcjonalności - dodaje.

Po każdym etapie ma miejsce rozliczenie dofinansowania na podstawie zapłaconych faktur. Po prawidłowym rozliczeniu beneficjent otrzymuje zwrot części poniesionych kosztów. Zmiana terminów realizacji poszczególnych działań projektu określonych we wniosku o dofinansowanie wymaga jedynie poinformowania Regionalnej Instytucji Finansującej, o ile zmiana ta pozostaje bez wpływu na termin zakończenia realizacji całego projektu. W przypadku zmiany, która wpłynie na termin zakończenia projektu, konieczne jest aneksowanie umowy oraz przedstawienie terminu ostatecznego zakończenia.

Skoro zarówno założenia projektu IT, jak i harmonogramu rozliczania dofinansowania wydają się dosyć sztywne, to co zrobić, gdy pojawi się groźba opóźnień?

W praktyce zakończenie etapu unijnego projektu wiąże się z uregulowaniem odpowiednich faktur i rachunków. Warunkiem wystawienia faktury przez wykonawcę jest podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego. Do tego dokumentu można jednak wpisać uwagi nt. poprawek, które zostaną wprowadzone później.

Jeśli chodzi o spełnienie warunku oddawania kolejnych funkcjonalności, również istnieje rozwiązanie. Przy zachowaniu założenia, że aplikacja powinna być tworzona w odpowiedniej kolejności, możliwe jest jej uruchomienie w ograniczonym zakresie funkcjonalności. Coraz powszechniejszym rozwiązaniem jest uruchamianie aplikacji w tzw. wersji beta, czyli już działającej, ale jeszcze niefinalnej.

Szymon Szymczyk