Jak przestrzegać praw z licencji w firmie

Należy pamiętać, że sam nośnik w postaci płyty z programem nie jest wystarczającym dowodem legalności użytkowania programu komuterowego. Jest nią dodatkowo faktura (lub paragon) zakupu i karta rejestracyjna (licencja). To właśnie licencja określa, ile kopii programu można zainstalować w firmowych komputerach. Tutaj warto pamiętać, że każde wykonanie kopii programu ponad limit jest już traktowane jako piractwo komputerowe. Przykładowo jeżeli licencja pozwala na instalację oprogramowania w pięciu komputerach, a oprogramowanie zostało zainstalowane w 12 komputerach, to przedsiębiorca dopuszcza się 7 nielegalnych instalacji. Sprzedawana wersja może być także wersją OEM (original equipment manufacturer), czyli sprzedawaną z różnego rodzaju sprzętem, np. skanerem, aparatem lub z innym programem.

Właściciele większych firm nie są najczęściej w stanie osobiście kontrolować legalność software’u znajdującego się w komputerach swoich pracowników. Dlatego warto wyznaczyć osobę, które będzie za to odpowiedzialna. Jej zadaniem powinno być między innymi sprawdzanie zawartości służbowych komputerów, instalacja potrzebnego oprogramowania. Takiemu pracownikowi można powierzyć również sprawy zakupu oprogramowania zgodnie z zapotrzebowaniami firmy. Będzie on musiał zadbać o to, by oprogramowanie było kupowane tylko u autoryzowanych dystrybutorów i było dokładnie wykazane w fakturach.

Przedsiębiorcy, którzy chcą uniknąć naruszenia prawa oraz skontrolować całe oprogramowanie użytkowane w ich firmie, mogą ograniczyć się do uświadamiania pracowników i pobieżnego sprawdzenia komputerów. Lepiej jednak pójść dalej i przeprowadzać cykliczne kontrole oprogramowania, podliczając wszystkie komputery w firmie i sporządzając wykaz zainstalowanego oprogramowania. W firmach, gdzie rozbudowano system informatyczny, warto zdecydować się na audyt legalności. Pozwala on zbadać oprogramowanie stosowane w całej firmie, uporządkować sprawy licencji oraz wdrożyć bądź zmodyfikować odpowiednie procedury. Takie przeglądy można zlecić pracownikom niezależnych firm audytowych.

Pracodawcy, którzy chcą lepiej zabezpieczyć się przed instalowaniem nielegalnego oprogramowania przez swoich pracowników, mogą zawrzeć porozumienie co do odpowiedzialności związanej z korzystaniem ze służbowych komputerów. W jego treści należy wyraźnie wskazać, że pracodawca zabrania instalowania jakiegokolwiek oprogramowania bez upoważnienia pracodawcy. Dodatkowo powinno się tam znaleźć zastrzeżenie, że w razie kontroli w firmie i wykrycia nieprawidłowości związanych z zainstalowanym bez pozwolenia oprogramowaniem pracodawca ma możliwość zobowiązania pracownika do zwrotu odszkodowania, które musiał wypłacić w związku z naruszeniem praw autorskich.

adam.makosz@infor.pl

Ustawa z 26 czerwca 1974 - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).