Ostatnie przygotowania przed wdrożeniem

Czas realizacji projektu dofinansowanego z Działań 8.2 PO IG może wynieść maksymalnie dwa lata. Trudno przewidzieć wszystkie trudności, które mogą pojawić się w tak długim czasie. Dodatkowo harmonogram rozliczania dofinansowania jest dosyć sztywny.

Co więc robić, gdy pojawi się groźba opóźnień lub konieczne okaże się wprowadzenie zmian w projekcie?

W ubiegłym tygodniu wspomnieliśmy, że zakończenie etapu projektu wiąże się z rozliczeniem faktur. Warunkiem ich wystawienia przez wykonawcę jest zwykle podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego.

- Do tego dokumentu można wpisać uwagi dotyczące poprawek, które zostaną wprowadzone przez wykonawcę później - radzi Sebastian Błaszkiewicz z tworzącej systemy B2B firmy Empathy.

Możliwe jest także uruchomienie systemu w ograniczonym zakresie funkcji i skoncentrowanie się na tych kluczowych ze względu na umowę o dofinansowanie. Oba zabiegi ułatwiają dotrzymanie założonych terminów mimo trudności w realizacji projektu.

Rozbudowa funkcji systemu B2B jest dopuszczalna, jeśli podstawowe funkcje opisane we wniosku pozostaną zrealizowane.

- Zmiany nie mogą wygenerować dodatkowych kosztów. Jeśli tak się stanie, to nie mogą one zostać uznane jako koszty kwalifikowane - mówi Małgorzata Gerwel, specjalista działu usług doradczych firmy Infor Training.

Zmiany terminów kończenia etapów projektu wymagają aneksowania umowy o dofinansowanie. Każdą zmianę należy jednocześnie uzasadnić.

Niewielu potencjalnych beneficjentów Działania 8.2 zdaje sobie sprawę z wymogu kontynuowania działalności na podstawie systemu B2B przez trzy lata od zakończenia unijnego projektu. Za niespełnienie tego wymogu grozi konieczność zwrotu unijnego dofinansowania. W sumie cały projekt może trwać nawet pięć lat.

- W informatyce to naprawdę długo. Dla zachowania efektywności systemu wskazane jest jego ciągłe rozwijanie i dostosowywanie do zmieniających się warunków rynkowych - radzi Sebastian Błaszkiewicz.

Z tego powodu, decydując o technologiach, w których zostanie zrealizowany system B2B, warto wybierać rozwiązania sprawdzone. Dodatkowo, zastanawiając się nad wyborem wykonawcy, należy zdawać sobie sprawę, że większość firm tworzących oprogramowanie niechętnie przejmuje projekty rozpoczęte przez kogoś innego. Dlatego lepiej nie zakładać, że zmiana może nastąpić w trakcie trwania projektu.

Twórcy oprogramowania oferują na swoje realizacje gwarancje. Standardowe umowy zwykle nie zapewniają jednak krótkich czasów reakcji na mogące pojawiać się problemy.

Dobrze więc podpisać umowę, która określa warunki utrzymania systemu. Ustalenie odpowiednio krótkiego czasu reakcji jest ważne szczególnie w przypadku systemów, z których będzie korzystać wielu użytkowników - kilkudniowa awaria to wymierne straty finansowe i nadszarpnięte zaufanie kontrahentów. Przygotowując wniosek o dofinansowanie, należy zatem realistycznie określić koszty utrzymania systemu także po wdrożeniu.

Szymon Szymczyk