Planowanie harmonogramu projektu

W poprzednim tekście wymienione zostały najważniejsze kryteria formalne Działania 8.2 PO IG. Gdy mamy już pewność, że pomysł na projekt ma szanse otrzymać dofinansowanie, pora dokładnie zaplanować jego realizację.

Pisząc wniosek, należy pamiętać, że przebieg projektu może zostać skontrolowany w dowolnym momencie, począwszy od poinformowania o przyznaniu dofinansowania, aż do trzech lat od zamknięcia Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 - 2013. Kontroli podlega szczególnie realizacja założonych wskaźników produktu i rezultatu.

Podstawowymi produktami projektu z Działania 8.2 są:

● co najmniej jeden wdrożony system B2B,

● co najmniej trzy współpracujące przy jego pomocy przedsiębiorstwa,

● w projekcie liczba procesów biznesowych realizowanych poprzez ten system.

Ponadto we wniosku należy uwzględnić wszystkie inne policzalne produkty wynikające z działań i wydatków, np. stworzenie infrastruktury technicznej niezbędnej dla wdrożenia systemu B2B.

- Efekty wykorzystania wspomnianych produktów to rezultaty projektu, czyli wymierne korzyści, jakie powinny wystąpić u beneficjenta unijnej dotacji - wyjaśnia Sebastian Błaszkiewicz z tworzącej systemy B2B firmy Empathy. - Przykładami rezultatów z Działania 8.2 są np. skrócenie czasu realizacji zamówienia, liczba nowo zatrudnionych pracowników, czy wzrost udziału w rynku.

Określając te wskaźniki, wnioskujący powinien pamiętać, aby były one mierzalne i dobrane w zgodzie z zadeklarowanymi celami. Powinny również odnosić się do zmian w sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa i jego pozycji rynkowej, będących efektem wdrożenia systemu B2B.

Przejdźmy do najważniejszego, czyli pieniędzy, na które mogą liczyć beneficjenci Działania 8.2. Unijna dotacja może mieć dwie formy: refundacji wydatków i zaliczki połączonej z refundacją.

Wypłata kolejnych transz dofinansowania możliwa jest tylko po realizacji poprzednich etapów i po rozliczeniu ewentualnej zaliczki (może wynieść maksymalnie 30 proc. całej wartości dotacji).

- Wartość transz dofinansowania beneficjent określa samodzielnie w harmonogramie płatności. Dla płynności finansowej projektu ważne jest oczywiście odpowiednie zaplanowanie jego etapów: ich ilości, długości oraz zakresu prac - mówi Małgorzata Gerwel, specjalista Działu Usług Doradczych Infor Training.

Pojedynczy etap może trwać od 2 do 6 miesięcy, a jego kończenie powinno wiązać się z finalizacją ważnej części prac, np. stworzeniem specyfikacji technicznej lub uruchomieniem istotnych funkcji systemu. Rozliczenie dofinansowania następuje po określonych etapach i odbywa się na podstawie zapłaconych faktur. Wówczas dopiero przedsiębiorca otrzymuje refundację części poniesionych wydatków.

Jako że Działanie 8.2 dotyczy wdrażania systemów informatycznych, planując harmonogram płatności warto znać specyfikę realizacji projektów IT.

- Dla optymalnej efektywności projekty IT dzielone są na etapy, które następują po sobie w ściśle określonej kolejności - wyjaśnia Sebastian Błaszkiewicz z Empathy.

Najczęstsze etapy to:

● przygotowanie dokumentacji (obejmujące analizę przedwdrożeniową);

● projektowanie interfejsu;

●prace programistyczne (najbardziej czasochłonne);

● testy;

● wdrożenie i oddanie projektu.

Kończenie ważnych etapów potwierdzane jest przez podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego, co z kolei wiąże się zwykle z wystawieniem przez wykonawcę faktury za dany etap. Tym samym beneficjent Działania 8.2 zyskuje podstawę do rozliczenia dofinansowania.

@RY1@i02/2011/033/i02.2011.033.130.0003.001.jpg@RY2@

Fot. Edhar/Shutterstock com

Szymon Szymczyk