Sprawdź kontrahenta, zanim powierzysz mu pieniądze

Podobno najlepszym doradcą jest doświadczenie. Szkoda tylko, że zwykle przychodzi zbyt późno. Choć prawie każdy miał w przeszłości do czynienia z nierzetelnym kontrahentem, przedsiębiorcy wciąż nie mają nawyku sprawdzania przyszłego partnera biznesowego, ryzykując przy tym swoimi pieniędzmi. Minimalizowanie ryzyka powstawania przeterminowanych należności powinno stać się priorytetem na każdym etapie współpracy.

Podobnie jak w ruchu drogowym, zasada ograniczonego zaufania powinna być stale przestrzegana także przy podejmowaniu współpracy z nowym partnerem biznesowym. Mamy więc prawo oczekiwać, że nasz kontrahent zachowa się zgodnie z przyjętymi zasadami współpracy, jeśli nie pojawią się sygnały, że może być inaczej. Nie można takich sygnałów ignorować. Nie powinno się oczywiście zakładać, że każdy chce nas oszukać. Choć ryzyka nie da się wyeliminować całkowicie, można je jednak skutecznie ograniczyć. Na rynku dostępnych jest kilka narzędzi prewencyjnych, które pomogą podjąć decyzję dotyczącą współpracy z danym kontrahentem.

Istnieje wiele niezależnych od nas czynników mających wpływ na kondycję przedsiębiorstwa, ale to, z kim podejmujemy współpracę, zależy wyłącznie od nas. To w interesie przedsiębiorcy leży sprawdzenie, czy potencjalny kontrahent będzie w stanie wywiązać się z umowy.

Z badań Rzetelnej Firmy wynika, że zdecydowana większość przedsiębiorców spotkała się z przejawami nierzetelności ze strony kontrahentów. Niestety, tylko co czwarty przedsiębiorca sprawdza swojego przyszłego partnera biznesowego. Jeśli firma widnieje jako zadłużona w bazie danych Krajowego Rejestru Długów, 22 proc. badanych rezygnuje ze współpracy z nią jeszcze przed podpisaniem umowy, a 40 proc. zmienia jej warunki.

Kluczowym elementem jest sprawdzenie wiarygodności i wypłacalności przedsiębiorstwa, z którym planujemy podjąć współpracę. Możemy to zrobić za pomocą Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej SA. Ułatwi to podjęcie świadomej decyzji o rozpoczęciu współpracy.Warto również poszerzyć informacje, pobierając raport Verdict, który również dostępny jest w systemie KRD. Raport Verdict to kompleksowa informacja dotycząca kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Są to między innymi informacje o strukturze własności firmy, opóźnieniach w płatnościach, wynikach finansowych, a nawet sugerowanej kwocie kredytu kupieckiego.

Trzeba również zorientować się, jaki jest stosunek kontrahenta do terminowego regulowania należności. Często zdarza się, że należy on do grupy tak zwanych ryzykantów, którzy pomimo tego, że mają pieniądze, z różnych przyczyn nie płacą w terminie. Najczęściej dlatego, że w ten sposób kredytują swoją działalność. W takiej sytuacji powinniśmy przeanalizować, na którym miejscu na liście priorytetów płatniczych naszego kontrahenta jesteśmy. Może się okazać, że jesteśmy strategicznym dostawcą i znajdujemy się na szczycie, więc prawdopodobnie zapłaci nam w pierwszej kolejności. Jeśli natomiast ma wiele zobowiązań, a współpraca z nami nie jest dla niego istotna, zapłaci nam dopiero po uregulowaniu swoich priorytetów.

Warto zorientować się także w ogólnej sytuacji panującej w branży. Wiadomo, że tzw. moralność płatnicza jest różna w różnych gałęziach gospodarki. Jeśli firma działa w budownictwie, powinniśmy zachować ostrożność i jeszcze dokładniej przemyśleć warunki współpracy. Tutaj czas oczekiwania na zapłatę jest bardzo długi. Spokojniejsi możemy być natomiast, gdy firma prowadzi działalność finansową. Groźba utraty reputacji powoduje, że w tym sektorze płaci się szybko i terminowo.

Choć w niektórych przypadkach przepisy prawne nie wymagają posiadania umowy na piśmie, zarówno w interesie przedsiębiorcy, jak i jego kontrahenta jest zachowanie formy pisemnej. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i wątpliwości mogących powstać w trakcie realizacji umowy, a także wyeliminować argumenty, które mogą być wykorzystane przez nierzetelnego kontrahenta przy regulowaniu płatności. Nasz klient od początku musi wiedzieć, że jesteśmy konsekwentni i kontrolujemy spływ należności. Oprócz podstawowych informacji, w umowie warto więc jasno określić, jakie konsekwencje grożą w przypadku niewywiązania się z któregoś z jej zapisów. Partner będzie miał świadomość, że w razie wystąpienia problemów z płatnościami poniesie konsekwencje.

Trzeba pamiętać również, by sprawdzić, czy osoba, z którą prowadzimy rozmowy jest uprawniona do reprezentowania firmy i czy posiada odpowiednie upoważnienie. Umowa podpisana przez niewłaściwą osobę jest uznawana za nieważną.

Sposobem na poinformowanie kontrahenta o tym, że aktywnie współpracujemy z jednym z podmiotów zewnętrznych wspierającym nas w zarządzaniu wierzytelnościami (np. kancelarią prawną, firmą windykacyjną czy biurem informacji gospodarczej), jest pieczęć prewencyjna, którą przybija się na wystawianych fakturach.

Pieczęć Krajowego Rejestru Długów przekazuje komunikat, że właściciel współpracuje z biurem informacji gospodarczej oraz że informacje o dłużnikach są przekazywane do bazy danych KRD. Jest to jasny sygnał dla kontrahenta, że jesteśmy konsekwentni i wiemy, jak egzekwować zaległości.

Błąd popełniają firmy, w których nie ma wypracowanych procedur obsługi klienta, pomagających uniknąć zamieszania z dokumentacją czy fakturami. Warto wyznaczyć konkretną osobę, która będzie odpowiedzialna za wdrożenie takich procedur i ich przestrzeganie.

Jeśli już zdecydujemy się na współpracę z kontrahentem, należy pamiętać, by monitorować jej przebieg na każdym etapie umowy. Powinniśmy śledzić na bieżąco, jak postępuje proces jej realizacji, sprawdzać saldo obrotów i zwracać uwagę na sygnały, które mogą świadczyć o problemach z wypłacalnością. Warto ustawić alert w systemie KRD, który poinformuje nas, gdy tylko pojawią się jakieś nieprawidłowości. Należy reagować natychmiast, gdy tylko klient przestaje terminowo regulować należności.

Efekt domina, który powstaje w skutek zatorów płatniczych, powoduje, że firmy zaczynają mieć problemy z regulowaniem bieżących zobowiązań, tracąc przy tym płynność finansową. Jak wynika z raportu "Portfel Należności Polskich Przedsiębiorstw" przedstawianego cyklicznie przez Krajowy Rejestr Długów, kumulowanie się zadłużeń prowadzi do wyhamowania rozwoju przedsiębiorstw - ograniczenia inwestycji, redukcji zatrudnienia, a w ostateczności do ich upadłości. Mając więc na uwadze dobro firmy, prewencja powinna stać się naturalną czynnością, wykonywaną jeszcze przed podjęciem decyzji o współpracy.

@RY1@i02/2012/212/i02.2012.212.20000050l.803.jpg@RY2@

Andrzej Kulik, pełnomocnik zarządu Krajowego Rejestru Długów

Andrzej Kulik

pełnomocnik zarządu Krajowego Rejestru Długów