Wrzesień to dobry czas na konferencje i szkolenia

Organizacja konferencji rządzi się pewną sezonowością. W okresie wakacyjnym - od II połowy czerwca do końca sierpnia - liczba spotkań biznesowych wyraźnie spada. We wrześniu znów zaczyna wzrastać. W miesiącach od jesieni do późnej wiosny obiekty mające interesującą lokalizację i dobrze wyposażone cieszą się dużym zainteresowaniem i nie narzekają na brak popytu. Miejsce konferencji w sposób istotny wpływa na powodzenie przedsięwzięcia. Jego położenie, wyposażenie, jakość świadczonych usług decydują o wizerunku organizatora. Wybór potrzebnego obiektu wymaga niemałego zaangażowania - wielu rozmów telefonicznych w poszukiwaniu wolnego terminu, dokonania inspekcji na miejscu, która niekiedy może dowieść, że rzeczywistość znacznie odbiega od zapewnień właściciela i ogłoszeń w Internecie czy katalogu. Staranny dobór miejsca znacząco zwiększa szansę na sukces całego projektu.

Klasyczne i aktywne

Najlepiej sprawdzają się obiekty poza miastem. Koniecznie muszą zapewniać odpowiednią infrastrukturę: sale, sprzęt multimedialny, catering, klimatyzację, serwis itd. Konferencje organizowane poza biurem, siedzibą firmy zawsze bardziej pobudzają do działania. Doświadczenie trenerów biznesu dowodzi, że w takich przypadkach uczestnicy lepiej się do nich przygotowują i w efekcie osiągają lepsze wyniki. Na wyjeździe wzrasta bowiem potencjał przyswajania sobie informacji. Sprzyjają temu właśnie dogodne warunki lokalizacyjne obiektu i jego dobre wyposażenie.

Zaplecze konferencyjne obiektu musi byś wyposażone w niezbędny sprzęt audio - video, najlepiej z projektorami full HD i dostępem do szybkiego, bezprzewodowego internetu. Coraz częściej osoby odpowiedzialne za szkolenia szukają sal z pełną klimatyzacją. Zapewnienie komfortu cieplnego i ciągła wymiana powietrza umożliwiają uczestnikom szkolenia, które często trwa 8 godzin dziennie, efektywną pracę. Nie każdy ośrodek umożliwia elastyczne dopasowywanie zasobów przestrzeni konferencyjnej do potrzeb klienta. Dlatego większym zainteresowaniem cieszą się te obiekty, w których dostępną przestrzeń można podzielić tak jak życzy sobie tego klient, np. na dwie równe części i prowadzić dwie konferencje w jednym czasie.

Szkolenia klasyczne, prowadzone w formie wykładów, które nie zakładają aktywnego udziału uczestników mogą być realizowane w salach ze standardowym wyposażeniem (krzesła ze stolikami lub ruchomymi pulpitami, tablica, projektor). W przypadku szkoleń aktywnych, w których uczestnicy zapraszani są do różnego rodzaju interakcji i współtworzenia szkolenia potrzebna jest większa powierzchnia dzielona, najlepiej ścianami składanymi, które dają swobodę przechodzenia między kilkoma pomieszczeniami. Niezbędnym elementem powierzchni konferencyjnej, zarówno przeznaczonej na obsługę szkoleń klasycznych jak i interaktywnych, jest foyer na serwis kawowy, który powinien znajdować się w bliskim sąsiedztwie sal konferencyjnych.

Dodatki rekreacyjne

Dobry obiekt konferencyjny powinien oferować nie tylko dobrze wyposażone i zorganizowane sale i foyer. Szkolenie jest wtedy efektywne, gdy poza jego godzinami uczestnicy mogą skorzystać z atrakcji wpisujących się w charakter imprezy. Jednym razem mogą to być przeloty balonem, rejsy statkiem czy skoki na bungee i eskapady poduszkowcem po jeziorze. Innym razem możliwość wyjścia do teatru na interesujący spektakl, czy zwiedzenia z przewodnikiem lokalnych zabytków. Ważna też jest możliwość rekreacji. Nic tak świetnie nie relaksuje jak spacery o poranku po morskiej plaży, czy popołudniowa wspinaczka po górskim szlaku wymagającym umiarkowanych umiejętności i wytrenowania. Co raz więcej uczestników konferencji korzysta z tego rodzaju wypraw i jest to dla nich dobra okazja do tego, by się wyciszyć, przetrawić treść szkolenia, czy zaplanować nowe cele.

Rekreacja fizyczna również sprzyja absorpcji szkolenia, a zarazem daje jego uczestnikom poczucie aktywnego wypoczynku. Nic dziwnego, że szkolenia łączą się niekiedy z gorącą sauną i pływaniem, czy wycieczką rowerową po atrakcyjnej przyrodniczo okolicy, np. przez las, wzdłuż jeziora, czy rowerem górskim bezdrożami w rajdzie na orientację. W grę wchodzą również rajdy quadami, czy małe turnieje tenisa ziemnego, które dają uczestnikom zarówno możliwość pokazania swoich umiejętności jak i zdobycia podstawowych dyspozycji do brania udziału w tej grze.

Kryteria wyboru obiektu na konferencję

n liczba dostępnych miejsc w obiekcie

n standard wyposażenie sal konferencyjnych i ich kubatura (wentylacja, media i inne możliwości techniczne)

n możliwości aranżacji miejsca konferencji

n lokalizacja obiektu (parki, stawy, jeziora, teren do rekreacji, namiot biesiadny czy zadaszone grillowisko)

n odległość od dworca lub lotniska, dostęp do dróg i autostrad, liczba miejsc parkingowych

n obsługa klienta (jakość serwisów, elastyczność personelu, rabaty)

n referencje - opinia o obiekcie, dotychczasowe doświadczenia, np. czy klienci mogą postawić swoje standy, własną recepcję, czy nietypowe konstrukcje itp.

n elastyczność cenowa

Cezary Warda