Firmowa integracja na wyjeździe, czyli kiedy i dokąd pojechać, żeby wszyscy byli zadowoleni

CZYTELNIK: Chciałbym zorganizować dla moich pracowników wycieczkę integracyjną. Jak ją zaplanować? Jakie są koszty?

@RY1@i02/2014/164/i02.2014.164.13000040d.802.jpg@RY2@

Kamil Tomaszek sales & marketing manager, Projekt Efektywny Events & Travel Group, www.projektefektywny.pl

Niejednokrotnie zdarza się, że kierownictwo firmy postanawia wynagrodzić swoich pracowników. Można to zrobić na kilka sposobów, a jednym z ciekawszych i przynoszących spore korzyści firmie jest organizacja wyjazdu integracyjnego. Myśl, jaka pojawia się w głowie zarządzających, trafia zazwyczaj na biurko działów marketingu, kadr, a także do asystentów zarządu. Dla osób świeżych w temacie, które zostały obarczone odpowiedzialnością organizacji ciekawego wyjazdu, jest to bardzo często spory stres i wiele nowych pytań pozostających bez odpowiedzi. A zatem od czego zacząć? Jak przygotować plan działania? Jak dobrać odpowiednich podwykonawców?

Lista pytań, na jakie należałoby odpowiedzieć, by nasz event był dobrze zorganizowany, jest bardzo długa. Najlepiej przygotować podstawowy zestaw pytań, na którym będzie można bazować przy rozpoczęciu prac.

Jaki jest cel wyjazdu? Trzeba określić, gdzie jest punkt docelowy. Wyjazdy mogą mieć różne cele: integracyjny, turystyczny, rekreacyjny, relaksacyjny, sportowy, narciarski, promocyjny, szkoleniowy itd. Osobną, szczególnie ekskluzywną kategorię wyjazdów, tworzy turystyka typu incentive, czyli wyjazdy motywacyjne dla elity pracowników i klientów.

Od określenia celu wyjazdu zależy cała reszta programu. To główny determinant finałowej postaci imprezy. Jeśli celem jest po prostu integracja pracowników, to jako następne powinny pojawić się kolejne pytania.

Kiedy ma dojść do wyjazdu integracyjnego? Zarządzający zazwyczaj określą dogodny dla siebie termin, podając go w przedziale czasowym lub konkretnych datach. Jeśli nie, to w 80 proc. przypadków są trzy standardowe schematy, z jakich możemy skorzystać: wiosna, jesień, zima. Dlaczego akurat te okresy są najlepsze na organizację wyjazdów? Jest to spowodowane okresami urlopów, wydatkowaniem budżetowym podmiotów, a także warunkami pogodowymi. Wiosną jest już dość ciepło, żeby można było zrobić ognisko i pójść na pieszą wycieczkę. Jesień to okres pourlopowy i wszyscy pracownicy są dostępni w firmie, zazwyczaj wtedy odbywają się już pierwsze podsumowania trzech kwartałów oraz znana jest sytuacja finansowa za mijający rok. Zimą natomiast (styczeń, luty, marzec) można skorzystać z atrakcji, jakich dostarcza nam pora roku, i szusowanie na nartach powiązać np. z wieczorem tematycznym lub odpoczynkiem w hotelowym spa.

Jaki mamy budżet na wyjazd? To nie najistotniejszy, ale bardzo ważny element eventowej układanki, od budżetu zależało będzie, jaki można wybrać region, jaki hotel i jakie atrakcje. Zakres budżetowy musi zostać określony już na samym początku i powinien uwzględniać 20-proc. zapas na koszty, jakie mogą pojawić się w trakcie imprezy. A można mieć pewność, że takie koszty się pojawią. Istotny jest fakt, że liczba osób, jaka będzie brała udział w wyjeździe, również znacząco wpłynie albo na wzrost możliwości budżetowych (budżet na osobę) albo na ich spadek (przy sztywnym budżecie na grupę).

Gdzie na wyjazd integracyjny? Celem jest integracja pracowników, więc należy postarać się, żeby do tej integracji faktycznie doszło. Wybierając odpowiednie miejsce na wyjazd, można uwzględnić jego odpowiednie położenie, walory okołoturystyczne, możliwości instalacji atrakcji outdoor w pobliżu hotelu, ciekawe tereny do żeglowania, wspinaczki, spacerów górskich, rejsów statkami. Miejsce determinuje wybór aktywności dla grupy.

Jakie atrakcje na wyjazd? Mając ustalony cel, termin, miejsce oraz budżet, wchodzimy w świat doboru odpowiednich atrakcji dla grupy i tutaj musimy na chwilkę się zatrzymać i przeanalizować uczestników wyjazdu. Warto sprawdzić, jaka jest średnia wieku, jaki jest stosunek płci w grupie, jakie atrakcje już mieliśmy wcześniej podczas wyjazdów. Jeśli nie mamy pomysłu, warto sprawdzić, co oferują profesjonalne agencje eventowe.

Kamil Tomaszek

sales & marketing manager, Projekt Efektywny Events & Travel Group, www.projektefektywny.pl