Auta pod fachowym nadzorem

Firmowe floty szybko rosną. W I kw. br. zarejestrowano 97,6 tys. aut osobowych, o 28,9 proc. więcej niż przed rokiem, z czego prawie jedną czwartą stanowiły samochody z ciężarową homologacją, czyli auta z kratką. Dobre wyniki odnotowano także na rynku pojazdów dostawczych (wzrost o 7,9 proc.), ciężarowych (18,1 proc.), rewelacyjne - w segmencie przyczep i naczep (wzrost o 40,1 proc.). Tak dobre rezultaty to skutek korzystnych przepisów podatkowych, pozwalających przejściowo skorzystać z pełnego odliczenia VAT od nabytych samochodów. Tak czy owak firmowe floty urosły i zmartwieniem wielu przedsiębiorców jest teraz zadbanie o optymalizację kosztów ich eksploatacji.

Pierwsze oszczędności powinny nastąpić już na etapie wyboru dogodnej formy finansowania. Coraz powszechniejsze jest stosowanie tarczy podatkowej, czyli rozwiązań pozwalających wrzucić jak największą część wydatków w koszty.

Potężne oszczędności może przynieść sposób użytkowania samochodów. Gdy firma korzysta z jednego lub dwóch pojazdów, zarządzanie nimi można, rzecz jasna, powierzyć kadrom, księgowości lub pozostawić w gestii zarządu. Bardzo często przedsiębiorcy korzystają z serwisu oferowanego przez firmę leasingową, która zapewnia pełną obsługę - od ubezpieczenia, poprzez wymianę opon i naprawy, po rozliczanie kosztów paliwa i podstawianie w razie potrzeby auta zastępczego. To jednak kosztuje. W przypadku bardziej rozbudowanej floty zwykle nie obejdzie się bez zatrudnienia Fleet Managera. Do jego obowiązków należy przydzielanie aut pracownikom, kontrolowanie sposobu użytkowania i przebiegów, prowadzenie (razem z księgowością) rozliczeń z firmą leasingową lub bankiem. Wszystkie koszty (np. ilość paliwa, wypadki, wydatki poniesione na serwis, wymianę opon i drobne naprawy), powinny być zapisywane osobno. Po pewnym czasie, nawet w przypadku niewielkiej floty, jest ich dużo i występują w tak różnych kombinacjach, że łatwo stracić nad nimi kontrolę. Tymczasem tylko precyzyjna księgowość flotowa, w razie nadmiernych wydatków, pozwala uzyskać oszczędności. Skutecznym mechanizmem kontroli kosztów może być wyrobienie u dostawcy paliwa używającym aut do celów służbowych pracownikom karty paliwowej. Korzyści dla firmy wynikają nie tylko z bonusów. Sporządzane na ich podstawie raporty pozwalają analizować dane i monitorować trasy oraz wydatki. Przy ich pomocy Fleet Manager łatwiej wychwyci ewentualne nadużycia. - Karty pomagają w utrzymaniu reżimów kosztowych - twierdzi Kamil Baczewski, analityk rynku wynajmu aut.

Ale zadaniem osoby nadzorującej flotę powinno być także monitorowanie, przynajmniej raz na dwanaście miesięcy, źródeł finansowania floty. W zakresie wykorzystania samochodów służbowych, jak miało to miejsce ostatnio, często zmieniane jest prawo. Regularne sprawdzanie aktualnego stanu regulacji pozwala uniknąć niespodzianek, likwiduje niepotrzebne wydatki, generuje inne korzyści. - Monitoring powinien obejmować również instytucje finansowe - zauważa Baczewski. - Banki i firmy leasingowe zmieniają warunki finansowania floty. Może się zatem okazać, że refinansowanie przyniesie dodatkowe korzyści.

Fleet manager powinien dbać także o stan firmowych samochodów. Dzięki mniejszej liczbie wypadków, niższym kosztom zużycia paliwa, a tym samym wyższej wartości rezydualnej oraz cenie ubezpieczenia firmy mogą zaoszczędzić nawet do 30 proc. kosztów eksploatacji. Fleet manager powinien więc na bieżąco prowadzić m.in. ocenę ryzyka poszczególnych pracowników, regularnie organizować szkolenia podnoszące umiejętności oraz dbać o wyposażenie pojazdów w rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo. - W małych i średnich firmach wydatki takie traktowane bywają jako fanaberia - zauważa Baczewski. - Tymczasem w stosunku do kosztów wypadku czy awarii nie są to wcale kosztowne nakłady. Zysków z takiej inwestycji jednak nie widać. Właściciele firm zdają sobie z nich sprawę dopiero wtedy, gdy dojdzie do nieszczęścia.

Do obowiązków fleet managera należy także pilnowanie, aby flotowe auta, zgodnie z warunkami gwarancji, odbywały okresowe przeglądy. Przeoczona wizyta w serwisie może wpłynąć na wartość pojazdu, prowadzi także do utraty gwarancji, co może być kosztowne zarówno dla firmy, jak i pracownika. Sposobem na zmniejszenie wydatków w tej kwestii (nawet o 20-25 proc.) może być korzystanie z mniejszych serwisów i tzw. punktów fast-fit zamiast autoryzowanych stacji (tzw. ASO). - Szczególnie w przypadku intensywnej eksploatacji auta należy także pamiętać o kontroli, przynajmniej raz w miesiącu, ciśnienia w oponach i stanu bieżnika - wskazuje Kamil Baczewski.

Spore oszczędności może przynieść sam wybór firmowego samochodu. Według brytyjskiej organizacji Energy Saving Trust koszty eksploatacji aut firmowych średnio po 30 miesiącach przekraczają cenę zakupu. Dlatego, o ile to tylko możliwe, należy wybierać najbardziej ekonomiczne samochody. Nie chodzi przy tym tylko o to, by auto zużywało jak najmniej paliwa. Ważniejszy jest stosunek spalania do innych korzyści, takich jak moc, wielkość, ładowność i masa całkowita. Nie znaczy to jednak, że zużycie paliwa nie ma znaczenia. Generalnie im większa emisja dwutlenku węgla, tym wielkość spalania jest wyższa. - W każdym przypadku warto pamiętać, że firmowe auto w ciągu trzech lat nie powinno przejechać więcej niż 100 tys. kilometrów - twierdzi Baczewski. - Wyższy przebieg świadczy o tym, że eksploatacja jest intensywna, a gdy osiągnie przebieg 200 tys. - wręcz rabunkowa. Skutkiem jest szybsze zużycie, a tym samym - mniejsza wartość rezydualna.

Procedury korzystania z samochodów firmowych powinny być opisane w zbiorze wewnętrznych przepisów bezpiecznej i oszczędnej eksploatacji. Samo wdrożenie technik tzw. jazdy defensywnej (dostosowania dynamiki jazdy do sytuacji na drodze) pozwala rocznie zaoszczędzić 1,2-1,5 tys. zł.

Po pewnym czasie, bez względu na to, czy pojazd stanowi majątek firmy, należy do banku czy firmy leasingowej, pojawi się problem wymiany. Każde drobne uszkodzenie karoserii, jak szacują eksperci EST, obniża wartość pojazdu przeciętnie o ok. 1000 zł. To samo dotyczy zaniedbanego wnętrza auta (szacowany spadek w zależności od stopnia zużycia wynosi od 400 do 1500 zł). Opłacalne są zatem inwestycje w naprawy. Generalnie, jak twierdzą specjaliści EST, dzięki 400 zł włożonym w pomalowanie zadrapań karoserii czy felg można podnieść cenę auta o ponad 1000 zł. - Jeśli uszkodzenia likwidowane są we własnym zakresie, zyski mogą być jeszcze większe - twierdzi Kamil Baczewski.

@RY1@i02/2014/111/i02.2014.111.13000040o.802.jpg@RY2@

Coraz więcej aut w firmach

Obowiązki fleet managera

● sprawdzanie i rejestrowanie wydatków,

● monitoring prawa,

● wybór ekonomicznych pojazdów,

● prowadzenie kart paliwowych,

● nadzór nad eksploatacją (Car Policy),

● regularny serwis,

● inwestycje w bezpieczeństwo,

● drobne naprawy,

● monitorowanie oferty finansowej,

● kontrola nad szarą flotą.

Flota większego ryzyka

Problemem, szczególnie w małych i średnich firmach, są koszty pracowników korzystających w celach służbowych ze swoich samochodów (szara flota). Wielu zatrudnionych jeździ starszymi niż typowe auta flotowe pojazdami, pobierając rekompensatę, naliczając służbowe kilometry itp.

Maria Kamila Puch

mf_dgp@infor.pl