Jaką datę powinien mieć dokument

Na potwierdzenie spełnienia jednego z warunków wykonawcy mieli złożyć wykaz osób, które będą uczestniczyć w realizacji inwestycji. Moja firma złożyła wykaz zawierający błędy formalne, dlatego została wezwana do jego uzupełnienia. Złożyliśmy wykaz wymieniający te same osoby (są to nasi wieloletni pracownicy). Zamawiający wykluczył nas jednak z powodu tego, że dokument został wystawiony z datą późniejszą niż termin składania ofert. Czy miał do tego prawo?

Sytuacja byłaby jednoznaczna, gdyby przedsiębiorca w składanym po raz drugi wykazie zaznaczył wyraźnie, że chociaż nosi on datę późniejszą, to potwierdza spełnianie warunków na dzień otwarcia ofert. Wówczas zamawiający nie miałby żadnych wątpliwości i musiałby uznać taki dokument. Data jego wystawienia nie ma bowiem żadnego znaczenia. Potwierdza to orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej, która w wyroku z 26 stycznia 2011 r. (KIO 72/11) wyraźnie stwierdziła, że "istotne jest wykazanie spełniania warunku na określony dzień, zatem liczy się treść dokumentu, a nie data jego wystawienia. Oczywiste jest bowiem, że jeżeli wykonawca nie posiadał danego dokumentu na dzień składania ofert i ubiega się o taki dokument w wyniku wezwania przez zamawiającego, to dokument ten będzie oznaczony datą późniejszą niż termin składania ofert. Data ta jednak, jak wskazano wyżej, pozostaje bez znaczenia dla skuteczności uzupełnienia dokumentu, jeżeli potwierdza on w swej treści spełnianie warunku na dzień składania ofert".

Z pytania czytelnika wynika, że w treści złożonego przez niego dokumentu nie podano, na jaki dzień potwierdza spełnianie warunku. Nie oznacza to jednak automatycznej dyskwalifikacji.

Po pierwsze warto przypomnieć sobie, po co ustawodawca wprowadził możliwość uzupełniania dokumentów. A zrobił to właśnie po to, by błędy formalne nie dyskwalifikowały firm, które są w stanie podołać zamówieniu, a jedynie popełniły błąd w dokumentach. Chodziło o to, by decydowało rzeczywiste spełnianie warunku, a nie papier.

Po drugie zamawiający powinien wziąć pod uwagę, o jaki dokument chodzi. Jest to wykaz, a więc dokument sporządzany przez samego przedsiębiorcę. Można przyjąć, że z założenia jest wystawiany po to, by potwierdzić spełnianie warunku.

Po trzecie ważne w tej sprawie jest też to, że nie zmieniły się nazwiska w wykazie. Z pytania nie wynika, jaki błąd popełniono w pierwotnie złożonym dokumencie, ale wydaje się, że nie chodziło o kwalifikacje wskazanych pracowników. Skoro więc wykaz złożony przed terminem składania ofert wymieniał te same osoby, które wskazano w kolejnym dokumencie, to oczywisty jest wniosek, że warunek był spełniony w wymaganej przepisami dacie. Oczywiście przy założeniu, że kolejny dokument potwierdza jego spełnienie, a jedyną jego ułomnością jest brak wskazania dnia, na jaki miało to następować.

Po czwarte wreszcie, skoro zamawiający miał wątpliwości co do tego, na jaki dzień potwierdzono spełnianie warunków, to mógł zażądać od wykonawcy wyjaśnień. Chociaż już raz wzywał do uzupełnienia dokumentów, to nie znaczy, że nie ma prawo skorzystać z odrębnej instytucji przewidzianej, czyli właśnie wyjaśnień. Z żadnego przepisu nie wynika, by wyjaśnienia mogły dotyczyć wyłącznie pierwotnie składanych dokumentów. Obowiązek żądania wyjaśnień można zaś wywieść z ogólnego celu, jaki powinien przyświecać każdemu przetargowi, czyli wyboru najkorzystniejszej z możliwych ofert. Bezpodstawne wykluczenie oznaczałoby, że cel ten może nie zostać osiągnięty.

Sławomir Wikariak

slawomir.wikariak@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 26 ust. 3 i 4 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.).