Termin zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego

Zawarcie umowy z wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, bądź też z którym zostały ustalone istotne warunki umowy, jest ostatnim etapem procedury zmierzającej do udzielenia zamówienia publicznego.

Przesłanie zawiadomienia

Zgodnie z treścią przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający co do zasady nie może zawrzeć umowy w sprawie zamówienia publicznego przed upływem przewidzianego przepisami prawa terminu od przesłania wykonawcom zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty. Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą, przez przesłanie zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty należy rozumieć jego nadanie, a nie doręczenie (wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 10 września 2007 roku, sygn. akt V Ca 1151/07), co stanowi wyjątek od zasady skuteczności składania oświadczeń woli przewidzianych w Kodeksie cywilnym.

Formy komunikacji

Terminy przewidziane na zawarcie umowy zależą od wartości przedmiotu zamówienia oraz środków komunikacji zastosowanych do przesłania informacji o wyborze oferty. Gdy zamawiający przewidział jako formę komunikacji formę pisemną, terminy te są odpowiednio dłuższe, gdyż niezbędne jest uwzględnienie okresu, w którym następuje doręczenie przesłanej informacji. Terminy te wynoszą, w zależności od wartości zamówienia (tzw. progi unijne z art. 11 ust. 8 ustawy PZP) piętnaście bądź dziesięć dni.

Przy wykorzystaniu formy faksu lub formy drogi elektronicznej terminy wynoszą odpowiednio dziesięć lub pięć dni. Zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego przed upływem wskazanego w ustawie PZP terminu skutkuje jej unieważnieniem, jeśli zgodnie z art. 146 ust. 1 pkt 3 ustawy PZP rozpatrzenie odwołania przez Krajową Izbę Odwoławczą będzie niemożliwe, zanim umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta.

Zawarcie umowy nie wstrzymuje więc rozpatrzenia odwołania. Należy pamiętać, iż kwestia zasadności odwołania pozostaje bez znaczenia dla kwestii unieważnienia umowy zawartej z naruszeniem przepisów o tzw. okresie standstill. Nawet jeżeli odwołanie jest niezasadne, umowa zostanie unieważniona, jeżeli została zawarta przedwcześnie. Dotyczy to zarówno zawarcia umowy przed ustawowym terminem jej zawarcia, jak również przed terminem rozpatrzenia odwołania.

Opisane terminy mają charakter minimalnych, które są nierozłącznie związane ze środkami ochrony prawnej, przede wszystkim z możliwością złożenia odwołania wobec niezgodnej z przepisami ustawy czynności zamawiającego lub zaniechania czynności, do których był zobowiązany celem uzyskania realizacji zamówienia. Środki te przysługują wykonawcom, uczestnikom konkursu, a także innym podmiotom, o których mowa w art. 179 ust. 1 ustawy PZP.

Wyjątki od zasady

Ustawodawca dopuścił kilka wyjątków od generalnej zasady zakazu zawierania umów przed upływem określonych ustawą PZP terminów. Uprawnienie do skracania minimalnych ustawowych terminów na zawarcie umowy ma charakter fakultatywny, tak więc pomimo braku obowiązku ich stosowania, w niektórych przypadkach należy postulować unikanie pośpiechu przy zawieraniu umów.

Pierwszy wyjątek dotyczy postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego. W przypadku gdy nie odrzucono żadnej oferty i żaden z wykonawców nie został wykluczony, dopuszczalne jest zawarcie umowy przed upływem ustawowych terminów, jednakże w takiej sytuacji zaleca się, aby zawrzeć umowę po upływie wymaganych terminów ze względu na ewentualność kwestionowania zasadności wyboru oferty przez pozostałych uczestników postępowania.

Zachowanie ustawowych terminów na zawarcie umowy nie jest również konieczne, gdy w momencie zawierania umowy nie ma żadnych innych wykonawców, którzy mogą się skutecznie ubiegać o udzielenie zamówienia publicznego. Chodzi o sytuacje, gdy w przetargu nieograniczonym złożono tylko jedną ofertę, a w przypadku trybów składających się z dwóch etapów, gdy ponadto nie toczą się już i prowadzone nie będą ze względu na upływ terminu postępowania przed Krajową Izbą Odwoławczą w przedmiocie wykluczenia wykonawców z postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego.

Zasady te powinny być restrykcyjnie przestrzegane, pomimo, iż sama procedura zamówienia publicznego nieraz trwa dość długo, a pokusa przyspieszenia jej poprzez zawarcie umowy przed upływem terminów przewidzianych ustawą jest ogromna.

Łukasz Mackiewicz,

prawnik