Próbki dostarczone z ofertą zamawiającemu nie zawsze można uzupełnić

Przedsiębiorcy często nie wiedzą, kiedy próbki składane w przetargu z ofertą będą mogli uzupełnić, a kiedy nie.Fragment drewna, z którego mają być wyprodukowane meble, niewielka ilość odczynników, czy nawet testowy zestaw komputerowy - takich i wielu innych próbek może zażądać w przetargu zamawiający. Praktyka pokazuje, że te same próbki niekiedy traktuje się jako dokumenty formalne, a innym razem jako treść oferty. A różnica jest zasadnicza. W pierwszym przypadku, jeśli nie zostaną złożone lub nie spełnią oczekiwań, przedsiębiorca dostanie szanse na ich uzupełnienie. W drugim nie będzie miał możliwości naprawienia swego błędu i jego oferta zostanie odrzucona.

Problem w tym, że z ogłoszenia i specyfikacji nie zawsze można się jednoznacznie dowiedzieć, w jakim celu składane są próbki. Jeśli mają potwierdzać, że oferowane dostawy spełniają wymagania określone przez zamawiającego, to będą traktowane tak jak dokumenty formalne. Wynika to z art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).

W takich sytuacjach przedsiębiorcy, którzy nie złożą żądanych próbek lub też nie spełnią one wymagań zamawiającego, muszą zostać wezwani do ich uzupełnienia. Potwierdzenie tego można znaleźć w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej. W jednej ze spraw rozpoznawała ona odwołanie firmy startującej w przetargu na sprzedaż mebli do urzędu.

"Bezspornie odwołujący nie załączył do oferty wszystkich wymaganych próbek, co zostało przyznane w treści odwołania. Jednakże za przedwczesne należało uznać odrzucenie oferty z uwagi na jej niezgodność z treścią specyfikacji. Zamawiający pominął procedurę określoną w art. 26 ust. 3 p.z.p., która obligowała go do wezwania odwołującego do uzupełnienia oferty o wszystkie te elementy (próbki, zdjęcia, wizualizacje, atesty itp.), które miały potwierdzać spełnianie przez oferowane wyroby określonych wymagań" - napisano w uzasadnieniu wyroku (sygn. akt KIO 95/12).

Jeśli jednak próbki są składane w celu dokonania na ich podstawie oceny w ramach wskazanego kryterium (np. jakościowego czy funkcjonalnego), to w myśl niedawnego wyroku KIO ich uzupełnienie nie jest już możliwe. Uznała ona za zgodne z prawem postanowienie zawarte w ogłoszeniu, zgodnie z którym jakakolwiek niezgodność próbki będzie automatycznie oznaczać odrzucenie oferty. "Zapis ogłoszenia (...) jest dopuszczalny, ponieważ odnosi się do oceny kryterium funkcjonalnego związanego z przedmiotem zamówienia, będącego treścią składanej oferty" - uzasadniono ten wyrok (sygn. akt KIO 1320/13).

Sławomir Wikariak

 slawomir.wikariak@infor.pl