Systemy kwalifikowania zmniejszą biurokrację

Zmiana ta uprawnia do powołania systemów wyłącznie zamawiających sektorowych. Tym samym systemy kwalifikowania wykonawców pozostaną niedostępne dla zamawiających klasycznych. Celem przepisów art. 134a-134e ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm., dalej: p.z.p.) jest wdrożenie do polskiego systemu prawnego przepisu art. 53 dyrektywy 2004/17/WE (dyrektywy sektorowej), dotyczącego tworzenia i utrzymywania systemów kwalifikowania wykonawców.

System taki ma cechy zbliżone do oficjalnych rejestrów stosowanych w sektorze publicznym poza tym, że jest systemem własnym konkretnego zamawiającego i służy jego celom.

Powołanie systemu pozwala zaoszczędzić czas i koszty w postępowaniu. Dodatkowym atutem jest możliwość dysponowania przez zamawiającego pulą potencjalnych wykonawców, o których wie, że spełniają podstawowe kryteria kwalifikacji.

Nie zawsze warto

Nie w każdym jednak przypadku systemy kwalifikacji wykonawców będą właściwe. Przykładowo prowadzenie systemu dla pojedynczych dostaw byłoby w wielu przypadkach kosztowne i nieracjonalne. Także w sytuacji ograniczonego kręgu wykonawców zastosowanie systemu może nie przynosić oczekiwanych efektów - poza ułatwieniem w zakresie kwalifikacji i składanych w kolejnych postępowaniach dokumentów podmiotowych.

Jak wynika z uzasadnienia projektu nowelizacji, jej celem jest zaoszczędzenie zamawiającemu czasu oraz kosztów związanych z procedurą weryfikacji i przedstawiania stosownych dokumentów przez wykonawców, a także umożliwienie mu dysponowania pulą potencjalnych wykonawców, gdy zamierza udzielić zamówienia w trybie negocjacyjnym lub ograniczonym. Ponadto uzasadnieniem zmian była także potrzeba uregulowania spotykanej w praktyce sytuacji, gdy zamawiający korzystają z systemów oferowanych przez inne podmioty lub też na własne potrzeby tworzą wewnętrzne bazy czy banki wykonawców na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów i stosują je np. w przypadku informowania wykonawców o wszczęciu postępowania po uprzedniej publikacji odpowiedniego ogłoszenia o zamówieniu.

Krok po kroku

System kwalifikowania wykonawców ustanawiany jest na czas oznaczony. Przepis art. 134b ust. 2 p.z.p. wskazuje jedynie na dodatkowe wymogi publikacyjne w zakresie ogłoszeń w przypadku, gdy system kwalifikowania ustanowiony jest na okres dłuższy niż 3 lata. W tym ostatnim przypadku ogłoszenie o ustanowieniu systemu podlega publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej co roku.

Ustanowienie systemu kwalifikowania dokonywane jest poprzez przekazanie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o ustanowieniu systemu kwalifikowania wykonawców. Jednocześnie do obowiązków zamawiającego należy udostępnienie tego ogłoszenia na stronie internetowej przez cały okres trwania systemu.

System kwalifikowania wykonawców ma charakter otwarty i ciągły, w tym znaczeniu, iż musi być ustanowiony w taki sposób, aby wykonawcy mogli składać wnioski o dopuszczenie do udziału w systemie i ich aktualizację przez cały okres jego trwania.

W celu dopuszczenia do udziału w systemie wykonawca winien złożyć odpowiedni wniosek wraz z oświadczeniem o spełnianiu warunków określonych przez zamawiającego we wspomnianym ogłoszeniu. W przypadku gdy zamawiający żąda od ubiegających się do kwalifikacji dokumentów potwierdzających spełnianie warunków (co będzie raczej regułą), obowiązkiem wykonawców będzie złożenie wraz z wnioskiem także tych dokumentów.

Na marginesie należy przypomnieć o uprawnieniu zamawiającego sektorowego zgodnie z art. 138c ust. 1 pkt 2 p.z.p. Zgodnie z nim ma on prawo żądania - w niezbędnych dla oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu przypadkach - innych dokumentów niż określone obowiązującym rozporządzeniem prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. 2009 r. nr 226, poz. 1817).

Kwalifikacja

Po złożeniu wniosków o dopuszczenie w systemie kwalifikowania zamawiający obowiązany będzie dokonać kwalifikacji wykonawców do systemu. Niezwłocznie po zakończeniu tego procesu powinien zawiadomić wykonawców o dopuszczeniu bądź też odmowie dopuszczenia do systemu. Decyzja w przedmiocie zawiadomienia musi zawierać uzasadnienie faktyczne oraz prawne.

Dopuszczony wykonawca jest wpisywany do wykazu zakwalifikowanych wykonawców do odpowiedniej kategorii zamówień sektorowych, prowadzonego przez zamawiającego i aktualizowanego przez cały okres trwania systemu.

Uwzględniając cel systemu kwalifikacji, wykonawcy zakwalifikowani do systemu nie są następnie zobowiązani do złożenia dokumentów potwierdzających spełnianie warunków wskazanych w ogłoszeniu o systemie kwalifikowania wykonawców przy kolejnych zamówieniach objętych tym systemem. Warunkiem jest jednak, aby te już złożone były aktualne w rozumieniu rozporządzenia w sprawie dokumentów. Zatem zarówno w interesie zamawiającego, jak i zakwalifikowanych wykonawców leży troska o aktualność dotyczących ich dokumentów i przekazywanie ich zamawiającemu w odpowiednich terminach. W przeciwnym bowiem przypadku wykonawcy zmuszeni będą do składania w kolejnych postępowaniach zaktualizowanych dokumentów, co w znakomitej części niweczyłoby sens dokonanej uprzednio wobec nich kwalifikacji.

Jedno i drugie

Specyfiką omawianych rozwiązań jest możliwość jednoczesnego ustanowienia systemu kwalifikowania wykonawców oraz wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W takim przypadku zamawiającemu wolno wszcząć postępowanie o udzielenie zamówienia sektorowego w trybie przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem poprzez zamieszczenie ogłoszenia o ustanowieniu systemu kwalifikowania wykonawców zgodnie z art. 134b ust. 1 p.z.p. W tej ostatniej sytuacji niejako automatycznie dopuszczonymi do udziału w postępowaniu w trybie dwuetapowym są wykonawcy uczestniczący w systemie dla określonej kategorii zamówień sektorowych. Wówczas ogłoszenie o istnieniu systemu kwalifikacji może stanowić równocześnie zaproszenie do ubiegania się o zamówienie, a wykonawcy są wybierani wyłącznie spośród wykonawców zakwalifikowanych do systemu.

Jest formularz

Od wejścia w życie nowelizacji zamawiający sektorowy będzie mógł korzystać z dostępnych już standardowych formularzy ogłoszeń i skierować do publikacji w Dz.U. UE ogłoszenie wedlug wzorca "Ogłoszenie o systemie kwalifikowania - zamówienia sektorowe".

Wypełniając formularz, zamawiający będzie zobligowany do udzielenia odpowiedzi na pytanie, czy ogłoszenie jest jednocześnie zaproszeniem do ubiegania się o zamówienie. Ogłoszenie - poza danymi zamawiającego - zawiera informacje na temat przedmiotu systemu kwalifikowania (mogą nim być objęte zarówno dostawy czy usługi, jak i roboty budowlane). Ogłoszenie winno zawierać także informacje o warunkach udziału w systemie oraz stosowanych kryteriach udzielenia zamówienia. Zamawiający powinien podać także w ogłoszeniu okres obowiązywania systemu kwalifikowania.

Koszty sprzyjają

Co do stosowania środków ochrony prawnej w związku z systemem kwalifikacji wykonawców preambuła dyrektywy odwoławczej (2007/66/WE) wskazuje na stosowanie środków ochrony prawnej w odniesieniu m.in. do systemów kwalifikowania. Uwzględniając kapitalne znaczenie procesu kwalifikacji dla możliwości uzyskania zamówienia publicznego, w ocenie autora, nie powinno budzić wątpliwości, iż proces kwalifikacji w systemie poddany jest kontroli z poziomu dostępnych wykonawcom środków ochrony prawnej. Również wzór ogłoszenia o systemie kwalifikacji zawiera informację dotyczącą dostępnych wykonawcom środków ochrony prawnej.

Oceniając nową regulację, wydaje się, iż systemy kwalifikowania wykonawców upowszechnią się wśród zamawiających sektorowych z uwagi na relatywnie niewielkie koszty ich tworzenia i utrzymania tak z poziomu zamawiającego, jak i wykonawców, dla których mogą stanowić dodatkową zachętę do udziału w postępowaniach sektorowych. Bez wątpienia systemy kwalifikowania stanowią kolejny oczekiwany element odbiurokratyzowania systemu zamówień publicznych w Polsce.

Artur Wawryło

ekspert Centrum Obsługi Zamówień Publicznych Sp. z o.o.