Czy można nie stosować regulaminu udzielania zamówień

Obowiązujące w jednostkach zobowiązanych do stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych regulaminy udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza równowartości 30 tys. euro, nie wynikają z przepisów wskazanej ustawy. Na podstawie art. 4 pkt 8 p.z.p. obowiązek przestrzegania zasad udzielania zamówień publicznych zostaje zniesiony, jeżeli wartość udzielanego zamówienia jest mniejsza niż równowartość 30 tys. euro, jednak w związku z wymogiem ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) zamawiający podlegający przepisom określonym tą ustawą wprowadzili regulaminy określające procedury udzielania zamówień publicznych o wartości do 30 tys. euro. Wynika to z faktu, że ustawa o finansach publicznych nakłada na jednostki sektora finansów publicznych obowiązek wydatkowania środków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów (patrz: art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych).

Biorąc pod uwagę powyższe, należy jednocześnie wskazać, iż zarówno przepisy ustawy p.z.p., jak i ustawy o finansach publicznych nie określają, choćby w sposób ramowy, procedur, jakie powinny być zachowane przy udzielaniu zamówień publicznych o wartości poniżej 30 tys. euro - określenie odpowiednich zasad należy do wyłącznej prerogatywy zamawiającego.

Biorąc pod uwagę ogólne wymogi wynikające z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, jak i brak regulacji określających katalog sformalizowania procedur, jakich musi przestrzegać zamawiający przy udzielaniu zamówień poniżej progu bagatelności, zasadne jest ogólne sformułowanie zasad udzielania tego rodzaju zamówień przez danego zamawiającego.

Nie ma formalnego obowiązku przyjmowania w zasadach udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej progu bagatelności regulacji tożsamych czy zapożyczonych wprost z ustawy - Prawo zamówień publicznych. Zamawiający w zakresie zasad udzielania zamówień publicznych o wartości do 30 tys. euro może w o wiele bardziej dowolny sposób położyć nacisk na procedury negocjacji warunków realizacji poszczególnych zamówień czy też określić katalog wyłączeń. Biorąc pod uwagę cel wprowadzenia tych procedur, nie mogą one być zbyt sformalizowane, ponieważ koszt ich przeprowadzenia może w konsekwencji przewyższyć korzyści, jakie wynikają z ich zastosowania.

Uwzględniając powyższe, zasadne jest wyłączanie obowiązku stosowania zasad określonych regulaminem w przypadkach szczególnych związanych np. z pilnością zamówienia, jego złożonym przedmiotem itp.

Zamawiający powinien przewidzieć katalog przedmiotów zamówień, jak i okoliczności faktycznych, których zaistnienie umożliwi dokonanie wyboru wykonawcy zamówienia z pominięciem zasad określonych regulaminem wewnętrznym. Dla przejrzystości podejmowania decyzji oraz sprawnego funkcjonowania jednostki katalog wyłączeń powinien być niezależny od wartości udzielanego na podstawie regulaminu zamówienia.

Edyta Partyn