Gdy brak dokumentu, oświadczenie można złożyć przed notariuszem

W artykule prezentujemy dokumenty, jakie zgodnie z prawem francuskim powinny zostać dołączone do wniosku lub oferty składanej przez podmioty mające miejsce zamieszkania lub siedzibę na terenie Francji.

Rejestr działalności

We Francji jedyną instytucją władną wydać wiążący dokument potwierdzający fakt zarejestrowania zarówno przedsiębiorcy prowadzącego samodzielną działalność gospodarczą (z drobnymi wyjątkami), jak i osób prawnych, a co ważniejsze – sposób i osoby uprawnione do reprezentacji tych podmiotów, jest Handlowy Rejestr Sądowy [org. Greffe du Tribunal de Commerce]. Dokument wydawany przez Handlowy Rejestr Sądowy nosi nazwę K-bis i jest to wyciąg z rejestru handlu i spółek. Tylko K-bis podpisany przez odpowiedniego pracownika Handlowego Rejestru Sądowego jest uważany za dokument oficjalny. K-bis jest dostępny do wglądu na stronie internetowej HRS, jednak wydruk internetowy nie ma rangi dokumentu oficjalnego.

Upadłość, likwidacja

Francuski kodeks handlowy przewiduje zarówno instytucję likwidacji, jak i instytucję upadłości osób fizycznych prowadzących własną działalność gospodarczą, osób prawnych oraz przedsiębiorców nieposiadających osobowości prawnej. Fakt ten ma doniosłe znaczenie, gdyż obliguje wykonawców mających miejsce zamieszkania lub siedzibę we Francji do przedstawienia urzędowych dokumentów potwierdzających, że nie została w stosunku do nich otwarta likwidacja oraz że nie ogłoszono ich upadłości. Dołączenie do wniosku albo oferty dokumentów potwierdzających jedynie brak likwidacji albo brak upadłości wykonawcy nie będzie mogło zostać uznane za wystarczające.

Dokumenty, które uwidaczniają według prawa francuskiego status podmiotu w zakresie likwidacji oraz upadłości, są wydawane przez Handlowy Rejestr Sądowy – jest to K-bis (omówiony powyżej) oraz zaświadczenie o nieznajdowaniu się w stanie upadłości lub likwidacji [org. Certificat de non – faillite]. Jest on dokumentem, który dotyczy wyłącznie upadłości i likwidacji, natomiast tak długo, jak podmiot nie jest w stanie likwidacji lub upadłości, wzmianka o tym fakcie nie zostanie uwidoczniona w K-bis. Cechy charakterystyczne i sposób wystawiania Certificat de non – faillite jest w zasadzie identyczny z K-bis, z tą tylko różnicą, że Certificat de non – faillite nie jest uwidaczniany w internecie. Na okoliczność potwierdzenia spełniania warunku niepozostawania w likwidacji ani w upadłości zamawiający powinien uznać zarówno jeden, jak i drugi dokument, wydaje się jednak, że lepszym rozwiązaniem będzie przedstawienie Certificat de non – faillite.

Zaległości podatkowe

We Francji dokumentem potwierdzającym, że wykonawca nie zalega z uiszczaniem podatków i opłat jest dokument o nazwie Liasse 3666. Aby potwierdzić prawidłowe wypełnianie obowiązków podatkowych, wykonawca może także, zamiast dokumentu Liasse 3666, dostarczyć zamawiającemu dokument o nazwie DC7. Potwierdza on nie tylko niezaleganie przez wykonawcę z płatnością podatków i opłat, lecz także niezaleganie z płatnościami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Aby uzyskać certyfikat DC7, wykonawca musi przedłożyć oficjalny dokument Liasse 3666 oraz wypełnić oraz wysłać do potwierdzenia przez Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales – URSAFF dokument o nazwie „Certificat n^o11943”. W zależności od wielkości firmy, certyfikat DC7 jest wydawany przez różne instytucje. Oficjalnie poświadczone dokumenty Liasse 3666 i DC7, w zakresie wywiązywanie się przez wykonawcę z obowiązków podatkowych są dokumentami równoważnymi. Oba dokumenty Liasse 3666 i DC7 są ważne przez rok cywilny. Jeśli wykonawca otrzyma oficjalny dokument np. w lipcu, dokument będzie ważny do końca grudnia danego roku, jedna zawsze będzie potwierdzać brak zaległości na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok wydania dokumentu.

Składki na ubezpieczenie

Francuski system ubezpieczeń społecznych zwany Sécurité sociale obejmuje m.in. ubezpieczenie chorobowe/zdrowotne, ubezpieczenie z tytułu wypadków przy pracy, ubezpieczenie z tytułu chorób zawodowych, ubezpieczenie rodzinne i ubezpieczenie związane ze starością. We Francji równoważnymi dokumentami potwierdzającymi, że wykonawca nie zalega z uiszczaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne są dokumenty DC7 lub Certificat n^o11943.

Przed notariuszem

We Francji nie ma instytucji, która byłaby władna wydać zaświadczenie potwierdzające, że w stosunku do wykonawcy będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, lecz posiadającą zdolność prawną nie orzeczono zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne. W prawie francuskim dostęp do informacji dotyczących osób prawnych z Rejestru Karnego [org. Casier judiciaire national] przysługuje jedynie organom administracyjnym oraz terytorialnym instytucjom publicznym, które dokonują oceny wniosków lub ofert w postępowaniach (dokument o nazwie Certificate n^o2).

Zgodnie z francuskim prawem zamówień publicznych w stosunku do osoby prawnej może zostać orzeczony zakaz ubiegania się o zamówienie publiczne z różnych powodów, np.: niewypełnienie zobowiązań publicznoprawnych, łamanie przepisów prawa pracy, skazanie za popełnienie określonych przestępstw. Wykonawcy na potwierdzenie warunku, że nie został w stosunku do nich orzeczony zakaz ubiegania się o zamówienie składają we Francji oświadczenie o nazwie DC5, czyli deklarację honoru [org. Declarations/Attestations sur l'honneur].

Z uwagi na to, że dokument DC5 jest wyłącznie oświadczeniem prywatnym oraz że nie potwierdza, że w stosunku do wykonawcy nie został orzeczony zakaz ubiegania się o zamówienie publiczne, wydaje się, że wykonawca powinien przedstawić oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym, albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego.

Informacja o niekaralności

We Francji nie istnieje instytucja mogąca wydać dokument potwierdzający, że osoby, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 4 – 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych, nie zostały prawomocnie skazane za wymienione w tych artykułach przestępstwa. Osoba fizyczna we Francji na potwierdzenie, że nie została prawomocnie skazana za przestępstwo, może wystąpić do Rejestru Karnego o wydanie dokumentu pod nazwą Certificate n^o3. Dokument ten jednak nie potwierdza braku skazania za wszystkie przestępstwa, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 4–8 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Wykonawca na potwierdzenie braku karalności zgodnie z ustawą – Prawo zamówień publicznych, jest zobowiązany przedstawić oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego.