Prenumerata prasy: postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego

Oszacowanie wartości zamówienia powinno obejmować koszty zakupu prasy w okresie dwunastu miesięcy. Zamawiający powinien ustalić planowaną do prenumeraty liczbę tytułów oraz potrzebnych egzemplarzy prasy codziennej, tygodników oraz periodyków. Dla ustalenia wartości zamówienia należy przyjmować aktualne ceny okładkowe zamawianych tytułów. Jeżeli obliczona z należytą starannością wartość zamówienia przekracza w ciągu roku kwoty wskazane w  art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych należy przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.

W przypadku, gdy przedmiotem zamówienia publicznego jest prenumerata prasy najwłaściwsze jest udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego. Wskazany tryb jako podstawowy nie wymaga uzasadnienia. Dodatkowo wskazać należy, że w obecnie obowiązującym stanie prawnym czas potrzebny na przeprowadzenie przetargu nieograniczonego od momentu jego ogłoszenia do uzyskania ofert cenowych jest bardzo krótki. Biorąc pod uwagę, że w większości przypadków zamawiający na prenumeratę prasy nie wydają kwot wyższych niż równowartość

125 tys. - czas oczekiwania na ofertę składaną w przetargu nieograniczonym wynosi tylko siedem dni od daty publikacji ogłoszenia na stronie internetowej Biuletynu Zamówień Publicznych.

Możliwe jest również przeprowadzenie zamówienia na prenumeratę prasy w trybie zapytania o cenę. Jednak ze względu na konieczność uzyskania co najmniej dwóch ofert nie podlegających odrzuceniu wybór przetargu nieograniczonego jest w mojej ocenie rozwiązaniem optymalnym.

Podstawowym elementem jaki musi zostać zawarty w opisie przedmiotu zamówienia oprócz listy tytułów objętych prenumeratą jest wykaz ich wydawców. Wskazanie przez zamawiającego wydawców zamawianych tytułów jest szczególnie istotne w przypadku, gdy zakwalifikowane do prenumeraty tytuły należą do grupy czasopism specjalistycznych. Precyzyjne podanie prenumerowanego tytułu oraz jego wydawcy umożliwi wykonawcom sporządzenie pełnej oferty - uwzględniającej całe zapotrzebowanie zamawiającego. Ponadto zdarzają się sytuacje, iż na rynku funkcjonują dwa bardzo zbliżone tytułem pisma wydawane jednak przez różnych wydawców - podając w opisie przedmiotu zamówienia pełen tytuł oraz wydawcę minimalizujemy możliwość zaoferowania niewłaściwego tytułu.

Ponadto w opisie przedmiotu zamówienia zamawiający powinien wskazać wymogi odnośnie terminu dostawy, zwłaszcza w odniesieniu do prasy codziennej. Należy określić czy prasa wydawana w soboty ma być w dniu wydania dostarczana do siedziby zamawiającego, czy też możliwe jest dostarczenie prasy sobotniej wraz z poniedziałkową.

Istotnym elementem, który powinien sprecyzować zamawiający, jest określenie zasad odpłatności za dostarczoną prasę. Racjonalnym wydaje się postawienie przez zamawiającego warunku, iż rozliczenia dokonywane będą np. w okresach kwartalnych. Zasadnym jest również wprowadzenie wymogu stałości ceny dostarczanej prasy w okresie rozliczeniowym. Wówczas ewentualna podwyżka ceny zamawianego tytułu obciąża wykonawcę. Wprowadzenie warunku utrzymania stałej ceny za prasę dostarczaną w prenumeracie przez cały okres jej obowiązywania wydaje się wymogiem zbyt wygórowanym, mogącym doprowadzić do braku zainteresowania ze strony wykonawców udziałem w postępowaniu. Biorąc pod uwagę specyfikę przedmiotu zamówienia zasadnym jest również określenie wymogu zobowiązującego wykonawców do zapewnienia prenumeraty pełnej listy tytułów potrzebnych zamawiającemu.

Zgodnie z art. 2 pkt. 5 ustawy prawo zamówień publicznych pod pojęciem najkorzystniejszej oferty rozumie się ofertę z najniższą ceną albo ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny oraz innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia. Najczęściej stosowanym kryterium w przypadku prenumeraty prasy jest cena dostarczenia wszystkich egzemplarzy zamówionych tytułów.

Kryterium ceny można jednak wyrazić nie tylko jako proste wyrażenie kwoty należnej dostawcy za zaprenumerowane tytuły. Możliwe jest zastosowanie kryteriów odzwierciedlających w pełniejszy sposób specyfikę przedmiotu zamówienia. Zauważmy, iż w trakcie obowiązywania prenumeraty może dochodzić np. do zmiany:

● ceny okładkowej tytułu objętego prenumeratą

● ilości zamawianych egzemplarzy,

● liczby tytułów objętych prenumeratą,

● zmiany kursu walut (dotyczy prasy i czasopism zagranicznych), co wpływa na cenę sprzedaży w PLN.

Biorąc to pod uwagę racjonalne jest wprowadzenie kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty pełniej oddającego przyszłe zobowiązania zamawiającego niż kryterium ceny za dostawę tytułów wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia. Takim kryterium może być np. "Cena realizacji zamówienia z uwzględnieniem bonifikaty wyrażonej w proc. od ceny okładkowej". Stosując zaproponowane kryterium zamawiający uzyskuje stały upust na zaprenumerowane tytuły (wynoszący, jak wskazuje praktyka, w zależności od wielkości zamówienia nawet powyżej 20 proc. ceny okładkowej). W przypadku zmiany ceny nie ma żadnych problemów z ustaleniem bieżących należności gdyż ich wysokość wynika z przeprowadzenia prostych obliczeń uwzględniających zaoferowany rabat. Równie proste jest ustalenie należnych płatności w przypadku modyfikacji zapotrzebowania na zaprenumerowane tytuły.

Edyta Partyn

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.),