Gmina jako zamawiający jest zobowiązana do udostępnienia protokołu postępowania

Każdy wykonawca, w tym także ten, który nie brał udział w postępowaniu, ma prawo żądać udostępnienia protokołu dokumentującego czynności wykonane w postępowaniu zamówieniowym oraz treści jego załączników. Z kolei korelatorem tych uprawnień po stronie zamawiającego jest obowiązek udostępnienia żądanych informacji.

Należy jednak rozróżnić protokół z otwarcia ofert zawierający wyłącznie informacje na temat kwoty zaproponowanej przez wykonawców oraz ich liczbę od protokołu dokumentującego całość procedury przetargowej. Drugi z tych protokołów może zostać udostępniony wyłącznie wykonawcom, którzy uczestniczyli w procedurze przetargowej. Oznacza to, że wykonawca, który chce uzyskać do niego wgląd musi wykazać interes faktyczny i prawny uzasadniający żądanie. Samo udostępnienie protokołu lub załączników może nastąpić poprzez:

● umożliwienie wglądu w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego lub też

● przesłanie kopii pocztą, faksem bądź drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem wnioskodawcy wskazanym we wniosku.

Nie można natomiast w odpowiedzi na żądanie poinformować podmiotu ubiegającego się o protokół, że wszelkie dane zawarte są na stronie internetowej zamawiającego. Taka praktyka jest niezgodna z prawem.

Sama czynność udostępnienia niezbędnych protokołów powinna nastąpić niezwłocznie. Przesłanie zaś kopii protokołu w formie zaproponowanej przez wykonawcę będzie możliwe tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy zamawiający dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi.

Ustawodawca wskazuje dość swobodnie miejsca, w których możliwy jest wgląd do protokołu postępowania, jak też miejsca, w których zamawiający powinien umożliwić skserowanie protokołu wraz z załącznikami. Zamawiający ma również swobodę w wyborze drogi, jaką wykonawca poinformuje zamawiającego o potrzebie otrzymania protokołu. Do wyboru ma drogę pisemną, faksową lub elektroniczną. Należy jednak pamiętać, że żadne przesyłane przez zamawiającego dokumenty nie mogą pozostawać w sprzeczności z obiektywnymi możliwościami technicznymi, którymi dysponuje wykonawca. Odmienne postępowanie może narazić zamawiającego na negatywne konsekwencje wynikające ze środków ochrony prawnej wskazanych w prawie zamówień publicznych oraz zarzut naruszenia zasady uczciwej konkurencji.

Obowiązek przygotowania protokołu powstaje z chwilą wszczęcia postępowania, bez względu na tryb postępowania np. z wolnej ręki czy w drodze przetargu nieograniczonego. Oznacza to, że każda podjęta czynność postępowania powinna się w nim znaleźć bezpośrednio po jej dokonaniu. Z kolei czynności wykonane przed wszczęciem postępowania (np. powołanie komisji przetargowej czy określenie wartości szacunkowej zamówienia) muszą zostać ujęte w protokole niezwłocznie po rozpoczęciu postępowania.

Udostępnienie protokołu możliwe jest dopiero w momencie, gdy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania. Wyjątek od tej zasady stanowią:

● oferty, które udostępniane są od chwili ich otwarcia,

● oferty wstępne, które udostępniane są od dnia zaproszenia do składania ofert,

● wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, które udostępniane są od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Obowiązujące od 11 grudnia 2010 r. rozporządzenie prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przewiduje, że udostępnienie protokołu lub załączników może nastąpić poprzez wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem wnioskodawcy wskazanym we wniosku. Bez zgody zamawiającego, wnioskodawca w trakcie wglądu do protokołu lub załączników, w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, nie może samodzielnie kopiować lub utrwalać za pomocą urządzeń lub środków technicznych służących do utrwalania obrazu treści złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Z kolei jeżeli przesłanie kopii protokołu lub załączników zgodnie z wyborem wnioskodawcy jest z przyczyn technicznych znacząco utrudnione, w szczególności z uwagi na liczbę żądanych do przesłania dokumentów, zamawiający informuje o tym wnioskodawcę i wskazuje sposób, w jaki mogą być one udostępnione.

Zamawiający udostępnia wnioskodawcy protokół lub załączniki niezwłocznie. W wyjątkowych przypadkach, w szczególności związanych z zapewnieniem sprawnego toku prac dotyczących badania i oceny ofert, zamawiający udostępnia oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu do wglądu lub przesyła ich kopie w terminie przez siebie wyznaczonym, nie później jednak niż w dniu przesłania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty albo o unieważnieniu postępowania.

Do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe. Oznacza to obowiązek stosowania starych przepisów rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. nr 188, poz.1154). Dodatkowo zamawiający może obciążyć podmiot ubiegający się o udostępnienie protokołu realnymi kosztami, jakie poniósł, wykonując czynności, o które wnioskował wykonawca (np. koszt przesyłki, powielenia protokołu).

Do protokołu powinno się obowiązkowo załączać takie dokumenty, jak:

● oświadczenia,

● opinie biegłych;

● informacja z zebrania wykonawców,

● zawiadomienia,

● inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz

● umowa w sprawie zamówienia publicznego.

Przykładowy zapis SIWZ w zakresie udostępniania protokołu postępowania:

Udostępnieniu podlega protokół wraz z załącznikami. Załączniki do protokołu mogą być udostępniane po dokonaniu przez Zamawiającego wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym, że oferty są jawne od chwili ich otwarcia. Udostępnianie protokołu oraz załączników do protokołu odbywać się będzie na poniższych zasadach:

a) osoba zainteresowana zobowiązana jest złożyć w siedzibie Zamawiającego wniosek o udostępnienie treści protokołu lub/i załączników do protokołu,

b) zamawiający ustali, z uwzględnieniem złożonego w ofercie zastrzeżenia o tajemnicy przedsiębiorstwa, zakres informacji, które mogą być udostępnione,

Po przeprowadzeniu powyższych czynności Zamawiający niezwłocznie udostępni wnioskodawcy protokół lub/i załączniki do protokołu.

Zamawiający umożliwi kopiowanie załączników do protokołu odpłatnie, cena za 1 stronę ustala się na ...... zł.

Udostępnienie protokołu wraz z załącznikami odbywać się będzie w siedzibie Zamawiającego oraz w czasie godzin jego urzędowania.

Dariusz Jagiełło

dgp@infor.pl

doktorant WPiA Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2010 r. nr 113 poz. 759 z późn.zm.).

Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U.2010.223.1458