Urzędnicy odpowiedzialni za przetargi bez obowiązku sporządzania metryki

Nasza czytelniczka spotkała się z interpretacją, że jest to konieczne, gdyż prawo zamówień publicznych nie zostało wyłączone spod tego obowiązku w przepisach wykonawczych.

Rzeczywiście, jak wynika z sygnałów docierających do tygodnika "Samorząd i Administracja", w niektórych urzędach gminnych zaczęto prowadzić metryki także dla postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W mojej opinii zupełnie niepotrzebnie. I to co najmniej z dwóch powodów.

Po pierwsze, co zresztą powinno ostatecznie rozstrzygnąć przedstawiony przez czytelniczkę problem, przetarg czy też inny tryb, w którym udziela się zamówienia publicznego, nie jest postępowaniem administracyjnym i nie stosuje się do niego przepisów kodeksu postępowania administracyjnego. Obowiązuje tu ustawa szczególna - Prawo zamówień publicznych, a tam gdzie jej przepisy nie stanowią inaczej, kodeks cywilny. Czynności wykonywanych w przetargu nie można więc uznać za decyzje administracyjne. Nie przysługuje na nie skarga do sądu administracyjnego. Obowiązuje tu specjalna procedura odwoławcza tocząca się przed Krajową Izbą Odwoławczą, a w drugiej instancji przed sądem powszechnym.

Skoro więc postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego nie podlega kodeksowi postępowania administracyjnego, to nie dotyczy go również art. 66a nakazujący prowadzenie metryki, a tym bardziej rozporządzenia wykonawcze związane z tym przepisem. Dlatego też czytelniczka nie może znaleźć wyłączenia dotyczącego przetargów w rozporządzeniu w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony. Wskazano w nim bowiem jedynie postępowania administracyjne. Skoro, jak zostało to już wyjaśnione, przetarg do nich nie należy, to siłą rzeczy nie mógł też zostać wymieniony w tym rozporządzeniu.

Drugi argument potwierdzający brak obowiązku prowadzenia metryki wynika z wykładni celowościowej. Warto bowiem zastanowić się, po co art. 66a wprowadzono do k.p.a. Jak wynika z uzasadnienia do projektu nowelizującego, głównym celem było wprowadzenie większej przejrzystości do postępowań administracyjnych. Dzięki metrykom będzie wiadomo, kto podejmuje w nich jakie czynności. Wcześniej znano jedynie osobę podpisaną pod ostateczną decyzją, a o tym, kto wykonywał wcześniejsze działania w sprawie, niewiele było wiadomo. Poza przejrzystością ustawodawca miał też na celu zwiększenie odpowiedzialności urzędniczej. Dzięki metrykom wiadomo, kto i na jakim etapie popełnił błąd.

Obydwa te cele w przetargach zostały osiągnięte już dużo wcześniej w inny sposób. Rolę metryki spełnia tu protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Od 2010 r. musi on zawierać informacje zarówno o osobach wykonujących czynności w samym postępowaniu, jak i tych, którzy uczestniczyli w jego przygotowaniu. Dołączanie do protokołu dodatkowej metryki niczemu by więc nie służyło.

Jeśli chodzi o inne wyłączenia - należy ich szukać w wymienionym już rozporządzeniu w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony. O tym, czego konkretnie dotyczą, mówią trzy załączniki. Przy czym nie określają one wprost nazwy sprawy, ale zamieszczają wykazy polskich ustaw, aktów unijnych i krajowych rozporządzeń stanowiących podstawę rozstrzygania kwestii, w których nie ma potrzeby prowadzenia metryki. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że wymienienie z nazwy aktu prawnego nie oznacza, że wszystkie wykonywane na podstawie danej regulacji działania na wszystkich szczeblach administracji są zwolnione z prowadzenia metryki. Czasem są to tylko nieliczne działania z dużej grupy regulowanej danym aktem prawnym.

Sławomir Wikariak

sławomir.wikariak@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 66a ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000 r., nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). Art. 14 ustawy - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra administracji i cyfryzacji w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony (Dz.U. z 2012 r., poz. 269). Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. z 2010 r., nr 223 poz. 1458).