Wykonawca musi znać wielkość zamówienia

Organizując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem są sukcesywne dostawy np. materiałów biurowych, papieru ksero, materiałów eksploatacyjnych do urządzeń biurowych, jak i w przypadku zamawiania usług realizowanych sukcesywnie, np. w przedmiocie sprzątania powierzchni, zamawiający szacuje wielkość zapotrzebowania przewidywaną do dostarczenia lub wykonania przez wykonawcę w okresie trwania umowy. Ponieważ z reguły okres obowiązywania umowy na wyżej wskazane rodzaje przedmiotu zamówienia obejmuje rok kalendarzowy, zamawiający zabezpiecza swoje interesy poprzez wprowadzenie zapisów umożliwiających ograniczenie zapotrzebowania wskazanego przy zawieraniu umowy, bez ponoszenia dodatkowych opłat z tego tytułu.

Przewidując możliwość faktycznego zmniejszenia liczby zamawianych dostaw bądź usług, zamawiający bezwzględnie zobowiązany jest do określenia minimalnej liczby lub wielkości zamówień, które na pewno zostaną zlecone w ramach realizacji umowy.

Obowiązek ten wynika z tego, że określenie minimalnej wielkości zapotrzebowania stanowi informację mającą istotny wpływ na sporządzenie oferty przez wykonawcę. Tylko w ten sposób zamawiający umożliwi wykonawcom startującym w przetargu właściwe oszacowanie zakresu zamówienia, potencjału, jaki należy zaangażować do jego wykonania, kalkulacji ceny realizacji zamówienia i wysokości zysku, jaki może osiągnąć z jego zrealizowania.

Powyższe potwierdza orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej - np. wyrok dotyczący sprawy znak: KIO/UZP 1066/08, jak i znak: KIO/UZP 1071/08, w których izba stwierdza, że "niedopuszczalnym jest uzależnienie możliwości zmniejszenia zakresu przedmiotu umowy w części dotyczącej ilości od potrzeb zamawiającego, jest to sformułowanie tak ogólne, iż nie stanowi w istocie żadnego realnego ograniczenia. Zakres zmniejszenia zamówienia pozostaje dla wykonawców nieprzewidywalny, a zasadność takiego zmniejszenia trudno weryfikowalna".

Podobnie w wyroku dotyczącym sprawy o sygnaturze KIO/UZP 716/08 skład orzekający KIO ustalił, że określenie "liczba urządzeń może ulec zmniejszeniu" jest zbyt ogólne i może prowadzić do niejednoznacznego rozumienia treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W ocenie KIO zamawiający dopuszczając możliwość zmniejszenia liczby urządzeń, jakie zakupi w trakcie trwania umowy, powinien dokładnie określić okoliczności i granice tej zmiany, aby wykonawca miał podstawy do prawidłowej kalkulacji ceny oferty. Brak określenia wielkości zamówienia jaka zostanie zlecona do realizacji wykonawcy, stanowi naruszenie art. 29 ust. 1 i art. 29 ust. 2 ustawy p.z.p. W konsekwencji braku jednoznacznego określenia minimalnej wielkości zamówienia zamawiający powinien liczyć się z możliwością wniesienia zasadnego odwołania przez wykonawcę ubiegającego się o uzyskanie danego zamówienia publicznego.

Jak wskazano w wyroku KIO z 11 stycznia 2008 r. (sygn. akt: KIO/UZP 33/07), określenie górnej granicy zobowiązania zamawiającego bez ustanowienia minimalnej ilości czy wartości, którą na pewno wyda na potrzeby realizacji zamówienia, nie spełnia wymogów należytego opisania przedmiotu zamówienia publicznego. Zdaniem składu orzekającego izby taki sposób określenia przedmiotu zamówienia nie spełnia wymogów art. 29 ust. 2 ustawy p.z.p., który nakazuje, aby przedmiot zamówienia był opisany w sposób wyczerpujący i konkretny. Zamawiający zastosował praktykę handlową, która pozostawia wykonawcę w niepewności co do zakresu, jaki uda mu się zrealizować w ramach umowy, oraz uniemożliwia właściwą kalkulację ceny umownej. W efekcie na wykonawcę zostaje przerzucone całe ryzyko gospodarcze kontraktu, co z kolei stoi w sprzeczności z zasadą równości stron umowy.

Przewidując możliwość zmniejszenia liczby zamawianych dostaw bądź usług zamawiający zobowiązany jest do określenia minimalnej liczby lub wielkości zamówień, które na pewno zostaną zlecone w ramach umowy

Marek Okniński