Umowa ramowa na publikacje ustala warunki współpracy

Gdy zamawiający zamierza zawrzeć umowę ramową o publikacji ogłoszeń prasowych, procedurę wyboru wykonawców najlepiej jest przeprowadzić w trybie podstawowym, tj. w przetargu nieograniczonym lub w trybie przetargu ograniczonego. Wskazane tryby umożliwiają transparentne i sprawne przeprowadzenie procedury wyboru wykonawcy udzielanego zamówienia publicznego.

Umowa ramowa nie stanowi umowy dotyczącej realizacji konkretnego zamówienia publicznego. Podpisując ją, wykonawcy zgłaszają gotowość do wykonywania zadań objętych przedmiotem umowy, jednak nie mają obowiązku ich zrealizowania. Zawarcie umowy ramowej jest szczególnie zasadne w przypadku, gdy zamawiający w okresie np. dwóch, trzech lat udziela zamówień powtarzalnych dotyczących tego samego rodzaju przedmiotu.

Przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych nie ograniczają prawa zamawiającego do swobodnego wyboru przedmiotu zamówienia objętego umową ramową. Nie można jednak zawierać umowy ramowej w celu ograniczania konkurencji.

Kwoty wydatkowane przez poszczególnych zamawiających w ciągu roku na zamieszczanie ogłoszeń w prasie wynoszą najczęściej od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych, jednak coraz szybciej rośnie grupa zamawiających, którzy na ogłoszenia prasowe wydają rocznie kwoty przekraczające równowartość 30 tys. euro.

W tym miejscu należy zauważyć, iż niesłuszne jest stanowisko prezentowane przez część zamawiających, którzy uważają, iż każda publikacja stanowi odrębne zamówienie. Swoje racje motywują między innymi faktem, że każde publikowane ogłoszenie zawiera inną treść i dotyczy odmiennych zagadnień. Tymczasem to nie treść ogłoszenia jest przedmiotem zamówienia, lecz jego publikacja.

W sytuacji gdy wartość środków przeznaczonych na publikację ogłoszeń w ciągu roku budżetowego przekracza łącznie równowartość 30 tys. euro, zamawiający winien udzielić zamówienia na publikację ogłoszeń zgodnie z procedurami przewidzianymi w ustawie - Prawo zamówień publicznych. W przeciwnym razie narusza art. 32 ust. 2 prawa zamówień publicznych. Wskazany przepis zakazuje dzielenia zamówienia na części lub zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania procedur przewidzianych w ustawie.

Celem uniknięcia zarzutu dzielenia zamówienia oraz zoptymalizowania procedur udzielania zamówień publicznych przez poszczególnych zamawiających racjonalnym działaniem ze strony kierownika zamawiającego jest podjęcie decyzji o zawarciu umowy ramowej w odniesieniu do usług związanych z publikacją ogłoszeń prasowych.

Przede wszystkim należy zauważyć, że dzięki procedurze poprzedzającej zawarcie umowy ramowej zamawiający może uzyskać korzystne ceny publikacji ogłoszeń, a dodatkowo zapewnić sobie możliwość zamieszczania ogłoszeń w różnych tytułach prasowych w zależności od grupy docelowej, do jakiej ma dotrzeć dana publikacja.

Przygotowując zamówienie publiczne na publikację ogłoszeń prasowych, należy precyzyjnie określić przedmiot zamówienia. Szczególnie istotne jest określenie przez zamawiającego wymogów dotyczących:

● stron, na jakich zamieszczane będą ogłoszenia (strony redakcyjne, miejskie, ogłoszeniowe, komunikaty) oraz szacowanej ilości ogłoszeń oraz ich łącznej powierzchni. Ponieważ wydawcy różnicują ceny publikacji w zależności od strony (np. ostatnia strona jest droższa) warto zamieścić w SIWZ zastrzeżenie, iż cena za zamieszczanie ogłoszenia musi być stała bez względu na stronę jego publikacji;

● maksymalnego okresu wyprzedzenia, z jakim będzie składane zamówienie na opublikowanie kolejnego ogłoszenia (najczęściej za optymalne wyprzedzenie uznaje się termin trzech dni kalendarzowych);

● zasad ustalania płatności za zamieszczone ogłoszenia. W zdecydowanej większości tytułów prasowych jako podstawowa jednostka wyceny ogłoszenia stosowany jest moduł. Niestety wielkość tych modułów jest różna. W celu osiągnięcia porównywalności złożonych ofert można postawić wymóg, aby ceny przedstawione w ofercie dotyczyły 1 cm kw. powierzchni ogłoszenia.

Warunki stawiane oferentom

Kolejnym elementem, który należy precyzyjnie określić, są warunki, jakie muszą spełniać podmioty ubiegające się o udzielenie zamówienia na publikację ogłoszeń prasowych.

Oprócz ogólnych wymogów określonych w art. 22 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych należy postawić warunki dotyczące np.:

● wymogu, aby nakład tytułu proponowanego przez oferenta jako miejsce do zamieszczania ogłoszeń musiał być potwierdzany wynikami kontroli prowadzonej przez Związek Kontroli Dystrybucji Prasy,

● zapewnienia możliwości zamieszczania ogłoszeń w gazecie codziennej (wydania od poniedziałku do piątku),

● wielkości nakładu tytułu prasowego po odjęciu zwrotów,

● wymogu, aby prasa, w której będą zamieszczane ogłoszenia, była kolportowana poprzez sprzedaż detaliczną.

Szczególnie istotne jest prawidłowe określenie nakładu, jaki musi posiadać oferowany tytuł.

Czas trwania umowy

Zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy p.z.p. umowę ramową zawiera się na okres nie dłuższy niż cztery lata, z tym że ze względu na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego umowa taka może być zawarta na okres dłuższy.

W odniesieniu do umowy ramowej na publikację ogłoszeń prasowych trudno racjonalnie uzasadnić zawarcie umowy na okres dłuższy niż wynikający z art. 100 ust. 1 ustawy p.z.p.

Optymalne wydaje się zawarcie umowy ramowej na okres dwóch, trzech lat. Decyzja w tym zakresie zależy od woli zamawiającego i nie podlega zakwestionowaniu ani przez wykonawców, ani przez organa uprawnione do kontroli procedur udzielania zamówień publicznych.

Ze względu na przedmiot umowy ramowej korzystne wydaje się dopuszczenie do zawarcia umowy ramowej z trzema wykonawcami - uprawnienie zamawiającego wynikające z art. 100 ust. 3 pkt 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych. Takie rozwiązanie zapewni konkurencję na etapie umów wykonawczych, a ponadto zwiększy swobodę zamawiającego w dotarciu z konkretną treścią ogłoszenia do właściwej grupy czytelników. Warto bowiem przypomnieć, że oferty składane w trakcie trwania umowy ramowej nie mogą być mniej korzystne niż oferty złożone w postępowaniu prowadzonym w celu zawarcia umowy ramowej.

Kryteria pozacenowe

W obecnie obowiązującym stanie prawnym zamawiający musi uwzględnić przepis art. 91 ust. 2a ustawy - Prawo zamówień publicznych, który umożliwia zastosowanie jako jedynego kryterium ceny realizacji zamówienia wyłącznie w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia jest powszechnie dostępny oraz ma ustalone standardy jakościowe. Konsekwencją ustalonego brzmienia art. 91 ust. 2a ustawy p.z.p. jest w praktyce drastyczne ograniczenie możliwości zastosowania ceny jako jedynego kryterium oceny ofert ustalanego dotychczas powszechnie w postępowaniach przetargowych.

Powyższe ma zastosowanie do zamówień na publikację ogłoszeń prasowych, gdyż przedmiot takiego zamówienia nie upoważnia zamawiającego do ustalenia ceny publikacji ogłoszenia jako jedynego kryterium wyboru wykonawcy.

W konsekwencji jako kryterium pozacenowe możliwe jest przyjęcie np. kryterium odnoszącego się do kosztu dotarcia publikowanego ogłoszenia do ustalonej grupy, np. 1 tys. czytelników. Liczba czytelników jest istotna, ponieważ podstawowym celem zamieszczenia ogłoszenia jest dotarcie do jak największej grupy osób za możliwie najniższą kwotę. Oferta nominalnie najtańsza nie oznacza, że cena za dotarcie do szerokiej grupy czytelników jest najniższa.

Kryterium kosztu dotarcia (np. do 1000 czytelników) można obliczyć wg poniższego wzoru:

KD = [ Kdmin : {( Cx : Nx) x 1000} ] x 100 x waga kryterium

gdzie:

KD - ilość punktów przyznanych danej ofercie za koszt dotarcia ogłoszenia do 1000 czytelników,

Cx - cena brutto publikacji ogłoszenia podana przez oferenta, dla którego wynik jest obliczany.

Nx - średnia wielkość nakładu gazety zaoferowanej jako miejsce publikacji zamawianych ogłoszeń, podana przez oferenta, dla którego wynik jest obliczany.

Kdmin - najniższy koszt dotarcia, zaoferowany w przedmiotowym postępowaniu, obliczony na podstawie wzoru: {( Cx : Nx) x 1000}.

Waga kryterium kosztu dotarcia może mieć znaczenie porównywalne z kryterium cenowym lub nawet większe.

Warto zawierać umowy ramowe również w przypadku zamówień, których wartość nie przekracza w okresie dwóch, trzech lat równowartości 30 tys. euro. Wskazać bowiem należy, że zawierając tego typu umowę (która nie zobowiązuje do publikacji ogłoszeń, a jedynie ustala ogólne warunki ich publikacji), zamawiający może wynegocjować korzystniejsze warunki publikacji niż w przypadku zamawiania ogłoszenia tuż przed wymaganą datą jego zamieszczenia.

Zawarcie umowy ramowej pozwoli oprócz obniżenia ceny publikacji ogłoszenia na usprawnienie procesu jego zamawiania, rozliczania należnych płatności po emisji ogłoszenia, a nie zaliczkowo już przed, ustalenia stałych cen w okresie trwania umowy, umożliwienia wskazania miejsca publikacji lub ich zarezerwowania na priorytetowych warunkach.

@RY1@i02/2015/227/i02.2015.227.211000100.802.jpg@RY2@

Marek Okniński