Czy można zmienić kwotę podaną na otwarciu ofert?

Zgodnie z obowiązkiem wynikającym z treści art. 86 ust. 3 ustawy - Prawo zamówień publicznych bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Ustawodawca wprowadził do ustawy - Prawo zamówień publicznych taki obowiązek w celu uniemożliwienia bezzasadnego unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z intencją ustawodawcy podając przed otwarciem ofert tę kwotę, zamawiający podejmuje zobowiązanie, że nie unieważni przetargu, jeżeli cena wybranej oferty będzie mniejsza lub równa podanej kwocie.

Wskazane zobowiązanie nie ma jednak bezwzględnie obowiązującego charakteru. Możliwe jest bowiem zmodyfikowanie podanej kwoty zarówno poprzez jej zmniejszenie, jak i zwiększenie. W obu przypadkach decyzja zamawiającego musi jednak zostać uzasadniona poprzez obiektywne okoliczności, jakie wpłynęły na zmianę kwoty podanej przed otarciem ofert.

Możliwość zmiany kwoty podanej przed otwarciem ofert wynika z różnych sformułowań użytych odpowiednio w art. 86 ust. 3 ustawy - Prawo zamówień publicznych "zamawiający zamierza przeznaczyć" i w art. 93 ust. 1 pkt 4 "zamawiający może przeznaczyć". Dopuszczenie przez ustawodawcę zmiany kwoty podanej przed otwarciem ofert jest racjonalne, ponieważ niejednokrotnie proces wyboru oferty od upływu terminu składania do rozstrzygnięcia przetargu wynosi kilka lub więcej tygodni. W tym czasie może dojść po stronie zamawiającego do sytuacji nieprzewidzianej uprzednio, która uzasadni zwiększenie lub zmniejszenie kwoty podanej bezpośrednio przed otwarciem ofert.

W konkretnej sprawie może zajść okoliczność uzasadniająca zmniejszenie podanej kwoty, musi jednak być traktowana jako sytuacja wyjątkowa i wymaga rzetelnego uzasadnienia ze strony zamawiającego.

Biorąc pod uwagę cel wprowadzenia normy wyrażonej w art. 86 ust. 3 (czyli zapobieżenie arbitralnemu unieważnianiu przetargu) szczególnie istotne jest rzetelne uzasadnienie ze strony zamawiającego podejmującego decyzję o unieważnieniu przetargu na podstawie art. 93 ust. 1 pkt. 4 ustawy p.z.p., jakie okoliczności skutkują zmniejszeniem kwoty podanej na otwarciu ofert.

Zgodnie z orzecznictwem unieważnienie postępowania na skutek zmniejszenia wysokości posiadanych środków jest dopuszczalne, gdy "uszczuplenie tych środków" wynika z okoliczności nieprzewidzianych i niezależnych od zamawiającego. Podobne stanowisko wyraził Sąd Okręgowy w Siedlcach (wyrok z 30 października 2005 r. sygn. II Ca 484/04). Ciężar udowodnienia faktu braku środków finansowych na realizację zamówienia, zgodnie z treścią art. 6 k.c., spoczywa w całości na zamawiającym.

Również w wyroku KIO z 19 maja 2009 r., sygn. akt KIO/UZP 580/09 skład orzekający uzasadniał, iż ogólne powoływanie się przez zamawiającego na pogarszającą się kondycję finansową powodującą utratę lub przesunięcie środków finansowych pierwotnie przewidzianych na realizację zamówienia publicznego nie jest wystarczającym uzasadnieniem dla zmniejszenia kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia. Jednocześnie Izba stwierdziła, że zamawiający nie może w trakcie trwania procedury o zamówienie publiczne dokonywać zmiany wartości szacunkowej zamówienia ustalonej przed wszczęciem postępowania o zamówienie publiczne. Wniosek taki wynika z dyspozycji art. 35 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych, który dopuszcza ponowne oszacowanie zamówienia w sytuacji wystąpienia zmiany okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zastrzegając jednocześnie, że zmiana wartości jest możliwa wyłącznie przed wszczęciem postępowania. Zatem niezgodnym z przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych jest zmniejszenie wysokości kwoty przeznaczonej pierwotnie na finansowanie zamówienia, wynikające wyłącznie ze zmiany wartości szacunkowej zamówienia.

Natomiast zwiększając wartość kwoty podanej przed otwarciem ofert zamawiający musi wykazać racjonalność takiego działania zwłaszcza w kontekście wymogu art. 32 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych, który nakłada na zamawiającego obowiązek ustalenia wartości szacunkowej zamówienia z należytą starannością. Konieczność znacznego zwiększenia kwoty przeznaczonej początkowo na sfinansowanie zamówienia może zostać poczytana za niewłaściwe oszacowanie wartości zamówienia.

Unieważnienie postępowania na skutek zmniejszenia wysokości posiadanych środków jest dopuszczalne, gdy uszczuplenie środków wynika z okoliczności nieprzewidzianych i niezależnych od zamawiającego

Marek Okniński