Sprawozdanie jest obowiązkowe niezależnie od wielkości zamówienia

Sprawozdanie z udzielonych w 2014 roku zamówień publicznych przesyła się do Urzędu Zamówień Publicznych wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem strony internetowej www.uzp.gov.pl, na której znajduje się formularz dotyczący składania on-line sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych.

Wzór formularza sprawozdania z udzielonych zamówień określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. z 2013 r. poz. 1530).

Generalne zasady sprawozdania

Wypełniając druk sprawozdania, należy w szczególności przestrzegać poniższych zasad.

● Jeżeli w zawartej umowie określono jedynie ceny jednostkowe (bez podania wartości całkowitej umowy), za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) i ceny jednostkowej określonej w umowie.

● W przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę.

● Zamówienie, w którym dopuszczono składanie ofert częściowych i zawarto więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno postępowanie i na potrzeby określenia wartości umów należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach.

● W przypadku zawarcia umowy ramowej należy podać jedynie całkowitą wartość umowy ramowej. W sprawo-zdaniu nie należy uwzględniać wartości zamówień udzielonych na podstawie umowy ramowej.

Za zamówienia udzielone należy przyjąć zamówienia, w których doszło do podpisania umowy najpóźniej w dniu 31 grudnia 2014 r. W sprawo-zdaniu uwzględnia się również te umowy, które zostały zawarte w roku objętym sprawozdaniem, ale ich realizacja została przewidziana na lata następne.

W wartości udzielonych zamówień uwzględnia się kwoty, na jakie zostały zawarte umowy, a nie rzeczywiste zaangażowanie zamawiającego. Jeżeli np. zamawiający udzielił zamówienia na usługi ochrony na lata 2014-2016, w sprawozdaniu należy wskazać kwotę realizacji całego zamówienia (wynikającą z zawartej umowy), a nie tylko wysokość faktur zapłaconych w roku 2014 r.

W sprawozdaniu nie uwzględnia się postępowań unieważnionych oraz postępowań ogłoszonych w 2014 r., ale niezakończonych podpisaniem umowy do dnia 31 grudnia 2014 r.

Warto zaznaczyć, że sprawozdanie obejmuje również tzw. umowy barterowe, w których wykonawca za zrealizowane usługi, dostawy lub roboty budowlane uzyskuje od zamawiającego jakąś korzyść majątkową. Wysokość otrzymanego przez wykonawcę w rozliczeniu barterowym wynagrodzenia musi być odpowiednio uwzględniona w treści składanego sprawozdania.

Po zmianie progu

Wskazane powyżej rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów wymaga, aby składane sprawozdanie zawierało w swojej treści informację o zamówieniach, które zostały udzielone z wyłączeniem obowiązku stosowania procedur określonych ustawą Prawo zamówień publicznych, na podstawie przepisu art. 4 pkt 1-3, 6 i 10-13, art. 136-138. Zakres danych przekazywanych w ramach tych informacji jest ograniczony wyłącznie do łącznej wartości i liczby zamówień, a w przypadku zamówień poniżej progu, od którego uzależnione jest stosowanie ustawy p.z.p. (art. 4 pkt 8), tylko do łącznej ich wartości.

W obecnie obowiązującym stanie prawnym - ustalonym rozporządzeniem z 13 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania - obowiązek sporządzania sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych obejmuje również zamawiających, którzy w 2014 r. udzielali wyłącznie zamówień o wartości do 30 tys. euro. Nie są objęte obowiązkiem sprawozdawczym zamówienia, których zamawiający udzielił na podstawie wyłączeń z art. 4 pkt 8a, z art. 4 pkt 8b i z art. 4 pkt 8c ustawy p.z.p.

W związku z nowelizacją w roku 2014 art. 4 ustawy p.z.p. podnoszącą próg obowiązywania procedur określonych ustawą z 14 tys. do 30 tys. euro, w informacji dotyczącej łącznej wartości zamówień udzielonych na podstawie wyłączenia z art. 4 pkt 8 ustawy p.z.p. uwzględnia się:

● w przypadku postępowań wszczętych przed 16 kwietnia 2014 r. zamówienia, których szacunkowa wartość nie przekraczała 14 tys. euro,

● w przypadku postępowań wszczętych od 16 kwietnia 2014 r. zamówienia, których szacunkowa wartość nie przekraczała 30 tys. euro.

Termin złożenia

Z obowiązku sporządzenia sprawozdania wszyscy zamawiający muszą wywiązać się do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie (zgodnie z art. 98 ust. 2 ustawy - Prawo Zamówień Publicznych).

Wskazany termin jest terminem zawitym, tzn. nie podlega przedłużeniu np. ze względu na dużą liczbę udzielonych zamówień lub inne powody po stronie podmiotów zobowiązanych do sporządzenia sprawozdania.

Nieprzekazanie sprawozdania w wymaganym terminie zostanie potraktowane przez jednostki kontrolujące jako naruszenie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Jak przesłać sprawozdanie

Aby przekazać roczne sprawozdanie, należy posiadać login-BZP i hasło-BZP do zamieszczania ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych. Użytkownicy nieposiadający tych danych powinni wystąpić o ich przyznanie. Odpowiedni formularz należy po wypełnieniu i podpisaniu przekazać pocztą na adres:

Urząd Zamówień

Publicznych

ul. Postępu 17a

02-676 Warszawa

lub faksem na numer: (22) 458 77 00.

Po zalogowaniu się na stronie portalu UZP (zamawiający loguje się do systemu BZP, wprowadzając identyfikator użytkownika, czyli login-BZP, oraz hasło-BZP) zostanie wyświetlona strona z dostępem do interaktywnych formularzy. Po wybraniu linku "Roczne sprawozdanie" wyświetli się strona systemu do przesyłania rocznych sprawozdań z danymi teleadresowymi zamawiającego oraz możliwością wyboru opcji przesyłania sprawozdania.

Wypełniając formularz sprawozdania, zamawiający musi postępować zgodnie z procedurą, wybierając odpowiednie opcje i uzupełniając odpowiednie pola formularza. Po wypełnieniu formularza należy przejść do ostatniej strony i wybrać opcję "Przesłanie sprawozdania".

System do przesyłania rocznych sprawozdań nie przesyła na adres mailowy powiadomień o przekazaniu rocznego sprawozdania. Potwierdzeniem, że sprawozdanie wpłynęło do Urzędu Zamówień Publicznych w wersji elektronicznej, jest pojawienie się na stronie systemu oraz w formularzu sprawozdania wygenerowanych przez system numeru referencyjnego i daty. Zamawiający powinien wydrukować formularz po wygenerowaniu przez system wyżej wskazanych danych celem zarchiwizowania.

Z obowiązku sporządzenia sprawozdania wszyscy zamawiający muszą wywiązać się do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie

Marek Okniński