Poniżej progu bagatelności też trzeba dokumentować zamówienia

Zamówienia o wartości nieprzekraczającej progu bagatelności nadal pozostają zamówieniami publicznymi, konieczne jest zatem właściwe udokumentowanie zasad wyboru wykonawcy. Zamawiający nie powinien zupełnie swobodnie i bez żadnego udokumentowania zasad wyboru wykonawcy wydatkować także kwot niższych niż te wskazane w art. 4 pkt 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych (p.z.p.).

Rygory finansów publicznych

Należy brać pod uwagę fakt, że jednostki sektora finansów publicznych są na podstawie ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) zobowiązane do dokonywania wydatków publicznych:

● w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

● w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,

● w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Tam, gdzie jest to możliwe i może przynieść zamawiającemu wymierne korzyści (szczególnie w postaci oszczędności finansowych), należy dążyć do poprzedzenia zamówienia (nawet o niewielkiej wartości) procedurą pozwalającą na zachowanie zasad konkurencyjności wyboru wykonawcy.

Ustawa - Prawo zamówień publicznych w art. 32 ust. 2 zawiera zakaz dzielenia zamówienia lub zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy.

W art. 32 ust. 2 ustawy p.z.p. zawarto przepis, którego zastosowanie odnosi się między innymi do sytuacji, gdy poszczególne zamówienia nie przekraczają równowartości 30 tys. euro, zaś ich agregacja w ciągu roku budżetowego powoduje przekroczenie wskazanej kwoty. W związku z tym za niedopuszczalne należy uznać praktyki zamawiającego zmierzające do udzielenia kilku zamówień o tym samym przedmiocie i wartości do 30 tys. euro każde, których wartość łącznie przewyższa równowartość kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 p.z.p. Za tego typu działanie można uznać np. kupowanie sprzętu komputerowego u kilku dostawców, gdy wartość poszczególnych dostaw nie przekracza 30 tys. euro, zaś łączna kwota poniesionych wydatków jest zdecydowanie wyższa niż równowartość tej kwoty.

Warto zauważyć, iż dzielenie zamówienia występuje w odniesieniu do przedmiotu zamówienia publicznego, a nie wykonawcy. Udzielanie zamówień o wartości do 30 tys. euro kilku przedsiębiorcom nie stanowi o braku podstaw do uznania, że zamówienie zostało podzielone. Niejednokrotnie zamawiający błędnie przyjmują, iż liczy się kwoty wydatkowane w poszczególnych firmach. Nic bardziej błędnego - liczy się bowiem kwota wydatków poniesionych na przedmiot zamówienia, a nie kwota wydatków skierowanych do poszczególnych przedsiębiorców.

Wzór dokumentacji zamówienia

Aby udokumentować ponoszone wydatki, zgodnie z wymogami ustawy o finansach publicznych zamawiający powinien wprowadzić regulamin wewnętrzny określający zasady udzielania zamówień publicznych nieprzekraczających równowartości 30 tys. euro.

Wprowadzony regulamin powinien określać przede wszystkim:

● zakaz dzielenia zamówienia w celu uniknięcia stosowania procedur określonych ustawą p.z.p.,

● wskazanie osób zatwierdzających potrzebę udzielenia zamówienia,

● wskazanie osób odpowiedzialnych za dokonanie zakupu w sposób oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszego efektu z poniesionego nakładu,

● procedurę związaną z prowadzeniem zamówienia o wartości do 30 tys. euro (kolejne kroki związane z przebiegiem procedury udokumentowane są w formularzu przedstawionym obok),

● kwotę, od jakiej pracownicy udzielający zamówień zobowiązani są do stosowania wprowadzonego regulaminu (wydaje się, że kwota nie powinna być niższa niż np. 3 tys. euro lub np. 10 tys. zł netto).

Formularz dokumentacji

Poniżej przedstawiamy propozycję formularza, który dokumentuje czynności podjęte przez zamawiającego w związku z udzieleniem zamówienia publicznego o wartości do 30 tys. euro.

Proponowane rozwiązanie ma przede wszystkim na celu udokumentowanie zapewnienia konkurencji przy wydatkowaniu środków publicznych oraz oszczędnego ich wydatkowania, co jest jednym z podstawowych wymogów wynikających z ustawy o finansach publicznych.

..........................................................................................................

(pieczęć adresowa zamawiającego)(miejscowość, data)

FORMULARZ DOKUMENTUJĄCY UDZIELENIE ZAMÓWIENIA O WARTOŚCI DO 30 TYS. EURO

1. Przedmiotem zamówienia jest ...............................................................................................................................................................................................................................................

(wpisać przedmiot zamówienia)

2. Ponieważ wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 30 tys. euro, zamówienie nie podlega przepisom ustawy - Prawo zamówień publicznych (art. 4 pkt. 8).

3. W dniu ....................................... r. zwrócono się do niżej wymienionych potencjalnych oferentów z zapytaniem, czy mogą zrealizować przedmiotowe zamówienie:

............................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................

(podać nazwy i adresy oferentów)

4. Uzyskano następujące oferty realizacji zamówienia (cena oraz inne istotne elementy, np. okres gwarancji, termin realizacji, typ/model, nazwa producenta itp.):

......................................................................................................................................................

5. W wyniku analizy otrzymanych ofert przedmiotowe zamówienie udzielone zostanie.........................................................................................................................................

z ceną ...................................... zł. (wpisać nazwę i adres podmiotu, któremu udzielono zamówienia)

(wpisać cenę)

Postępowanie przeprowadził ....................................................................

Zatwierdził ............................................

(data i podpis)

Marek Okniński