Od postanowień organu prowadzącego zależy rozliczenie zwrotu wydatków dokonywanych w tym samym roku

Pracuję w gminie miejskiej. W podległych jednostkach organizacyjnych miasta następuje w ciągu roku zwrot poniesionych wydatków dotyczących bieżącej działalności jednostki. Chodzi np. o refakturę opłat za media lub zwrot pomiędzy jednostkami części wynagrodzenia nauczycieli zatrudnionych na zasadzie uzupełnienia etatu. W jaki sposób należy ewidencjonować taki zwrot poniesionych wydatków dokonywanych w tym samym roku budżetowym (refaktura wystawiona przez samorządową jednostkę budżetową)?

Kwestię rozliczenia zwracanych wydatków reguluje rozporządzenie ministra finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Zgodnie z jego par. 19 uzyskane zwroty wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym zmniejszają wykonanie planowanych wydatków w tym roku budżetowym. Z kolei te dotyczące wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych stanowią dochody.

Zasady te zostały określone wyłącznie dla państwowych jednostek budżetowych, które pobrane dochody na zwrot wydatków poniesionych w tym samym roku budżetowym mogą przyjmować na rachunki budżetowe wydatków i zmniejszać ich wykonanie w tym samym roku budżetowym. Jeżeli jednak zwrot dotyczy wydatków poniesionych w poprzednich latach budżetowych, to państwowe jednostki budżetowe przyjmują je na rachunek dochodów budżetowych i odprowadzają na rachunek budżetu państwa.

Moim zdaniem podobne reguły mogą stosować również samorządowe jednostki budżetowe, o ile organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego ustali je w uchwale budżetowej. Na podstawie art. 212 ust. 1 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) ustali w niej zasady w zakresie nieuregulowanym w obowiązujących przepisach prawnych.

W tym zakresie warto zwrócić uwagę na opinię wyrażoną przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Gdańsku (www.bip.gdansk.rio.gov.pl) w sprawie sposobu ewidencji księgowej zwrotu poniesionych wydatków dokonywanych w tym samym roku budżetowym (refaktura wystawiona przez samorządową jednostkę budżetową). Potwierdza ona takie stanowisko. Jak wskazała RIO, jednostki organizacyjne podległe samorządom mogą rozliczać zwroty wydatków z tego samego roku budżetowego, zmniejszając wykonanie planowanych wydatków w danym roku. W tym celu organ prowadzący musi jednak podjąć stosowną uchwałę. Organ wykonawczy, wykonując postanowienia w zakresie wykonywania budżetu, ustali dla wszystkich jednostek organizacyjnych jednolite wytyczne w tym zakresie, które powinny być uwzględnione w zasadach (polityce) rachunkowości, obowiązujących w podległych jednostkach organizacyjnych jednostki samorządu terytorialnego, wydanych na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).

Jeśli dla wszystkich jednostek organizacyjnych zostaną określone jednolite wytyczne, które znajdą również odzwierciedlenie w ich polityce rachunkowości, to ewidencja otrzymanego zwrotu poniesionych wydatków w tym samym roku budżetowym na pokrycie kosztów może wyglądać, jak pokazano na schemacie.

Trzeba pamiętać o wprowadzeniu ujemnego zapisu technicznego po obu stronach konta 130 - Rachunek bieżący jednostki w kwocie otrzymanego zwrotu wydatków w celu zachowania czystości obrotów.

W przypadku przyjęcia opisanego rozwiązania ewidencyjnego trzeba opracować uregulowania (wytyczne) w zakresie stosowania wzajemnych wyłączeń dokonywanych w łącznych sprawozdaniach finansowych (bilansie, zestawieniu zmian w funduszu, rachunku zysków i strat) jednostki samorządu terytorialnego, jak wskazuje par. 20 rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości.

Ewidencja księgowa

@RY1@i02/2013/242/i02.2013.242.00800040f.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Otrzymanie faktury za media: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;

2. Zapłata za fakturę: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (Wydatki);

3. Obciążenie częścią kosztów innego odbiorcy: strona Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych, strona Ma konta 401 - Zużycie materiałów i energii;

4. Wpłata na rachunek jednostki: strona Wn konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (Dochody), strona Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych;

5. Ujemny zapis techniczny po obu stronach konta 130 - Rachunek bieżący jednostki w kwocie otrzymanego zwrotu wydatków w celu zachowania czystości obrotów.

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. nr 241, poz. 1616). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).