Z jaką dokładnością oznaczać dowody księgowe w zakresie wydatków strukturalnych

Jednostka budżetowa ma obowiązek ewidencjonowania wydatków strukturalnych. W jaki sposób powinna opisywać dokumenty księgowe stwierdzające poniesienie tych wydatków?

Moim zdaniem jednostki budżetowe powinny każdą fakturę lub inny dokument księgowy stwierdzający dokonanie wydatku strukturalnego opisać na jego odwrocie, tak aby zapewnić zaewidencjonowanie wskazanych wydatków właśnie jako strukturalne. Wtedy też mamy pewność, że wszystkie poniesione wydatki zostały rozpatrzone w zakresie wydatków strukturalnych. Wskazane jest, aby ostemplować każdą fakturę, bez względu na to, czy dany wydatek był poniesiony jako strukturalny. Jednak taką decyzję, czy stemplowane mają być wszystkie faktury, czy tylko te dotyczące wydatków strukturalnych, powinien w postaci zarządzenia w sprawie wydatków strukturalnych podjąć kierownik jednostki. Powinien zrobić to, o ile jednostka nadrzędna nie wydała zarządzenia w tej sprawie. W zarządzeniu określa sposób wskazywania (oznaczania) wydatków strukturalnych na dowodach księgowych, a także wskazuje osobę, która będzie dokonywała kwalifikowania wydatków do wydatków strukturalnych (do właściwego obszaru i kodu). W praktyce najczęściej jest to osoba upoważniona przez kierownika do kontroli merytorycznej dowodów księgowych.

Na dokumencie księgowym oprócz wskazania, że wydatek należy uznać za strukturalny, podaje się od razu odpowiedni obszar i numer kodu, do jakiego wydatek jest zaliczony, oraz kwotę poniesionego wydatku. Jeśli wydatki nie kwalifikują się jako strukturalne, to pieczęć również umieszczamy, ale w miejsce kwoty, obszaru i kodu należy wpisać "0". W celu ułatwienia sobie pracy można zamówić i stosować odpowiednią pieczątkę. [wzór 1] Można też stosować pieczątkę z informacją, że dany wydatek nie jest zakwalifikowany jako strukturalny. [wzór 2] W praktyce jednostki stosują też inny sposób i zapisują w wewnętrznych regulacjach np. instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, iż brak adnotacji o wydatkach strukturalnych na dokumencie oznacza, że wymienione w nim wydatki nie stanowią wydatków strukturalnych. Wtedy jednak nie mamy 100 proc. pewności, że sprawdzono czy wydatki są strukturalne.

Po weryfikacji i opisaniu dokumentu księgowego jednostka powinna wprowadzić go do ewidencji wydatków strukturalnych.

PRZYKŁAD PIECZĘCI (ADNOTACJI)

@RY1@i02/2013/213/i02.2013.213.00800040e.803.gif@RY2@

@RY1@i02/2013/213/i02.2013.213.00800040e.804.gif@RY2@

Opracowała Magdalena Sobczak

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. nr 44, poz. 255).