Zakup komputerów do szkolnej pracowni ujmuje się w paragrafie 424

Kluczowy jest tutaj rodzaj działalności prowadzonej przez jednostkę i przeznaczenie zakupionego sprzętu komputerowego. W szkołach i placówkach oświatowych środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu zalicza się do pozostałych środków trwałych (konto 013) i umarza jednorazowo (paragraf 6 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. ). Natomiast rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków w komentarzu do paragrafów związanych z zakupami i wydatkami inwestycyjnymi (601-614) wskazuje, że w paragrafach tych nie ujmuje się zakupów tych środków trwałych, dla których dokonuje się jednorazowych odpisów amortyzacyjnych (a tak jest w przypadku środków dydaktycznych).

Dlatego też zakup komputerów do pracowni powinien zostać ujęty w planie finansowym szkoły w paragrafie 424 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Zaś zakup wyposażenia do pracowni komputerowej (biurka, stoliki, krzesła) powinien zostać ujęty w paragrafie 421 Zakup materiałów i wyposażenia. [przykłady 1, 2 i 3]

Ulepszenie czy remont

W przypadku kosztów sieci komputerowej, elektrycznej czy instalacji alarmowej istotna jest tu wielkość kosztów oraz to, czy uznane one zostaną za ulepszenie środka trwałego, jakim jest budynek.

Wartość początkowa środka trwałego ulega podwyższeniu w przypadku dokonania jego ulepszenia. Należy je sfinansować z wydatków inwestycyjnych w przeciwieństwie do remontu, który finansowany jest z wydatków bieżących i nie powoduje zwiększenia wartości początkowej środka. Pojęcie ulepszenia uregulowane zostało w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy wartość początkową stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodującego, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową.

Natomiast istota remontu uregulowana została z kolei w ustawie z 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 243, poz. 1623). Należy przez niego rozumieć wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym.

Zasadniczą różnicą pomiędzy ulepszeniem środka trwałego a jego remontem jest cel, w jakim dokonuje się określonych działań (robót) na środku trwałym. Jeśli celem jest podniesienie wartości użytkowej środka trwałego, np. poprzez wydłużenie okresu jego używania czy też znaczne obniżenie kosztów eksploatacji, to mamy do czynienia z ulepszeniem. Jeśli jednak dane działanie podjęte jest w celu przywrócenia pierwotnej wartości użytkowej, którą środek trwały utracił w wyniku zużycia, to jest to niewątpliwie remont, nawet jeśli użyte materiały budowlane są innej generacji i znacznie wyższej jakości (np. wymiana zużytej stolarki okiennej). [przykłady 4 i 5]

Pewną wskazówką może być też kwota poniesionych nakładów, ponieważ o ulepszeniu mówimy dopiero wtedy, kiedy koszty podjętych działań na środku trwałym są wyższe niż 3500 zł. Jeśli poniesione nakłady nie przekraczają tej kwoty, to jest to remont.

Nie zmienia to jednak faktu, że działania o znacznej wartości (np. kilkuset tysięcy złotych) nadal mogą być wydatkami o charakterze remontowym, finansowanymi z paragrafu 427. Jak już wspomniano, decydujący jest cel ich poniesienia.

Klasyfikacja

Jeśli wydatki na przystosowanie sieci elektrycznej i logicznej zostaną uznane za wydatki na ulepszenie środka trwałego, jakim jest budynek, muszą one zostać ujęte w planie finansowym w paragrafie inwestycyjnym 605 Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych. Jeśli zostaną uznane za wydatki bieżące to powinny zostać ujęte w paragrafie 427 Zakup usług remontowych lub 430 Zakup usług pozostałych - w zależności od tego, jak zdefiniowana zostanie usługa.

Kwalifikacja wydatków na zabezpieczenie przed włamaniem zależy od tego, jakiego rodzaju to będą zabezpieczenia - czy dotyczy to rozbudowania istniejącej instalacji alarmowej czy też założenia nowej. Jeśli przystosowania istniejącej, to paragraf 427 lub 430. Jeśli założenia nowej, to w zależności od kosztów. Jeśli koszt instalacji wyniesie ponad 3500 zł, należy potraktować ją jako odrębny środek trwały i ująć w paragrafie 605 lub 606.

PRZYKŁAD 1

Do celów dydaktycznych

Szkoła podstawowa zakupiła komputery do pracowni komputerowej - 20 szt. o wartości 2500 brutto każdy. W planie finansowym zakup ten ujęty został w paragrafie 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek w kwocie 50 000 zł, ponieważ komputery przeznaczone są do celów dydaktycznych. Zakup zaewidencjonowano 50 000 zł:

● strona Wn konta 013 - Pozostałe środki trwałe, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,

● strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii, strona Ma 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

PRZYKŁAD 2

Wyposażenie

W bieżącym roku gimnazjum zamierza zakupić zestawy komputerowe do sekretariatu i księgowości szkoły - łącznie 5 sztuk w cenie około 3000 zł każdy. Wydatki na ten cel zostały ujęte w planie finansowym gimnazjum w paragrafie 4210 Zakup materiałów i wyposażenia w kwocie 15 000 zł, ponieważ komputery nie są przeznaczone do celów dydaktycznych, stanowią więc normalne wyposażenie szkoły. Zakup zostanie zaewidencjonowany: strona Wn konta 013 - Pozostałe środki trwałe, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Umorzenie zostanie ujęte: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

PRZYKŁAD 3

Powyżej 3500 zł

W szkole zakupiony zostanie zestaw komputerowy do administracji szkoły o wartości 3700 zł nieprzeznaczony do celów dydaktycznych. Wydatek na ten cel został ujęty w planie finansowym szkoły w paragrafie 6060 Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych, ponieważ jest to zakup środka trwałego o wartości wyższej niż 3500 zł, który w myśl przepisów stanowi zakup inwestycyjny. Po dokonaniu zakupu zostanie on ujęty 3700 zł: strona Wn konta 011 - Środki trwałe, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.

PRZYKŁAD 4

Przygotowanie sali informatycznej

Szkoła podstawowa zorganizowała pracownię komputerową. W tym celu zakupiono 10 komputerów o wartości 23 000 zł, meble (biurka i krzesła) za kwotę 6730 zł. Ponadto doprowadzono istniejącą instalację alarmową do pomieszczenia pracowni (1250 zł), a także położono w pomieszczeniu sieć logiczną (1520 zł), odmalowano pomieszczenie (420 zł).

@RY1@i02/2013/204/i02.2013.204.00800020c.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za zakupione komputery 23 000 zł: strona Wn konta 013 - Pozostałe środki trwałe, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;

1a. Umorzenie 23 000 zł: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii (par. 4240), strona Ma konta 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych;

2. Faktura za zakupione meble 6730 zł: strona Wn konta 013 - Pozostałe środki trwałe, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;

2a. Umorzenie 6730 zł: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii (par. 4240), strona Ma konta 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych;

3. Faktura za doprowadzenie do pracowni instalacji alarmowej 1250 zł: strona Wn konta 402 - Usługi obce (paragraf 4300), strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;

4. Faktura za położenie sieci logicznej 1520 zł: strona Wn konta 402 - Usługi obce (par. 4300), strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;

5. Faktura za malowanie pomieszczenia 420 zł: strona Wn konta 402 - Usługi obce (par. 4270), strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.

PRZYKŁAD 5

Adaptacja pomieszczenia

W szkole powstaje nowa pracownia komputerowa. Na ten cel dokonano adaptacji pomieszczenia dotychczas używanego w celach gospodarczych. Położono sieć logiczną, elektryczną i zainstalowano instalację alarmową. Wydatki ogółem wyniosły 28 100 zł. Powyższa adaptacja stanowi ulepszenie budynku szkoły.

@RY1@i02/2013/204/i02.2013.204.00800020c.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za wykonane prace adaptacyjne 28 100 zł: strona Wn konta 080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje), strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;

2. Zwiększenie wartości początkowej środka trwałego (budynku) wskutek ulepszenia 28 100 zł: strona Wn konta 011 - Środki trwałe, strona Ma konta 080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje);

3. Zapłata za wykonane prace 28 100 zł: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki;

4. Równowartość wydatków dokonanych na sfinansowanie inwestycji 28 100 zł: strona Wn konta 810 - Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje, strona Ma konta 800 - Fundusz jednostki (księgowanie równoległe do księgowania zapłaty za zakupiony środek trwały);

5. Przeksięgowanie na koniec roku salda konta 810 na fundusz jednostki (zgodnie z zasadami określonymi w przepisach): strona Ma konta 810, strona Wn konta 800.

@RY1@i02/2013/204/i02.2013.204.00800020c.803.jpg@RY2@

Magdalena Rypińska dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Magdalena Rypińska

 dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289). Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. nr 38, poz. 207 z późn. zm.).