Wypłaty trzynastki za 2012 rok trzeba dokonać do 29 września

28 czerwca 2013 r. ukazał się Dziennik Ustaw (poz. 746) z ustawą o zmianie ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej.

Ustawa ta była konsekwencją wyroku Trybunału Konstytucyjnego, który w ubiegłym roku uznał za niezgodne z konstytucją przepisy o trzynastce, pozbawiające do niej prawa osoby, które nie przepracowały 6 miesięcy danego roku kalendarzowego z powodu korzystania z urlopów macierzyńskich i ojcowskich.

Sytuacja taka była oczywistą luką w przepisach, według których osoba która przebywała na urlopie macierzyńskim tylko przez 3 miesiące danego roku kalendarzowego (bo 3 miesiące przebywała na urlopie macierzyńskim w poprzednim roku kalendarzowym) miała prawo do trzynastki, a osoba, która przebywała na pełnym urlopie macierzyńskim w danym roku kalendarzowym często nie nabywała prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego (zwłaszcza kiedy korzystała też ze zwolnienia lekarskiego).

Zaraz po wyroku

W tej specyficznej sytuacji, kiedy znany był wyrok Trybunału Konstytucyjnego, który zobowiązywał ustawodawcę do nowelizacji przepisów ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym, ale nie było jeszcze samej ustawy, jednostki zachowały się różnie.

Część jednostek sektora finansów publicznych naliczyła dodatkowe wynagrodzenie roczne osobom, które nie przepracowały 6 miesięcy z powodu korzystania z urlopów macierzyńskich i ojcowskich, opierając się na wyroku Trybunału, który miał charakter wiążący i nowelizacja wskazanych w nim przepisów była tylko kwestią czasu.

Jednostki te zaewidencjonowały dodatkowe wynagrodzenie roczne w księgach rachunkowych roku 2012 w następujący sposób:

1. Dodatkowe wynagrodzenie roczne brutto: strona Wn konta 404 - Wynagrodzenia (paragraf 4040), strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.

2. Składki ZUS pracodawcy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego: strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne.

Pozostałe jednostki trzynastkę wskazanym na wstępie osobom wypłacać będą w bieżącym roku, na mocy nowelizacji ustawy z 10 maja br. Zgodnie z nią muszą to zrobić najpóźniej w ciągu 3 miesięcy, czyli do 29 września.

Kwalifikacja kosztów

W tej sytuacji pojawia się jednak problem, do kosztów jakiego roku zakwalifikować koszty wypłacanego dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Trzynastka bowiem jest wypłacana w danym roku za rok poprzedni, więc naliczana jest w koszty roku, którego dotyczy. Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłacane w 2013 r. jest wynagrodzeniem należnym za rok 2012, jest więc księgowane w koszty roku 2012 pod datą 31 grudnia. Jest to możliwe, ponieważ naliczane jest na początku roku 2013 i wypłacane do 31 marca, a więc przed ostatecznym zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego.

Trzynastka wypłacana na podstawie zmiany ustawy naliczana jest już po zamknięciu ksiąg rachunkowych, sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i sprawozdań budżetowych.

We właściwym ujęciu w księgach rachunkowych operacji związanych z naliczeniem tych świadczeń pomocny będzie przyjęty przez Komitet Standardów Rachunkowości Krajowy Standard Rachunkowości Nr 7 "Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym - ujęcie i prezentacja" (Dz.Urz. Ministra Finansów z 3 lipca 2012 r. poz. 34).

Przede wszystkim standard ten wyjaśnia, czym jest zdarzenie następujące po dniu bilansowym.

Zdarzenia po dniu bilansowym to korzystne i niekorzystne zdarzenia, jakie nastąpiły po dniu bilansowym, na który sporządzono sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy, istotnie wpływające na dane wykazane w tym sprawozdaniu, o których jednostka dowiedziała się przed dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Ponadto standard wskazuje, że w zakresie powyższych zdarzeń mogą wystąpić 3 sytuacje:

1) zdarzenia nastąpiły po dniu bilansowym przed sporządzeniem sprawozdania finansowego,

2) zdarzenia nastąpiły po dniu bilansowym, przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego,

3) zdarzenia nastąpiły po dniu bilansowym, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Z trzecią sytuacją mamy do czynienia w przypadku dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla osób korzystających z urlopów macierzyńskich i ojcowskich.

Standard nr 7 jasno wskazuje, że skutki zdarzeń, jakie nastąpiły po dniu bilansowym, zmieniających wiedzę jednostki o stanie istniejącym na dzień bilansowy, o których jednostka otrzymała informacje:

a) po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed dniem jego zatwierdzenia, ale nie uznanych za istotne, lub

b) po dniu zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego

ujmuje się w księgach rachunkowych roku i wykazuje w sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy, w którym informacje te otrzymano.

Po nowelizacji

Tak więc trzynastkę wypłacaną na mocy znowelizowanej ustawy w terminie do 29 września 2013 r. należy zaewidencjonować w księgach rachunkowych 2013 r. w miesiącu jej naliczenia (wypłaty) w sposób następujący [przykład]:

1. Lista płac - dodatkowe wynagrodzenie roczne brutto: strona Wn konta 404 - Wynagrodzenia (paragraf 4040), strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.

2. PK - składki ZUS pracodawcy od trzynastki: strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne.

3. PK - składki ZUS pracownika, składka na ubezpieczenie zdrowotne: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne.

4. PK - podatek dochodowy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego: strona Wn konta 231 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, strona Ma konta 225 - Rozrachunki z budżetami.

W planie finansowym

W sytuacji konieczności wypłaty trzynastki w bieżącym roku osobom, które przed nowelizacją ustawy nie miały do niej prawa, należy przed dokonaniem wypłaty zweryfikować, czy jednostka posiada odpowiednie środki w planie finansowym. W wielu jednostkach środki w paragrafie 4040 nie uwzględniają wypłat dodatkowych, często też po 31 marca plan, jeśli był wyższy niż wypłacone dodatkowe wynagrodzenie roczne, jest zmniejszany.

Tak więc warto pamiętać, że jednostki muszą odpowiednio wcześnie zwrócić się do jednostek nadrzędnych z prośbą o przeznaczenie (zwiększenie) środków w paragrafie 4040 w planie finansowym na wypłatę dodatkowych trzynastek, tak aby można było te wypłaty zrealizować w terminie, tj. do 29 września br.

SCHEMAT

Ewidencja w 2012 roku po decyzji trybunału...

@RY1@i02/2013/159/i02.2013.159.00800030d.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1) Dodatkowe wynagrodzenie roczne brutto: strona Wn konta 404 - Wynagrodzenia (paragraf 4040), strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,

2) Składki ZUS pracodawcy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego: strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne.

...i po nowelizacji ustawy do 29 września 2013 r.

@RY1@i02/2013/159/i02.2013.159.00800030d.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1) Lista płac - dodatkowe wynagrodzenie roczne brutto: strona Wn konta 404 - Wynagrodzenia (paragraf 4040), strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,

2) PK - składki ZUS pracodawcy od trzynastki: strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne,

3) PK - składki ZUS pracownika, składka na ubezpieczenie zdrowotne: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne,

4) PK - podatek dochodowy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego: strona Wn konta 231 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, strona Ma konta 225 - Rozrachunki z budżetami.

PRZYKŁAD

Dwie pracownice

W jednostce zatrudnione są dwie pracownice, które nie otrzymały w terminie do 31 marca trzynastki za rok 2012 ze względu na to, iż nie przepracowały 6 miesięcy, przy czym część nieobecności wynika z faktu przebywania przez nie na urlopach macierzyńskich. Na dzień 31 sierpnia naliczono należne im według znowelizowanej ustawy trzynastki. Ewidencja listy płac (w sierpniu br.) będzie następująca:

@RY1@i02/2013/159/i02.2013.159.00800030d.103.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1) Lista płac - trzynastka brutto 2345 zł: strona Wn konta 404 - Wynagrodzenia, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń,

2) Składki ZUS pracodawcy 462,91 zł: strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne,

3) Składki ZUS pracownika 321,50 zł: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne,

4) Składka na ubezpieczenie zdrowotne 182,12 zł: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne,

5) Zaliczka na podatek dochodowy 141 zł: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 225 - Rozrachunki z budżetami,

6) Wyciąg bankowy - przelew pracownikom trzynastki 1700,38 zł: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki.

@RY1@i02/2013/159/i02.2013.159.00800030d.804.jpg@RY2@

Magdalena Rypińska dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.).