Jak szkoła powinna zaksięgować otrzymaną darowiznę

Jednostki sektora finansów publicznych, prowadząc swoją normalną działalność, gospodarują majątkiem, nie tylko własnym, lecz także obcym. Z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku komputerów otrzymanych przez szkołę od fundacji. Taki majątek nie podlega ewidencji w księgach rachunkowych i inwentarzowych szkoły, chyba że w ewidencji pozabilansowej lub dodatkowej księdze inwentarzowej, w której ewidencjonowane są obce (niebędące własnością jednostki) składniki majątku.

Jeśli podjęta zostanie decyzja o zaewidencjonowaniu pozabilansowo takiego majątku, najczęściej tworzy się konto pozabilansowe "Obce środki trwałe" lub "Majątek obcy". Na koncie obowiązuje zapis jednostronny.

Fakt, że komputery nie są własnością szkoły i nie muszą być ewidencjonowane bilansowo, nie oznacza, że szkoła nie musi podejmować żadnych czynności związanych z tym majątkiem, ponieważ przepisy ustawy o rachunkowości nakładają na nią obowiązek zinwentaryzowania (spisania z natury) takiego majątku zgodnie z ustawą oraz poinformowania właściciela majątku o wyniku spisu. Ponadto należy przeanalizować umowę zawartą z fundacją, ponieważ często umowy takie zawierają dodatkowe warunki i wymogi dotyczące np. ubezpieczenia przez szkołę otrzymanego sprzętu, oznakowania go w określony sposób, serwisowania sprzętu itp.

Otrzymana w drodze darowizny kserokopiarka jest środkiem trwałym (wartość powyżej 3500 zł) i podlegać będzie ewidencji na koncie 011. Kserokopiarka będzie amortyzowana w czasie, poczynając od następnego miesiąca po miesiącu przyjęcia do użytkowania, z tym, że odpis amortyzacyjny nastąpi pod datą 31 grudnia. [schemat]

@RY1@i02/2013/145/i02.2013.145.00800010b.101.gif@RY2@

SCHEMAT

Kserokopiarka jako własność

@RY1@i02/2013/145/i02.2013.145.00800010b.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Przyjęcie do użytkowania otrzymanej kserokopiarki 4120 zł: strona Wn konta 011 - Środki trwałe, strona Ma konta 800 - Fundusz jednostki.

2. Roczny odpis amortyzacyjny: strona Wn konta 400 - Amortyzacja, strona Ma konta 071 - Umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

@RY1@i02/2013/145/i02.2013.145.00800010b.803.jpg@RY2@

Magdalena Rypińska dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).