Programy komputerowe: księgowanie i naliczanie odpisów amortyzacyjnych

O amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych mówi art. 16m ustawy o CIT, zgodnie z którym okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych nie może być krótszy niż:

1) 24 miesiące - od licencji na programy komputerowe oraz od praw autorskich,

2) 24 miesiące - od licencji na wyświetlanie filmów oraz na emisję programów radiowych i telewizyjnych,

3) 36 miesięcy - od poniesionych kosztów zakończonych prac rozwojowych,

4) 60 miesięcy - od pozostałych wartości niematerialnych i prawnych.

Zgodnie z przepisami roczna stawka amortyzacji licencji na programy komputerowe nie może być wyższa niż 50 proc. (100 proc. : 2 lata).

W ustawie zapisano, że okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych w przypadku programów komputerowych nie może być krótszy niż 24 miesiące, tak więc można przyjąć sobie okres dłuższy. Wtedy roczną stopę amortyzacji oblicza się według wzoru:

Zasada ta dotyczy wartości niematerialnych i prawnych o wartości wyższej niż 3500 zł. Te o wartości niższej amortyzuje się jednorazowo.

Prawidłową ewidencję zdarzeń oraz naliczenia odpisów amortyzacyjnych od zakupionych wartości niematerialnych i prawnych przedstawiono na przykładach. [przykłady 1, 2, 3 i 4]

PRZYKŁAD 1

Program do obsługi podróży służbowych...

Samorządowa jednostka budżetowa zakupiła program do obsługi podróży służbowych pracowników (licencja na 2 lata) o wartości 1630 zł.

@RY1@i02/2013/140/i02.2013.140.00800030c.801.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za zakupiony program 1630 zł: strona Wn konta 020 - Wartości niematerialne i prawne, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.

2. Umorzenie programu (jednorazowe w miesiącu przyjęcia do używania) 1630 zł: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych.

3. Zapłata za zakupiony program 1630 zł: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (paragraf 475).

PRZYKŁAD 2

...antywirusowy...

Samorządowa jednostka budżetowa zakupiła program antywirusowy na 1 stanowisko (licencja na 12 miesięcy) o wartości 556 zł.

@RY1@i02/2013/140/i02.2013.140.00800030c.802.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za zakupiony program 556 zł: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.

2. Zapłata za fakturę 556 zł: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (paragraf 4210).

Uwaga! Ustawa o rachunkowości określa, że wartościami niematerialnymi i prawnymi są prawa majątkowe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż 1 rok. Tak więc program, którego licencja jest na 12 miesięcy, nie może zostać uznany za składnik majątku - wartość niematerialną i prawną, ponieważ nie spełnia warunku ustawowego (okresu używania dłuższego niż rok).

PRZYKŁAD 3

...do ewidencji czasu pracy

Samorządowa jednostka budżetowa zakupiła program do ewidencji i rozliczania czasu pracy (licencja na 5 lat) o wartości 4385 zł.

@RY1@i02/2013/140/i02.2013.140.00800030c.803.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za zakupiony program 4385 zł: strona Wn konta 020 - Wartości niematerialne i prawne, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.

2. Zapłata za zakupiony program 4385 zł: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami. i dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący (paragraf 6060).

Odpis amortyzacyjny wg maksymalnej stawki amortyzacji dopuszczonej przepisami (50 proc. rocznie).

Odpis roczny: 4385 zł x 50 proc. = 2192,50 zł

Odpis miesięczny: 2192,50 zł : 12 = 182,71 zł

Miesiąc przyjęcia do używania: lipiec 2013 r.

Miesiąc, od którego rozpoczyna się amortyzować program: sierpień 2013 r.

Odpis amortyzacyjny za 2013 r.: 182,71 zł x 7 mies. = 1278,97 zł

@RY1@i02/2013/140/i02.2013.140.00800030c.804.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

3. Odpis amortyzacyjny za rok 2013 r. 1278,97 zł: strona Wn konta 400 - Amortyzacja, strona Ma konta 071 - Umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

Odpis amortyzacyjny ustalony proporcjonalnie do okresu używania (okresu licencyjnego)

100 proc. : 5 lat = 20 proc. rocznie

Odpis roczny: 4385 zł x 20 proc. = 877 zł

Odpis miesięczny: 877 zł : 12 = 73,08 zł

Odpis amortyzacyjny za 2013 r.: 73,08 zł x 7 mies. = 511,56 zł

@RY1@i02/2013/140/i02.2013.140.00800030c.805.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

3. Odpis amortyzacyjny za rok 2013 r. 511,56 zł: strona Wn konta 400 - Amortyzacja, strona Ma konta 071 - Umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

PRZYKŁAD 4

Aktualizacja

Samorządowa jednostka budżetowa zakupiła aktualizację (nowszą wersję) posiadanego już programu kadrowo-płacowego (wartość programu 5860 zł, wartość aktualizacji 3600 zł).

@RY1@i02/2013/140/i02.2013.140.00800030c.806.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za dokonaną aktualizację 3600 zł: strona Wn konta 402 - Usługi obce, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.

2. Zapłata za fakturę 3600 zł: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (paragraf 4300).

Uwaga: Dokonana aktualizacja nie podnosi wartości początkowej pierwotnego programu, nawet w przypadku kiedy jej cena przewyższa kwotę 3500 zł.

@RY1@i02/2013/140/i02.2013.140.00800030c.808.jpg@RY2@

Magdalena Rypińska dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).